Les processus d’achat et la gestion de la chaîne d’approvisionnement sont la colonne vertébrale des entreprises du secteur alimentaire et de l’hôtellerie. Alors que les achats concernent l’acquisition de biens et de services, la chaîne d’approvisionnement englobe l’ensemble du processus, de bout en bout, incluant les achats, la production, le stockage, la logistique, la distribution et le support.
Toute entreprise du secteur alimentaire et hôtelier vise une gestion efficace de sa chaîne d’approvisionnement afin de garantir une bonne gestion des stocks et de ne jamais manquer de rien pour le client final. Tous les éléments de la chaîne d’approvisionnement sont gérés depuis le back-office : inventaire, commandes, bons de livraison, analyse de données, conformité réglementaire et communication avec les fournisseurs et les prestataires logistiques.
La digitalisation du back-office offre de nombreux avantages pour les processus d’achat et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Cela implique l’intégration de partenaires technologiques tels que les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP), les plateformes de facturation électronique, les logiciels de gestion des stocks, entre autres.
Découvrez les avantages de la digitalisation du back-office de la chaîne d’approvisionnement et comment des entreprises réelles du secteur alimentaire et hôtelier vivent cette transformation numérique.
Qu’est-ce que la digitalisation du back-office ?
La digitalisation du back-office commence lorsque les entreprises décident d’utiliser des outils numériques et des logiciels pour gérer les catalogues fournisseurs, les stocks, émettre des commandes, traiter les paiements, approuver les bons de livraison et envoyer des factures électroniques à tous les fournisseurs de leur réseau.
Un des grands défis pour les entreprises du secteur alimentaire et hôtelier qui entament leur transformation digitale du back-office est l’intégration de leurs plateformes, comme leur ERP, avec les autres systèmes technologiques utilisés dans d’autres parties de l’entreprise, comme les systèmes de point de vente (POS) dans les restaurants.
De plus, en ce qui concerne la communication avec les fournisseurs, l’intégration avec le système ERP du fournisseur est essentielle pour automatiser plusieurs étapes du processus d’achat. Ces intégrations permettent de réduire le travail manuel et d’accélérer l’exécution des tâches telles que l’envoi de commandes, la mise à jour des bons de livraison, ainsi que l’émission, la réconciliation, l’approbation et la réception des factures.
Avantages
La gestion de documents papier peut s’avérer coûteuse, inefficace et entraîner de nombreux retards. En particulier dans les échanges avec les fournisseurs, l’utilisation de documents physiques peut provoquer des litiges liés aux bons de livraison, un manque de contrôle des stocks, des cycles de paiement et de recouvrement trop longs, des écarts et des rejets de factures qui affectent la trésorerie et nuisent aux relations avec les fournisseurs.
La digitalisation du back-office permet donc aux acheteurs et aux fournisseurs d’automatiser des tâches quotidiennes qui prenaient auparavant des heures, voire des jours. Cette transformation offre une information en temps réel, favorisant une gestion plus efficace des prix, des références produits, des stocks, des marchandises reçues, et bien plus encore.
Lors d’une interview accordée à Voxel, une entreprise du groupe Amadeus, pendant le eProcurement Tech Summit, Raquel Oriol, cheffe de projet chez Baker & Baker, a expliqué comment son organisation a bénéficié de la digitalisation des commandes et des bons de livraison grâce à la solution Bavel Procurement.
« Nous avons commencé par digitaliser nos commandes. Ensuite, nous avons évolué vers les bons de livraison car nous avons constaté que la quantité d’informations reçues à l’avance était bien meilleure pour nos clients et pour notre équipe financière. Cela nous a permis de facturer plus rapidement nos clients, car nous avions également des problèmes de retards de facturation », a déclaré Raquel.
En résumé, les entreprises disposant d’un back-office digitalisé et d’une gestion automatisée de leur chaîne d’approvisionnement bénéficient de :
- Traçabilité en temps réel des commandes, factures et bons de livraison
- Accélération des cycles de recouvrement
- Augmentation des bénéfices
- Réduction du travail manuel
- Diminution des erreurs et des écarts
L’avenir de la gestion de la chaîne d’approvisionnement
Bien que la digitalisation du back-office offre de nombreux avantages pour les processus d’achat et la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de nombreuses entreprises ne tirent pas encore parti de cette transformation numérique.
« Je pense que le secteur de l’alimentation et de l’hôtellerie augmente ses investissements dans la digitalisation du back-office. Cependant, il reste encore beaucoup à faire. Une partie de nos clients est bien organisée à ce niveau, comme les groupes de restauration, mais lorsqu’il s’agit de clients indépendants, il y a encore du chemin à parcourir », a déclaré Soledad García, directrice chez Garcimar, dans une interview avec Voxel.
Ce scénario est toutefois appelé à évoluer en raison des prochaines réglementations sur la facturation électronique. De nombreux pays d’Amérique latine exigent déjà l’échange de factures électroniques pour les transactions entre entreprises et administrations (B2G) et/ou entre entreprises (B2B). En Europe, des pays comme la France, l’Italie, l’Allemagne, la Belgique, la Pologne et l’Espagne ont déjà mis en place cette obligation ou ont annoncé des dates d’entrée en vigueur.
Ce besoin de conformité réglementaire va accélérer la digitalisation du back-office dans les entreprises du secteur alimentaire et hôtelier. Les entreprises devront trouver des partenaires technologiques pour les accompagner dans l’émission et la réception de factures électroniques, ainsi que dans l’intégration avec leur réseau de fournisseurs. Des solutions comme Bavel Procurement de Voxel proposent un modèle d’automatisation complet pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la communication avec les administrations fiscales et le respect des obligations réglementaires.
Enfin, d’autres solutions technologiques disponibles sur le marché peuvent accélérer le processus de digitalisation pour les entreprises du secteur. L’intelligence artificielle, par exemple, est un outil puissant pour l’analyse de données et l’identification des inefficacités dans le processus de la chaîne d’approvisionnement.
« Toutes nos améliorations produits sont déjà réalisées avec l’intelligence artificielle. Si l’IA élimine les tâches répétitives, évite les erreurs et me fournit des informations sur mon activité, nous l’utilisons. Je dirais que d’ici moins de deux ans, travailler avec l’IA dans toutes les sphères de notre entreprise sera la norme », a expliqué Mónica Rubio, directrice marketing chez Navex.
