Digitalització de tota la cadena de valor amb baVel

baVel és la plataforma de facturació i pagaments electrònics líder en el canal horeca a Espanya. Les solucions modulars que ofereix la plataforma permeten digitalitzar tots els processos de la cadena d’aprovisionament d’una empresa. Des de les compres, gestió d’estocs, escandalls, albarà, factura, conciliador, aprovador de factures, fins a la connexió amb les administracions públiques i pagaments.

Si vols saber com baVel pot ajudar a la teva empresa, escriu-nos a info@voxelgroup.net o visita la nostra pàgina web.

Els principals indicadors que hem estat seguint al llarg de l’últim any semblen indicar que la temporada d’estiu pot ser l’inici de la recuperació. Però aquest miratge ja l’hem tingut abans. Ara, després de més de 14 mesos d’incertesa, obertures i tancaments i restriccions, hem volgut saber com s’han preparat i què esperen de la temporada d’estiu les empreses de l’hostaleria i la distribució.

Per a això, hem parlat amb 5 professionals que han estat al peu del canó al llarg d’aquesta crisi. I que s’han preparat per a afrontar aquests primers mesos de brots verds.

Temporada d’estiu: optimisme, però moderat

“Som optimistes quant a l’obertura dels hotels, però no tant quant a les ocupacions”, explica Tanausú Riera, New Projects Executive a AMResorts.

Una cosa similar pensen des de Quantum, tal com explica el seu Director d’Administració, Xavier Pampin, “Creiem que aquesta temporada serà molt semblant a la de l’any passat però amb una mica més de moviment en les zones de costa. Creiem que el turisme urbà serà mínim”.

Una mica més optimista es mostra Josep Garriga, Director de Compres a H10 Hotels, “al principi creiem que la temporada d’estiu 2021 serà millor que l’any passat, però estem pendents que els mercats emissors considerin Espanya com un país segur (…) A H10 Hotels ja tenim més de la meitat del nostre portfolio d’hotels operatius amb totes les mesures i protocols de seguretat i higiene que dicta el nostre Safety Program by H10 Hotels”.

En la mateixa línia parla Álvaro Garrido, Responsable de Compres d’Hotusa, “Tot depèn de diversos factors (…) però preveiem que aquesta temporada sigui una mica millor que la de l’any passat. La nostra idea és tenir oberts pràcticament tots els hotels al juny. Una vegada acabi l’estiu i depenent del calendari de vacunació esperem poder mantenir els hotels oberts al setembre, octubre, novembre i desembre”.

La digitalització de processos clau per a l’adaptació post pandèmia

El paper de la tecnologia en la recuperació post Covid-19 és gairebé indiscutible. La transformació digital de les companyies de qualsevol sector ha arribat per a quedar-se i ha estat un factor clau per a agilitar obertures i tancaments gairebé “sota demanda”.

Així ho explica Javier Marí, IT & Online Marketing a Insotel Group, “L’automatització de processos en el backoffice permet destinar els nostres recursos humans a tasques que aporten un major valor afegit per a l’organització, alliberant-los de gestions rutinàries, que si bé són necessàries no constitueixen un element diferenciador”.

Des de Quantum expliquen que “l’automatització de processos ha fet que la situació sigui més suportable i que l’afectació hagi estat mínima”.

Per a Álvaro Garrido d’Hotusa la digitalització dels processos de backoffice “és una cosa que és fonamental per a qualsevol moment, ja sigui en crisi o no. Però quan hi ha una crisi és una manera de controlar i unificar els processos (productes, preus, proveïdors…)”.

Reorganització dels processos interns

Els innombrables canvis d’última hora també han servit per a analitzar processos interns i optimitzar-los per a afrontar la temporada amb una major competitivitat. Molts negocis han aprofitat per a digitalitzar processos als quals no paraven atenció quan l’activitat era frenètica.

Un exemple és H10 Hotels. “Hem reorganitzat els departaments, millorat processos que teníem una mica oblidats, marcant una pautes en els equips per a ser més eficaços en la nostra gestió i prioritzar així el servei del client”, explica Josep Garriga.

També ho creuen des d’AMResorts “crec que hem fet un salt tecnològic de qualitat, a causa de la situació actual en la qual estem immersos, i al mateix temps que hem pogut dedicar-li a aquesta mena de processos interns”.

Una cosa similar expliquen des de Insotel Group “hem aprofitat aquest temps de menor activitat forçada per a analitzar alguns dels nostres processos de gestió a fi de detectar mancances i oportunitats d’optimització. En aquest sentit, hem emprès projectes de revisió i optimització de processos que, si bé tenen un abast limitat, creiem contribuiran en l’eficiència de diferents àrees de l’organització”.

Tecnologia també per al client final

A més d’adoptar tots els protocols sanitaris establerts per les autoritats, els negocis d’hostaleria i distribució han volgut fer un pas més per a millorar l’experiència de l’usuari després dels mesos més durs de la pandèmia. I en aquest punt la tecnologia també ha tingut un paper protagonista.

Així, al llarg dels últims mesos hem observat la irrupció dels codis QR, apps mòbils, servei de menjar per a portar i mètodes de pagament sense contacte, entre altres, amb l’única fi de traslladar una sensació de seguretat i comoditat a tots els clients de restaurants i hotels.

“Hem fet diverses millores tecnològiques durant l’últim any, tant per a la comoditat del client (abans, durant i després de la seva visita) com per a adequar-nos a la situació actual Covid”, explica Riera d’AMResorts.

Al que Marí de Insotel Group afegeix “la tecnologia ens ha permès digitalitzar uns certs processos, especialment aquells que redunden en la salut de les persones, contribuint així a preservar la seguretat dels nostres hostes, empleats i col·laboradors”.

No podrem assegurar amb certesa si la temporada d’estiu serà l’inici de la recuperació fins que acabi. El que sí que podem dir, sense por d’equivocar-nos, és que les empreses més perspicaces han sabut preparar-se per a guanyar en competitivitat i optimització a través de la tecnologia i millorar així les xifres del seu negoci.

• Tanausú Riera, New Projects Executive a AMResorts.
• Josep Garriga, Director de Compres a H10 Hotels.
• Javier Marí, IT & Online Marketing a Insotel Group.
• Xavier Pampín, Director d’Administració a Quantum.
• Álvaro Garrido, Responsable de Compres a Hotusa.

Introdueix algunes dades senzilles del teu negoci per a saber l’estalvi que podries obtenir amb les solucions baVel

La transformació digital és una realitat en tots els sectors i ha arribat per a quedar-se. En els últims anys hem vist com moltes empreses han invertit molt en la digitalització dels processos relacionats amb el client final. No obstant això, la veritable transformació digital comença quan els processos interns de les companyies es transformen, evolucionen i es converteixen en processos més competitius i optimitzats.

Els processos d’aprovisionament i facturació són les peces angulars de la transformació del back office. Aplicar tecnologia en aquests processos i digitalitzar-los permet que les empreses siguin més eficients, escalables i productives i estalviïn temps i diners. Tot i això, moltes vegades ens costa tangibilizar aquests beneficis.

Amb l’objectiu de poder mostrar d’una manera clara i concisa els beneficis que obtenen les empreses quan implementen les solucions de baVel, avui llancem la calculadora d’estalvis de baVel.

Calculadora d’estalvis de baVel

Hem creat la calculadora d’estalvis perquè puguis calcular quants diners es pot estalviar la teva empresa digitalitzant els processos de back office amb baVel. La calculadora és molt fàcil d’usar i els resultats es mostren a l’instant. Tan sols has d’introduir algunes dades bàsiques de la teva empresa com per exemple el nombre de factures, el temps que necessites per a processar-les o l’espai de magatzematge que uses.

Si a més vols tenir més detall d’aquest càlcul, pots deixar-nos el teu email i ens posarem en contacte amb tu.

Accedeix a la calculadora d’estalvis de baVel:

A Voxel portem més de 20 anys ajudant a digitalitzar la cadena de valor de centenars d’empreses. Si a més d’usar la calculadora vols veure com ho han fet altres empreses, accedeix als nostres casos d’èxit. En aquestes històries, també podràs veure els beneficis tangibles que altres companyies han aconseguit.

La gestió eficient dels estocs és vital en el sector de la restauració i hostaleria, i no obstant això, fins fa poc continuava sent un dels principals reptes de la indústria. Com demostrava un estudi publicat per Storyous el 2018, la majoria de solucions de gestió d’estocs implantades en les empreses de restauració espanyoles gairabé no havien estat actualitzades en els últims 20 anys, i això impedia que la innovació tecnològica realment es traduís en avantatges competitius.

Dos anys després, hem vist com la digitalització s’ha posicionat com una de les principals palanques per a sortir reforçats de la crisi, i així ho explicaven representants d’empreses líders en el sector en un article anterior sobre les tendències que veurem enguany en l’hostaleria, la restauració i la distribució.

Per sort, són moltes les companyies que ja han apostat per les últimes innovacions tecnològiques per a millorar la gestió dels seus estocs i els processos derivats. A continuació veurem alguns dels reptes als quals s’han enfrontat restaurants, hotels i altres empreses del sector, com els han solucionat i quins resultats han obtingut en relació a la digitalització de la gestió d’estoc.

Gestió d’estocs: reptes, solucions i beneficis

Un dels principals reptes als quals s’enfronten els negocis quan parlem de gestió d’estocs és el control d’aquests: gestionar l’entrada de gènere i bregar amb la documentació associada (albarans, comandes), així com solucionar les possibles discrepàncies que puguin sorgir en el procés.

La recepció manual de les noves mercaderies era un dels principals problemes que va voler abordar UDON abans de digitalitzar el procés. “Els treballadors dels establiments havien de revisar i donar d’alta les noves mercaderies manualment i a partir de l’albarà en paper, un procés que, a més de requerir temps, derivava en errors i incidències causant contratemps en el dia a dia dels restaurants”, expliquen des de la cadena de restauració asiàtica.

Per a solucionar aquests contratemps, UDON va digitalitzar l’emissió de comandes i la recepció d’albarans i factures amb baVel. Amb totes aquestes transaccions 100% digitalitzades, van poder digitalitzar i automatitzar fàcilment la gestió de l’estoc a través d’un portal propi.

Troba tota la informació sobre la gestió automatitzada de l’estoc als restaurants UDON aquí.

Una cosa similar va implantar Selenta, que gràcies a la combinació de tres partners tecnològics – baVel, SAP i MOBBA – evita fins i tot les discrepàncies en les devolucions de mercaderies, que es fan en temps real. Així digitalitza el seu procés d’ aprovisionament Selenta Group.

Pel seu costat, Sighore-ICS, una empresa que ofereix solucions informàtiques per a l’hostaleria i la restauració des de fa més de 25 anys, ha observat que la mala gestió dels albarans té una repercussió directa en el control de les matèries primeres de restaurants i hotels. Aquesta mala gestió pot tenir un impacte de fins al 4% en el cost del producte final, que en aquests sectors pot arribar a suposar tenir beneficis o no tenir-los.

Amb l’objectiu d’oferir una solució per a tots els seus clients, Sighore s’ha aliat amb baVel per a aconseguir un front i back office 100% digitalitzat. A més d’un control exhaustiu dels seus estocs, s’ha observat que gràcies a la tecnologia les empreses poden arribar a registrar un estalvi de fins al 8% del seu volum de compres.

El control de referències, també important

En empreses amb un alt volum de productes, l’equivalència manual de referències és un element distorsionador per a gestionar eficientment els estocs. És el cas de Dino, una distribuïdora de productes i articles de neteja, higiene i manteniment industrial formada per 26 franquiciats independents que operen en diferents parts d’Espanya. Abans d’abordar un projecte de digitalització, el seu equip havia de fer un treball manual d’equivalència de més de 4000 referències que a més de temps, també els suposava errors i discrepàncies.

Després de digitalitzar la comunicació entre client – distribuïdora – franquiciat amb comanda, albarà i factura a través de baVel, Dino no sols va aconseguir automatitzar el treball manual, sinó que a més ara pot realitzar anàlisis exhaustives del pes de cada client, per a la posterior negociació de preus. Coneix tots els detalls de la digitalització de la cadena d’aprovisionament de la distribuïdora Dino i els seus franquiciats aquí.

Solucions modulars per a digitalitzar la teva back office

La gestió d’estocs és només una part de tota la cadena de valor. Altres processos que solen ser manuals i fruit d’ineficiències i inoperàncies són les comandes, escandalls, facturació (emissió, recepció, conciliació…), fluxos d’aprovació de factures internes, pagaments electrònics, connexió amb les administracions públiques…

baVel és una solució tecnològica que ofereix una digitalització 100% del back office dels negocis de restauració a través de solucions modulars que s’adapten a la realitat de cada negoci.

Si vols saber com podem ajudar-te a digitalitzar el teu negoci, contacta amb nosaltres en info@voxelgroup.net

En aquest temps de pandèmia, alguns dels sectors que més estan patint les conseqüències de les mesures de distància social i les restriccions són el de l’hostaleria, la restauració i la distribució. Davant d’aquesta situació, hi ha empreses que han decidit hivernar. Altres, en canvi, han apostat per revisar de dalt a baix els seus processos interns per sortir reforçats d’aquesta crisi.  

L’eficiència i l’optimització són ara prioritats per a molts negocis. Per això, hem parlat amb 5 experts del sector perquè ens donin la seva visió sobre el que podem esperar durant els pròxims mesos en relació amb la digitalització del canal HORECA.

 Acceleració de la digitalització dels negocis 

Renovar-se o morir. El març del 2020 molts negocis van haver d’abaixar la persiana i van aprofitar el moment per fer una tasca que feia temps que tenien pendent: digitalitzar els seus negocis. “Les crisis derivades de la pandèmia han impulsat la creativitat empresarial per buscar sortides i noves vies de negoci, i en molts sectors una de les claus ha estat l’impuls de la digitalització”, explica Agustín Bosch, Director de Compres a Satocan, grup empresarial que gestiona els complexos més destacats de Canàries.  

En el mateix sentit parla Héctor Martín VP de Vendes Globals a Voxel: “La majoria de les empreses, especialment les més grans, fa temps que eren conscients de la importància de la digitalització, i la pandèmia només ha accelerat aquests processos. En canvi, aquelles empreses que encara no havien dissenyat un pla de digitalització han hagut de traçar-lo a marxes forçades. Observem que la pandèmia ha contribuït a sensibilitzar sobre la importància de la digitalització, i ha accelerat l’adopció d’eines tecnològiques”. 

També parla en la mateixa línia Andreu Martínez, Director d’aprovisionaments de la cadena de restauració Viena: “La pandèmia ens ha empès cap a la digitalització, ha accelerat el ritme pel què fa a l’execució dels projectes”. 

L’Alberto Ferreira, Director d’Hoteleria a Campofrío Espanya, afegeix “la tecnologia ha passat a ser considerada com un accessori més a un element més de la ‘nova normalitat’ en tots els negocis d’hoteleria, grans i petits”. 

Més categòric és Enric Almiñana, Director de Compres corporatiu d’ABBA Hotels: “La digitalització ha avançat més en uns mesos que en els darrers anys. Tant, que els que no s’han posat al dia en aquesta època han perdut diners o han hagut de tancar el seu negoci.”

 Automatització de tot tipus de processos 

La conseqüència directa de l’acceleració de la digitalització és l’automatització de processos de tota mena. 

En aquest sentit, Enric Almiñana d’ABBA Hotels destaca l’impuls del take away i del delivery, i les noves formes de contractació de serveis hotelers, com ara el co-working, També l’avenç cap a polítiques de big data, intel·ligència artificial i RPA. 

Quelcom similar preveu l’Alberto Ferreria de Campofrío Espanya: “és important el desenvolupament dels serveis ‘take away’, que s’han convertit en la principal alternativa al consum en el local”. 

Per la seva banda, Héctor Martín posa èmfasi en els models de negoci: “Aquelles empreses que basaven el seu model de negoci en el punt de venda físic han hagut d’obrir i potenciar nous canals de venda i interacció digital amb el client”. I reflexiona sobre la cultura empresarial de les companyies: “Les organitzacions acceleraran els seus processos de gestió del canvi per aconseguir ser més àgils, connectades, col·laboratives, flexibles, innovadores i obertes per ser capaces de digitalitzar totes les baules de la cadena de valor”.

En aquest punt, és important remarcar que actualment estan emergint en el mercat moltes noves eines tecnològiques per cobrir totes les necessitats de les empreses. Ara, companyies grans, mitjanes i petites tenen un gran ventall de possibilitats per digitalitzar i automatitzar els seus processos. Per això és important que triïn eines modulars, flexibles i fàcils d’integrar amb altres sistemes. “L’objectiu ha de poder ser “implantar eines que cobreixin necessitats específiques, però que siguin escalables, és a dir, que permetin incrementar funcionalitat i que siguin fàcilment integrables amb altres solucions, adaptant-se al cicle de vida de cada empresa”, explica Héctor Martín. 

La importància del back office en l’era post Covid-19 

Els cinc experts coincideixen que la digitalització i automatització dels processos de back office seran clau en la recuperació del sector. 

Ho explica de forma molt clara el VP de Vendes Globals de Voxel: “Tradicionalment, les empreses han afavorit la digitalització de totes les eines que ajuden a millorar la relació amb el client o a incrementar les venes, en detriment del back office, on les tasques administratives continuen tenint un elevat percentatge de feina manual. Ara, les empreses estan començant a posar focus en la digitalització d’aquests processos administratius, ja que maximitzar l’eficiència dels processos de back office ha esdevingut un element clau per a la sostenibilitat i l’escalabilitat del negoci”. A més a més, afegeix que “l’automatització de processos ha de ser transversal: la digitalització del front ha d’anar acompanyada de la digitalització del back”. 

Quelcom similar explica el Director de Compres Corporatiu d’ABBA Hotels: “L’aplicació de la tecnologia cap a l’exterior és proporcional a la necessitat de gestió interna electrònica, i van de la mà; és incoherent treballar amb processos electrponics externs i seguir amb processos menys avançats interns. L’organització digital sempre va in-out”. 

“La digitalització dels processos de back office evolucionarà de manera exponencial, des de moltes àrees de l’empresa ja hi estem treballant, i diversos sectors estan automatitzant processos com la gestió de compres, preus, catàlegs de proveïdors, Marketplace, etc.”, explica Bosch, de Satocan. 

En un sentit més pràctic parla Ferreira de Campofrío Espanya, la digitalització dels processos de back office “permeten no només que els recursos i els esforços es redirigeixin cap als empleats o altres activitats que generin valor, sinó que també ajuden a reduir els costos derivats d’aquestes gestions, i contribueix a millorar la sostenibilitat del negoci”. 

En aquest sentit el Director d’Aprovisionaments de Viena ho té clar, “ens encaminem cap a l’automatització dels processos que no aporten valor a les companyies”. 

Sens dubte, la digitalització dels processos administratius marcarà un abans i un després en la competitivitat de les empreses. Els qui han entès la importància de la digitalització i automatització han aprofitat aquests mesos per renovar tots els seus processos. Els qui, al contrari, segueixen confiant en seguir funcionant com fins ara, estan perdent velocitat en un món que serà digital o no serà.

• Enric Almiñana, Director de Compres Corporatiu a Abba Hotels.
• Agustín Bosch, Director de Compres a Satocan.
• Andreu Martínez, Director d’aprovisionament a Viena.
• Alberto Ferreira, Director d’Hoteleria a  Campofrío Espanya.
• Héctor Martín, VP de Vendes Globals a Voxel.

Descobreix com Selenta ha digitalitzat el procés d’aprovisionament de comanda a pagament amb baVel

En 2011, el grup hoteler Selenta decideix optimitzar el seu procés d’aprovisionament després d’adonar-se que presenta diverses ineficiències. Fins al moment, el procés d’aprovisionament està centralitzat i les factures s’han de signar presencialment a la seu principal. Aquesta metodologia implica tasques manuals i repetitives, que en moltes ocasions, provoquen errors i retarden el període de gestió i els pagaments.

Davant aquesta situació, Selenta decideix automatitzar l’emissió de comandes i autoalbarans i la recepció de factures amb baVel eBilling, la solució de facturació electrònica de Voxel Group.

El seu objectiu és automatitzar al 100% tot el procés P2P: l’emissió de la comanda, la recepció de mercaderies, l’emissió de l’autoalbarà, la recepció de la factura i, finalment, l’emissió del pagament.

Gràcies a l’automatització de baVel, Selenta disposa d’un cercle P2P robust i àgil, amb el qual han pogut reduir el temps de processament i de gestió de pagaments i factures. A més, la plataforma també els ha permès augmentar el volum de transaccions processades i han obtingut beneficis extres com l’estalvi de paper i l’eliminació de l’espai físic d’emmagatzematge.

Vols saber tots els detalls d’estalvi? Llegeix el cas d’èxit complet aquí:

En la nostra pàgina web, trobaràs tots els casos d’èxit d’empreses líders en el sector.

Descobreix com RIU Hotels & Resorts ha digitalitzat el seu procés d’aprovisionament a Espanya i República Dominicana a través de baVel

Després de digitalitzar l’emissió de factures B2B amb baVel, l’equip de RIU decideix optimitzar també el seu procés d’aprovisionament a Espanya. La cadena hotelera vol eliminar els treballs repetitius derivats de gestionar les comandes, els albares i les factures manualment. Un procés que en moltes ocasions resulta en errors i una càrrega de treball sense valor per a l’equip administratiu.

Davant aquesta situació, RIU decideix digitalitzar l’emissió i recepció de comandes i la conciliació de factures a través de baVel, la plataforma de facturació electrònica de Voxel Group. El seu objectiu és poder connectar-se electrònicament amb els seus proveïdors i conciliar de manera automàtica la factura amb l’albarà, sense necessitat d’intervenció manual.

Gràcies a baVel, RIU ha pogut ampliar el nombre de proveïdors i augmentar el volum de transaccions processades sense necessitat d’ampliar l’equip administratiu. A més, l’automatització ha permès eliminar els errors i redistribuir les funcions de l’equip gestor a tasques de major valor afegit.

Actualment, RIU i baVel treballen conjuntament per a digitalitzar també la cadena d’aprovisionament dels seus hotels a República Dominicana.

Llegeix el cas d’èxit complet i coneix les xifres d’estalvi aquí:

Pots consultar més casos d’èxit d’empreses líders del sector amb baVel aquí.

El 2016, UDON, la cadena de restauració asiàtica líder a Espanya i Portugal, decideix redefinir els seus processos interns per poder centralitzar i optimitzar el control d’estoc dels seus restaurants. 

UDON s’adona que la gestió de estocs necessita més traçabilitat i digitalització, ja que fins al moment, el control de mercaderies es realitza manualment i a través d’un albarà en paper. 

Enfront aquest problema, UDON decideix digitalitzar l’emissió de comandes i la recepció de factures i albarans a través de baVel, la plataforma de facturació electrònica de Voxel Group. L’objectiu és poder connectar-se electrònicament amb els seus proveïdors i gestionar automàticament l’estoc. 

Gràcies a l’automatització i digitalització de baVel, UDON és capaç de gestionar les seves comandes, albarans i factures sense necessitat d’intervenció manual. La connexió electrònica amb els seus proveïdors els hi ha permès eliminar dràsticament els errors i incidències i, a la vegada, millorar la relació amb els usuaris. 

Vols saber tots els detalls de com UDON ha obert 12 establiments sense ampliar l’equip? Llegeix el cas d’èxit complet aquí:

També, trobaràs altres exemples de digitalització de processos d’empreses líders del sector a la nostra pàgina web.