A Voxel portem més de 20 anys ajudant a digitalitzar la cadena de valor de centenars d’empreses. Si a més d’usar la calculadora vols veure com ho han fet altres empreses, accedeix als nostres casos d’èxit. En aquestes històries, també podràs veure els beneficis tangibles que altres companyies han aconseguit.

La gestió eficient dels estocs és vital en el sector de la restauració i hostaleria, i no obstant això, fins fa poc continuava sent un dels principals reptes de la indústria. Com demostrava un estudi publicat per Storyous el 2018, la majoria de solucions de gestió d’estocs implantades en les empreses de restauració espanyoles gairabé no havien estat actualitzades en els últims 20 anys, i això impedia que la innovació tecnològica realment es traduís en avantatges competitius.

Dos anys després, hem vist com la digitalització s’ha posicionat com una de les principals palanques per a sortir reforçats de la crisi, i així ho explicaven representants d’empreses líders en el sector en un article anterior sobre les tendències que veurem enguany en l’hostaleria, la restauració i la distribució.

Per sort, són moltes les companyies que ja han apostat per les últimes innovacions tecnològiques per a millorar la gestió dels seus estocs i els processos derivats. A continuació veurem alguns dels reptes als quals s’han enfrontat restaurants, hotels i altres empreses del sector, com els han solucionat i quins resultats han obtingut en relació a la digitalització de la gestió d’estoc.

Gestió d’estocs: reptes, solucions i beneficis

Un dels principals reptes als quals s’enfronten els negocis quan parlem de gestió d’estocs és el control d’aquests: gestionar l’entrada de gènere i bregar amb la documentació associada (albarans, comandes), així com solucionar les possibles discrepàncies que puguin sorgir en el procés.

La recepció manual de les noves mercaderies era un dels principals problemes que va voler abordar UDON abans de digitalitzar el procés. “Els treballadors dels establiments havien de revisar i donar d’alta les noves mercaderies manualment i a partir de l’albarà en paper, un procés que, a més de requerir temps, derivava en errors i incidències causant contratemps en el dia a dia dels restaurants”, expliquen des de la cadena de restauració asiàtica.

Per a solucionar aquests contratemps, UDON va digitalitzar l’emissió de comandes i la recepció d’albarans i factures amb baVel. Amb totes aquestes transaccions 100% digitalitzades, van poder digitalitzar i automatitzar fàcilment la gestió de l’estoc a través d’un portal propi.

Troba tota la informació sobre la gestió automatitzada de l’estoc als restaurants UDON aquí.

Una cosa similar va implantar Selenta, que gràcies a la combinació de tres partners tecnològics – baVel, SAP i MOBBA – evita fins i tot les discrepàncies en les devolucions de mercaderies, que es fan en temps real. Així digitalitza el seu procés d’ aprovisionament Selenta Group.

Pel seu costat, Sighore-ICS, una empresa que ofereix solucions informàtiques per a l’hostaleria i la restauració des de fa més de 25 anys, ha observat que la mala gestió dels albarans té una repercussió directa en el control de les matèries primeres de restaurants i hotels. Aquesta mala gestió pot tenir un impacte de fins al 4% en el cost del producte final, que en aquests sectors pot arribar a suposar tenir beneficis o no tenir-los.

Amb l’objectiu d’oferir una solució per a tots els seus clients, Sighore s’ha aliat amb baVel per a aconseguir un front i back office 100% digitalitzat. A més d’un control exhaustiu dels seus estocs, s’ha observat que gràcies a la tecnologia les empreses poden arribar a registrar un estalvi de fins al 8% del seu volum de compres.

El control de referències, també important

En empreses amb un alt volum de productes, l’equivalència manual de referències és un element distorsionador per a gestionar eficientment els estocs. És el cas de Dino, una distribuïdora de productes i articles de neteja, higiene i manteniment industrial formada per 26 franquiciats independents que operen en diferents parts d’Espanya. Abans d’abordar un projecte de digitalització, el seu equip havia de fer un treball manual d’equivalència de més de 4000 referències que a més de temps, també els suposava errors i discrepàncies.

Després de digitalitzar la comunicació entre client – distribuïdora – franquiciat amb comanda, albarà i factura a través de baVel, Dino no sols va aconseguir automatitzar el treball manual, sinó que a més ara pot realitzar anàlisis exhaustives del pes de cada client, per a la posterior negociació de preus. Coneix tots els detalls de la digitalització de la cadena d’aprovisionament de la distribuïdora Dino i els seus franquiciats aquí.

Solucions modulars per a digitalitzar la teva back office

La gestió d’estocs és només una part de tota la cadena de valor. Altres processos que solen ser manuals i fruit d’ineficiències i inoperàncies són les comandes, escandalls, facturació (emissió, recepció, conciliació…), fluxos d’aprovació de factures internes, pagaments electrònics, connexió amb les administracions públiques…

baVel és una solució tecnològica que ofereix una digitalització 100% del back office dels negocis de restauració a través de solucions modulars que s’adapten a la realitat de cada negoci.

Si vols saber com podem ajudar-te a digitalitzar el teu negoci, contacta amb nosaltres en info@voxelgroup.net

Descobreix com Novum Hospitality ha digitalitzat el 100% de factures a través de baVel 

Novum Hospitality és una de les majors cadenes hoteleres a Alemanya amb més de 180 hotels i 24.900 habitacions. El 2017, Novum Hospitality s’adona que el procés de facturació presenta ineficiències derivades principalment de la gestió manual de factures. 

El seu equip administratiu ha de fer front a una gran càrrega de treball manual per processar les factures, que, en moltes ocasions, resulta en errors, mala gestió del temps i, fins i tot, pèrdua de les factures. 

Enfront aquesta situació, Novum Hospitality decideix automatitzar i digitalitzar el 100% de l’enviament de factures a través de baVel, la plataforma de facturació electrònica de Voxel Group. El seu objectiu és poder enviar totes les factures de manera automàtica a tots els seus clients, B2B i B2C, i amb les administracions públiques (B2G), complint amb els requisits legals de cada una d’elles a cada país. 

Gràcies a la digitalització, Novum Hospitality ha sigut capaç d’augmentar el volum de facturació sense necessitat d’ampliar l’equip gestor. A més a més, la conciliació i automatització els hi ha permès eliminar les tasques manuals, reduint els errors, les pèrdues i disminuint el cicle mitjà de cobrament. 

baVel també permet complir amb la legislació de cada país i mantenir un arxiu digital per a cada un d’ells, contribuint a l’estalvi de paper. 

Descobreix tots els beneficis que baVel ha aportat a Novum Hospitality al cas d’èxit complet:

Pots trobar més casos d’èxit d’empreses del sector amb baVel aquí.

Descobreix com RIU Hotels & Resorts ha digitalitzat el seu procés d’aprovisionament a Espanya i República Dominicana a través de baVel

Després de digitalitzar l’emissió de factures B2B amb baVel, l’equip de RIU decideix optimitzar també el seu procés d’aprovisionament a Espanya. La cadena hotelera vol eliminar els treballs repetitius derivats de gestionar les comandes, els albares i les factures manualment. Un procés que en moltes ocasions resulta en errors i una càrrega de treball sense valor per a l’equip administratiu.

Davant aquesta situació, RIU decideix digitalitzar l’emissió i recepció de comandes i la conciliació de factures a través de baVel, la plataforma de facturació electrònica de Voxel Group. El seu objectiu és poder connectar-se electrònicament amb els seus proveïdors i conciliar de manera automàtica la factura amb l’albarà, sense necessitat d’intervenció manual.

Gràcies a baVel, RIU ha pogut ampliar el nombre de proveïdors i augmentar el volum de transaccions processades sense necessitat d’ampliar l’equip administratiu. A més, l’automatització ha permès eliminar els errors i redistribuir les funcions de l’equip gestor a tasques de major valor afegit.

Actualment, RIU i baVel treballen conjuntament per a digitalitzar també la cadena d’aprovisionament dels seus hotels a República Dominicana.

Llegeix el cas d’èxit complet i coneix les xifres d’estalvi aquí:

Pots consultar més casos d’èxit d’empreses líders del sector amb baVel aquí.

El 2016, UDON, la cadena de restauració asiàtica líder a Espanya i Portugal, decideix redefinir els seus processos interns per poder centralitzar i optimitzar el control d’estoc dels seus restaurants. 

UDON s’adona que la gestió de estocs necessita més traçabilitat i digitalització, ja que fins al moment, el control de mercaderies es realitza manualment i a través d’un albarà en paper. 

Enfront aquest problema, UDON decideix digitalitzar l’emissió de comandes i la recepció de factures i albarans a través de baVel, la plataforma de facturació electrònica de Voxel Group. L’objectiu és poder connectar-se electrònicament amb els seus proveïdors i gestionar automàticament l’estoc. 

Gràcies a l’automatització i digitalització de baVel, UDON és capaç de gestionar les seves comandes, albarans i factures sense necessitat d’intervenció manual. La connexió electrònica amb els seus proveïdors els hi ha permès eliminar dràsticament els errors i incidències i, a la vegada, millorar la relació amb els usuaris. 

Vols saber tots els detalls de com UDON ha obert 12 establiments sense ampliar l’equip? Llegeix el cas d’èxit complet aquí:

També, trobaràs altres exemples de digitalització de processos d’empreses líders del sector a la nostra pàgina web.

Descobreix com RIU Hotels & Resorts ha digitalitzat l’emissió de factures B2B a través de baVel 

Quan RIU decideix centralitzar la gestió administrativa de tots els seus hotels, queda al descobert la necessitat d’una solució global que els permetés administrar el gran volum de factures d’una forma eficient. 

Fins al moment, i amb un sistema de gestió de factures manual, els treballadors realitzaven una sèrie de tasques manuals recurrents, que, en el cas de cometre un error, podien arribar a paralitzar i demorar el cobrament d’una factura. Aquesta situació s’agreujava quan la factura incloïa diversos serveis. 

En aquest punt, RIU Hotels & Resorts decideix apostar per baVel, la plataforma de facturació electrònica de Voxel Group, i automatitzar el seu procés de facturació digitalitzant l’emissió de factures a clients B2B. 

Gràcies a baVel, RIU és capaç d’emetre automàticament les seves factures i alhora guanyant traçabilitat i obtenint una major visibilitat a través de la plataforma. La cadena hotelera ha aconseguit reduir el seu període d’entrega i, a la vegada, escurçar el temps mitjà de cobrament. A més a més, l’adaptabilitat de baVel ha permès a RIU complir amb la legislació vigent dels països on opera, contribuint a la seva expansió internacional. 

Coneix tots els detalls del procés i les xifres d’estalvi de RIU, descarregant-te el cas d’èxit complet: 

Pots consultar altres casos d’èxit aquí. 

UDON, el grup de restauració asiàtic líder a Espanya i Portugal, s’ha aliat amb baVel, la plataforma de transaccions electròniques de Voxel líder del canal HORECA a Espanya, per digitalitzar i automatitzar els seus processos de back-office, concretament les comandes, albarans i factures.

Actualment, i després de la integració de baVel amb els sistemes de gestió d’UDON, el 90% de les comandes i les factures de la cadena de restauració, tant d’establiments com franquícies, transaccionen a través de la plataforma baVel. En xifres absolutes, això ha suposat desenes de milers de transaccions el 2019.

Aquesta iniciativa, emmarcada dins de la campanya People, Product, Planet impulsada per UDON, no només ha aconseguit reduir el paper dels processos de back-office i, conseqüentment, l’impacte ecològic, sinó que també ha optimitzat aquests processos, que acostumen a ser el centre d’errors i ineficiències de les empreses de restauració. Això implica l’automatització de processos manuals (com la conciliació entre factura i albarà), la reducció d’errors, l’augment de la productivitat, control documental i traçabilitat, desmaterialització, etc.

Avantatges per a UDON

De la mateixa manera, baVel també contribueix a la millora de la relació amb els proveïdors, ja que, al disposar d’un canal de subministrament digitalitzat i automatitzat, el cicle de pagaments s’accelera i la tresoreria del proveïdor també millora. Actualment, la xarxa baVel connecta les principals cadenes de restauració i grups hotelers d’Espanya amb més de 1000 proveïdors de serveis.

Aquesta aliança és un exemple més del gran compromís d’UDON amb la sostenibilitat, que pretén reduir l’impacte mediambiental de l’empresa. Uns valors que també comparteix baVel, que busca generar un impacte positiu en l’ecosistema empresarial i en la societat a través del Capitalisme Conscient.

En paraules de Pedro Mellinas, responsable de Marketing d’UDON, “ser responsable amb el medi ambient és una actitud que tenim als nostres gens. Cuidem tots els detalls perquè tant el nostre menjar com la gestió dels restaurants siguin tan sostenibles com sigui possible i un dels nostres objectius és reduir el paper de tots els nostres processos. Gràcies a baVel aquest objectiu és una realitat”.

Per a Àngel Garrido, CEO de Voxel Group, “digitalitzar i automatitzar el procés de subministrament suposa un abans i un després a les empreses de restauració com UDON: milloren la seva eficiència, augmenten la productivitat del departament administratiu i poden créixer i expandir-se més ràpid i de manera més eficient”.

La participació de baVel a HIP

baVel ha estat present a HIP, la fira professional dedicada a la innovació en hostaleria celebrada a Madrid, presentant les seves solucions tecnològiques. Actualment, les solucions de baVel són capaces de digitalitzar tota la cadena de subministrament, des del catàleg, passant per la comanda, l’albarà, la factura i ara també els pagaments, a més d’oferir també conciliació automàtica, solucions de flux d’aprovació de factures, portals eCommerce per vendes B2B i B2C i solucions tecnològiques de recuperació de l’IVA.

Les friccions entre els equips de vendes i finances són més que conegudes al món empresarial. Mentre uns es guanyen la fama de no parar atenció en els recursos perquè tenen el focus en maximitzar les conversions i vendre el màxim possible, els altres se centren a millorar la solvència de l’empresa sent especialment gelosos de les despeses i ingressos de cada operació. 

En el sector turístic, com en altres sectors altament transaccionals, aquestes discrepàncies adquireixen especial importància quan es tracta de contractar mètodes de pagament B2B. A cause de la multitud d’actors implicats en el procés – l’hotel, l’agència de viatges, el PMS, CRS, GDS, Tour operadors, etc. – així com als diferents aspectes derivats de la transacció – comissions, descomptes, moment de pagament, gestió de divises, etc. – escollir el mètode de pagament adequat serà crucial per mantenir el flux de caixa de l’empresa. 

Per valorar-ho, representants d’ambdós departaments es van reunir per parlar dels diferents mètodes de pagament B2B utilitzats avui en dia en el sector i com aquesta impacten a les empreses, en el marc del baVel Travel Summit, esdeveniment de referència del sector turístic celebrat a Barcelona el passat mes de maig. 

La barreja de perfils va proporcionar una àmplia visió del panorama de la indústria turística, en la que ambdós departaments van coincidir que un dels reptes més grans del sector és compensar el flux de caixa entre els múltiples actors implicats. Segons Peter Dorner, President de New World Travel, un tour operador pot tenir a més de 3 tercers implicats des que el client paga a l’hotel de destinació fins que l’agència de viatges contractada rep els diners. 

Per a Dorner, trobar el balanç entre clients, hotels i bancs és el repte més difícil. I més, quan els hotels augmenten la seva oferta de tarifes. “Tenim tarifes flexibles, tarifes de prepagament, tancades o específiques segons contracte i, en el cas de les tarifes de prepagament, hem de disposar dels diners el mateix dia que es confirma la reserva”, va explicar Olga Delgado, Directora de Global e-Commerce a Melià Hotels International.

A més, a aquesta variable es sumen les diferències de contractació entre els diferents perfils de la indústria. Mentre que un Tour Operador no inclou el mètode de pagament dins de l’equació al contractar un servei de tercers, un hotel, com Melià Hotels International, ho especifica en el moment de contractació. “L’equip de vendes necessita saber quin tipus de mètodes de pagament existeixen al mercat i les seves condicions i l’equip de finances necessita conèixer l’estratègia comercial i com afectarà la contractació d’una determinada OTA dins la companyia”, afegia Delgado. 

Des del punt de vista financer, Gaspar Llabrés, Credit & Insurance Senior Director a Melià Hotels International, va recalcar: “Hem de tenir present la seguretat dels pagaments i, sobretot, la prevenció del frau. Nosaltres posem el focus en el cost que representarà contactar un cert mètode de pagament”. Segons Llabrés, les conversions són importants, però és necessari primer assegurar els pagaments i així evitar cancel.lacions d’última hora. 

Per aquest motiu, Melià Hotels International ha començat a convertir les seves tarifes no reemborsables, en tarifes de prepagament no reemborsables. D’aquesta manera, les propietats poden disposar dels prepagaments immediatament, evitant cancel.lacions massives. 

Per totes aquestes variables del sector, el departament de Vendes i el de Finances necessiten estar alineats i coordinats. D’una banda, el departament de vendes ha de concentrar-se en la conversió sense deixar de banda la seguretat i la prevenció del frau, mentre que el departament de finances necessita estar al dia de l’estratègia comercial de l’empresa i els seus objectius a llarg termini. En paraules de Gaspar Llabrés, “No és una qüestió de falta de coneixements, sinó de complicitat entre departaments”. 

Si no vas poder assistir al baVel Travel Summit, aquí tens un petit resum: 

La digitalització dels processos de facturació està en alça. Tant el sector públic com el privat tendeixen a automatitzar aquests processos i a emprar la factura electrònica. De fet, a Europa s’està començant a implantar l’obligatorietat de l’ús de la factura electrònica a nivell públic arrossegant, per tant, al sector privat. Itàlia és el país més avançat en aquest aspecte, però Espanya i Grècia el segueixen de prop.

La factura electrònica és el mateix que una factura en paper, però en format digital. Per tant, té la mateixa validesa legal que una factura tradicional però molts més beneficis tant per a l’emissor com per al receptor que el format en paper.

Beneficis de la factura electrònica

Els beneficis més comuns de l’ús de la factura electrònica són:

• Reducció del cost del processament de les factures. L’ús de la factura electrònica pot reduir fins a en un 80% el cost de processament de la mateixa.
• Reducció de tasques mecàniques i sense valor afegit.
• Reducció dels errors manuals de processament i, en conseqüència, disminució de reclamacions.
• Major control documental.
• Paper free. Tendència a utilitzar menys paper ja que les factures queden emmagatzemades digitalment.

En sectors altament transaccionals, com és el cas del sector turístic, l’ús de la factura electrònica te molt més sentit. Actualment hi ha cadenes hoteleres, tour operadors, agències de viatges … que processen milions de factures al mes. baVel és la plataforma especialitzada en transaccions electròniques per al sector turístic líder a nivell mundial. Com que és una solució concretament dissenyada per a un sector en concret, els beneficis d’aquesta també s’adapten al món travel:

• Automatització: envia i rep totes les factures directament des del teu PMS reduint, així, els errors i processos manuals.
• Traçabilitat: tant l’emissor com el receptor sabran en tot moment en quin estat està la factura.
• Arxiu digital: emmagatzemem tots els teus documents durant 10 anys perquè els puguis trobar fàcilment en cas de disputa.
• Conciliació automàtica: configura missatges d’errors i avisos per conciliar automàticament.
• Compatibilitat universal: ens connectem amb el teu PMS o ERP i personalitzem la nostra plataforma perquè s’adapti a les teves necessitats.
• Elimina la dependència de sistemes antics com el fax o el telèfon.
• Pagaments electrònics: possibilitat de tancar el cicle de facturació automatitzant, també, els pagaments.

Si vols saber com implantar la facturació electrònica a la teva empresa i començar a estalviar temps i diners en el teu departament administratiu contacta’ns a info@voxelgroup.net