En Voxel llevamos más de 20 años ayudando a digitalizar la cadena de valor de cientos de empresas. Si además de usar la calculadora quieres ver cómo lo han hecho otras empresas, accede a nuestros casos de éxito. En estas historias, también podrás ver los beneficios tangibles que otras compañías han conseguido.

La gestión eficiente de los stocks es vital en el sector de la restauración y hostelería, y sin embargo, hasta hace poco continuaba siendo uno de los principales retos de la industria. Como demostraba un estudio publicado por Storyous en 2018, la mayoría de soluciones de gestión de stocks implantadas en las empresas de restauración españolas apenas habían sido actualizadas en los últimos 20 años, y esto impedía que la innovación tecnológica realmente se tradujera en ventajas competitivas. 

Dos años después, hemos visto cómo la digitalización se ha posicionado como una de las principales palancas para salir reforzados de la crisis, y así lo explicaban  representantes de empresas líderes en el sector en un artículo anterior sobre  las tendencias que veremos este año en la hostelería, la restauración y la distribución.

Por suerte, son muchas las compañías que ya han apostado por las últimas innovaciones tecnológicas para mejorar la gestión de sus stocks y los procesos derivados. A continuación veremos algunos de los retos a los que se han enfrentado restaurantes, hoteles y otras empresas del sector, cómo los han solucionado y qué resultados han obtenido en relación a la digitalización de la gestión de stock. 

Gestión de stocks: retos, soluciones y beneficios

Uno de los principales retos a los que se enfrentan los negocios cuando hablamos de gestión de stocks es el control de los mismos: gestionar la entrada de género y lidiar con la documentación asociada (albaranes, pedidos), así como solucionar las posibles discrepancias que puedan surgir en el proceso.

La recepción manual de las nuevas mercancías era uno de los principales problemas que quiso abordar UDON antes de digitalizar el proceso. “Los trabajadores de los establecimientos tenían que revisar y dar de alta las nuevas mercancías manualmente y a partir del alabarán en papel, un proceso que, además de requerir tiempo, derivaba en errores e incidencias causando contratiempos en el día a día de los restaurantes”, explican desde la cadena de restauración asiática.

Para solventar estos contratiempos, UDON digitalizó la emisión de pedidos y la recepción de albaranes y facturas con baVel. Con todas estas transacciones 100% digitalizadas, pudieron digitalizar y automatizar fácilmente la gestión del stock a través de un portal propio. 

Encuentra toda la información sobre la gestión automatizada del stock en los restaurantes UDON aquí

Algo similar implantó Selenta, que gracias a la combinación de tres partners tecnológicos – baVel, SAP y MOBBA – evita incluso las discrepancias en las devoluciones de mercancías, que se hacen en tiempo real. Así digitaliza su proceso de abastecimiento Selenta Group. 

Por su lado, Sighore-ICS, una empresa que ofrece soluciones informáticas para la hostelería y la restauración desde hace más de 25 años, ha observado que la mala gestión de los albaranes tiene una repercusión directa en el control de las materias primas de restaurantes y hoteles. Esta mala gestión puede tener un impacto de hasta el 4% en el coste del producto final, que en estos sectores puede llegar a suponer tener beneficios o no tenerlos.

Con el objetivo de ofrecer una solución para todos sus clientes, Sighore se ha aliado con baVel para conseguir un front y back office 100% digitalizado en restauración y hotelería. Además de un control exhaustivo de sus stocks, se ha observado que gracias a la tecnología las empresas pueden llegar a registrar un ahorro de hasta el 8% de su volumen de compras. 

El control de referencias, también importante

En empresas con un alto volumen de productos, la equivalencia manual de referencias es un elemento distorsionador para gestionar eficientemente los stocks. Es el caso de Dino, una distribuidora de productos y artículos de limpieza, higiene y mantenimiento industrial formada por 26 franquiciados independientes que operan en diferentes partes de España. Antes de abordar un proyecto de digitalización, su equipo debía realizar un trabajo manual de equivalencia de más de 4000 referencias que además de tiempo, también les suponía errores y discrepancias. 

Tras digitalizar la comunicación entre cliente – distribuidora – franquiciado con pedido, albarán y factura a través de baVel, Dino no solo consiguió automatizar el trabajo manual, sino que además ahora puede realizar análisis exhaustivos del peso de cada cliente, para la posterior negociación de precios. Conoce todos los detalles de la digitalización de la cadena de abastecimiento de la distribuidora Dino y sus franquiciados aquí. 

Soluciones modulares para digitalizar tu back office

La gestión de stocks es sólo una parte de toda la cadena de valor. Otros procesos que suelen ser manuales y fruto de ineficiencias e inoperancias son los pedidos, escandallos, facturación (emisión, recepción, conciliación…), flujos de aprobación de facturas internas, pagos electrónicos, conexión con las administraciones públicas…

baVel es una solución tecnológica que ofrece una digitalización 100% del back office de los negocios de restauración a través de soluciones modulares que se adaptan a la realidad de cada negocio. 

Si quieres saber cómo podemos ayudarte a digitalizar tu negocio, contacta con nosotros en info@voxelgroup.net

Descubre cómo Novum Hospitality ha digitalizado el 100% de facturas a través de baVel

Novum Hospitality es una de las mayores cadenas hoteleras en Alemania con más de 180 hoteles y 24.900 habitaciones. En 2017, Novum Hospitality se da cuenta de que su proceso de facturación presenta ineficiencias derivadas principalmente de la gestión manual de facturas.

Su equipo administrativo debe hacer frente a una gran carga de trabajo manual para procesar las facturas que, en muchas ocasiones, resulta en errores, mala gestión del tiempo e incluso pérdida de facturas.

Ante esta situación, Novum Hospitality decide automatizar y digitalizar el 100% del envío de sus facturas a través de baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group. Su objetivo es poder enviar todas sus facturas de forma automática a todos sus clientes, B2B y B2C, y con las administraciones públicas (B2G), cumpliendo con los requisitos legales de cada una de ellas en cada país.

Gracias a la digitalización, Novum Hospitality ha sido capaz de aumentar el volumen de facturación sin necesidad de ampliar el equipo gestor. Además, la automatización les ha permitido eliminar las tareas manuales, reduciendo los errores, las pérdidas y acortando el ciclo medio de cobro.

baVel también les permite cumplir con la legislación vigente en cada país y mantener un archivo digital para cada uno de ellos, contribuyendo al ahorro de papel.

Descubre todos los beneficios que baVel ha aportado a Novum Hospitality en el caso de éxito completo:

Puedes conocer más casos de éxito de empresas del sector con baVel aquí.

Descubre cómo RIU Hotels & Resorts ha digitalizado su proceso de abastecimiento en España y República Dominicana a través de baVel 

Tras digitalizar la emisión de facturas B2B con baVel, el equipo de RIU decide optimizar también su proceso de abastecimiento en España. La cadena hotelera quiere eliminar los trabajos repetitivos derivados de gestionar los pedidos, los albares y las facturas manualmente. Un proceso que en muchas ocasiones resulta en errores y una carga de trabajo sin valor para el equipo administrativo. 

Ante esta situación, RIU decide digitalizar la emisión y recepción de pedidos y la conciliación de facturas a través de baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group. Su objetivo es poder conectarse electrónicamente con sus proveedores y conciliar de forma automática la factura con el albarán, sin necesidad de intervención manual. 

Gracias a baVel, RIU ha podido ampliar el número de proveedores y aumentar el volumen de transacciones procesadas sin necesidad de ampliar el equipo administrativo. Además, la automatización ha permitido eliminar los errores y redistribuir las funciones del equipo gestor a tareas de mayor valor añadido. 

Actualmente, RIU y baVel trabajan conjuntamente para digitalizar también la cadena de abastecimiento de sus hoteles en República Dominicana. 

Lee el caso de éxito completo y conoce las cifras de ahorro aquí: 

Puedes consultar más casos de éxito de empresas líderes del sector aquí. 

En 2016, UDON, la cadena de restauración asiática líder en España y Portugal, decide redefinir sus procesos internos para poder centralizar y optimizar el control de stock de sus restaurantes. 

UDON se da cuenta de que la gestión de stocks necesita más trazabilidad y digitalización, ya que hasta el momento el control de mercancías se realiza de forma manual y a través de un albarán en papel. 

Ante este problema, UDON decide digitalizar la emisión de sus pedidos y la recepción de sus facturas y albares a través de baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group. El objetivo es poder conectarse electrónicamente con sus proveedores y gestionar automáticamente su stock. 

Gracias a la automatización y digitalización de baVel, UDON es capaz de gestionar sus pedidos, albaranes y facturas sin necesidad de intervención manual. La conexión electrónica con sus proveedores les ha permitido eliminar drásticamente los errores e incidencias y, a la vez, mejorar la relación con sus usuarios. 

¿Quieres saber todos los detalles de cómo UDON ha abierto 12 nuevos establecimientos sin ampliar su equipo? Lee el caso de éxito completo aquí: 

También, encontrarás otros ejemplos de digitalización de procesos de empresas líderes en el sector en nuestra página web.

Descubre cómo RIU Hotels & Resorts ha digitalizado la emisión de facturas B2B a través de baVel 

Cuando RIU decidió centralizar la gestión administrativa de todos sus hoteles, quedo al descubierto la necesidad de una solución global que les permitiera administrar el gran volumen de facturas de una forma eficiente. 

Hasta el momento, y con un sistema de gestión de facturas manual, los trabajadores debían realizar una serie de tareas manuales recurrentes, que, en el caso de cometer un error, podían llegar a paralizar y demorar el cobro de una factura. Esta situación se agravaba cuando la factura comprendía varios servicios. 

En este punto, RIU Hotels & Resorts decide apostar por baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group, y automatizar su proceso de facturación digitalizando la emisión de sus facturas a clientes B2B. 

Gracias a baVel, RIU es capaz de emitir automáticamente sus facturas, ganando trazabilidad y obteniendo una mayor visibilidad a través de la plataforma. La cadena hotelera ha conseguido reducir su periodo de entrega y, con ello, acortar el tiempo medio de cobro. Además, la adaptabilidad de baVel ha permitido a RIU cumplir con la legislación vigente de los distintos países donde opera, contribuyendo a su expansión internacional. 

Conoce todos los detalles del proceso y las cifras de ahorro de RIU, descargándote el caso de éxito completo:

Puedes consultar otros casos de éxito aquí. 

Descubre cómo baVel ha ayudado a digitalizar el proceso de abastecimiento de H10

En 2013, H10, la que ahora es una de las mayores cadenas hoteleras de España, inicia su expansión nacional y, con ella, se multiplica su volumen de facturas. 

La cadena empieza a detectar ineficiencias en su cadena de abastecimiento, principalmente derivadas de la gestión manual, almacenamiento y conciliación de las facturas, haciendo insostenible el crecimiento. 

Llegados a este punto, H10 decide trabajar junto a baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group. Su principal objetivo es digitalizar todo el proceso de abastecimiento de sus hoteles y, especialmente, la recepción de facturas. 

Gracias a baVel, H10 ha optimizado todos los procesos de su cadena de abastecimiento, obteniendo beneficios extras como la conciliación automática, trazabilidad, accesibilidad y la mitigación de tareas manuales y recurrentes, y llegando a reducir el tiempo medio de pago con sus proveedores. 

¿Quieres saber los detalles del ahorro y mejora de procesos? Descárgate el caso de éxito completo aquí:

Puedes consultar todos los casos de éxito aquí.

UDON, el grupo de restauración asiática líder en España y Portugal, se ha aliado con baVel, la plataforma de transacción electrónica de Voxel líder en el canal HORECA en España, para digitalizar y automatizar sus procesos de back office, concretamente los pedidos, albaranes y facturas.

Actualmente, y tras la integración de baVel con los sistemas de gestión de UDON, el 90% de los pedidos y las facturas de la cadena de restauración, tanto establecimientos propios como franquiciados, transaccionan por la plataforma baVel. En cifras absolutas, esto supuso decenas de miles de transacciones en 2019.

Esta iniciativa, enmarcada dentro de la campaña People, Product, Planet impulsada por UDON, no solo ha conseguido reducir el papel en los procesos de back office y su consiguiente impacto ecológico, sino que también ha optimizado estos procesos que suelen ser foco de errores e ineficiencias en las empresas de restauración. Esto implica la automatización de procesos manuales (como conciliación entre factura y albarán), reducción de errores, aumento de la productividad, control documental y trazabilidad, desmaterialización…

Ventajas para UDON

En este sentido, baVel también contribuye a la mejora de la relación con los proveedores, ya que, al tener el canal de abastecimiento digitalizado y automatizado, el ciclo de pagos se acelera y la tesorería del proveedor también mejora. Actualmente, la red baVel conecta las principales cadenas de restauración y grupos hoteleros de España con más de 1000 proveedores de servicios.

Esta alianza es un ejemplo más del gran compromiso que UDON ha adquirido con la sostenibilidad y que pretende reducir el impacto de la empresa en el medioambiente. Unos valores que también comparte baVel, que busca generar un impacto positivo en el ecosistema empresarial y en la sociedad a través del Capitalismo Consciente.

En palabras de Pedro Mellinas, responsable de marketing de UDON, “ser responsable con el medio ambiente es una actitud que tenemos en nuestros genes. Cuidamos todos los detalles para que tanto nuestra comida como la gestión de los restaurantes sean tan sostenibles como nos sea posible y uno de nuestros objetivos es la reducción de papel en todos nuestros procesos. Gracias a baVel este objetivo ya es una realidad”.

Para Àngel Garrido, CEO de Voxel Group, “Digitalizar y automatizar el proceso de abastecimiento supone un antes y un después en las empresas de restauración como UDON: mejoran su eficiencia, aumentan la productividad del departamento administrativo y pueden crecer y expandirse más rápido y de forma más eficiente”.

La participación de baVel en HIP

baVel ha estado presente en HIP, la feria profesional dedicada a la innovación en hostelería celebrada en Madrid, presentando sus soluciones tecnológicas.  Actualmente, las soluciones de baVel son capaces de digitalizar toda la cadena de abastecimiento desde el catálogo, pasando por el pedido, el albarán, la factura y ahora también los pagos, además de ofrecer también conciliación automática, soluciones de flujos de aprobación de facturas, portales de eCommerce para ventas B2B y B2C y soluciones tecnológicas de recuperación de IVA.

Las fricciones entre los equipos de ventas y de finanzas son de sobras conocidas en el mundo empresarial. Mientras unos se ganan la fama de no reparar demasiado en los recursos porque tienen el foco en maximizar las conversiones y vender el máximo posible, los otros se centran en mejorar la solvencia de la empresa y por ello son especialmente celosos de los gastos e ingresos de cada operación. 

En el sector turístico, como en otros sectores altamente transaccionales, estas discrepancias adquieren especial importancia cuando se trata de contratar métodos de pago B2B. Debido a la multitud de actores implicados en el proceso – el hotel, la agencia de viajes, los PMS, CRS, GDS, Tour operadores, etc – así como a los distintos aspectos derivados de la transacción -comisiones, rebates, momento de pago, gestión de divisas, etc.-  elegir el método de pago adecuado será crucial para mantener el flujo de caja de la empresa. 

Para valorarlo, representantes de ambos  departamentos se reunieron para hablar de los diferentes métodos de pago B2B utilizados hoy en día en el sector y cómo éstos impactan en las empresas, en el marco del baVel Travel Summit, evento de referencia del sector turístico celebrado en Barcelona el pasado mes de mayo.

La mezcla de perfiles proporcionó una visión amplia del panorama de la industria turística, en la que ambos departamentos coincidieron en que uno de los mayores retos del sector es compensar el flujo de caja entre los múltiples actores implicados. Según Peter Dorner, Presidente de New World Travel, un tour operador puede tener a más de 3 terceros implicados desde que el cliente paga al hotel de destinación hasta que la agencia de viajes contratada recibe el dinero. 

Para Dorner, encontrar el balance entre clientes, hoteles y bancos es el reto más difícil. Y más, cuando los hoteles aumentan su oferta de tarifas. “Tenemos tarifas flexibles, tarifas de prepago, cerradas o específicas según contrato y, en el caso de las tarifas prepago, tenemos que disponer del dinero el mismo día que se confirma la reserva”, explicó Oga Delgado, Directora de Global e-Commerce en Melià Hotels International.

Además, a esta variable también se le suman las diferencias de contratación entre los diferentes perfiles de la industria. Mientras que un Tour Operador no incluye el método de pago dentro de la ecuación al contratar un servicio de terceros, un hotel, como Melià Hotels International, lo especifica en el momento de la contratación. “El equipo de ventas necesita saber qué tipo de métodos de pago existen en el mercado y sus condiciones y el equipo de finanzas necesita conocer la estrategia comercial y cómo afectará la contratación de una determinada OTA dentro de la compañía”, añadió Delgado. 

Desde el punto de vista financiero, Gaspar Llabrés, Credit & Insurance Senior Director en Melià Hotels International, recalcó: “Tenemos que tener en mente la seguridad del pago y, sobretodo, la prevención del fraude. Nosotros ponemos el foco en el coste que representará contratar un cierto método de pago”. Según Llabrés, las conversiones son importantes, pero es necesario primero asegurar los pagos y así evitar cancelaciones de última hora. 

Para ello, Melià Hotels International ha empezado a convertir sus tarifas no reembolsables, en tarifas prepago no reembolsables. De este modo, las propiedades pueden disponer de los prepagos inmediatamente, evitando cancelaciones masivas. 

Por todas estas variables del sector, el departamento de Ventas y el de Finanzas necesitan estar alineados y coordinados. Por un lado, el departamento de ventas debe centrarse en la conversión sin dejar de lado la seguridad y prevención del fraude, mientras que el departamento de finanzas necesita estar al día de la estrategia comercial de la empresa y sus objetivos a largo plazo. En palabras de Gaspar Llabrés, “No es una cuestión de falta de conocimientos, sino de complicidad entre departamentos”.

Si no pudiste asistir al baVel Travel Summit, aquí tienes un pequeño resumen: 

La digitalización de los procesos de facturación está en alza. Tanto el sector público como el privado tienden a automatizar estos procesos y usar la factura electrónica. De hecho, en Europa se está empezando a implantar la obligatoriedad del uso de la factura electrónica a nivel público arrastrando, por consiguiente, al sector privado. Italia es el país más avanzado en este aspecto, pero España y Grecia le siguen de cerca.

La factura electrónica es lo mismo que una factura en papel, pero en formato digital. Por lo tanto, tiene la misma validez legal que una factura tradicional pero muchos más beneficios tanto para el emisor como para el receptor que el formato en papel.

Beneficios de la factura electrónica

Los beneficios más comunes del uso de la factura electrónica son:

• Reducción del coste del procesamiento de las facturas. El uso de la factura electrónica puede reducir hasta en un 80% el coste de procesamiento de la misma.
• Reducción de tareas mecánicas y sin valor añadido.
• Reducción de los errores manuales de procesamiento y, en consecuencia, disminución de reclamaciones.
• Mayor control documental.
• Paper free. Tendencia a utilizar menos papel ya que las facturas quedan almacenadas digitalmente.

En sectores altamente transaccionales, como es el caso del sector turístico, el uso de la factura electrónica cobra mucho más sentido. Actualmente hay cadenas hoteleras, tour operadores, agencias de viajes… que procesan millones de facturas al mes. baVel es la plataforma especializada en transacciones electrónicas para el sector turístico líder a nivel mundial. Al ser una solución concretamente diseñada para un sector en concreto, los beneficios de ella también se adaptan al mundo travel:

• Automatización: envía y recibe todas las facturas directamente desde tu PMS reduciendo, así, los errores y procesos manuales.
• Trazabilidad: tanto emisor como receptor sabrán en todo momento en qué estado está la factura.
• Archivo digital: almacenamos todos tus documentos durante 10 años para que los puedas encontrar fácilmente en caso de disputa.
• Conciliación automática: configura mensajes de errores y avisos para conciliar automáticamente.
• Compatibilidad universal: nos conectamos con tu PMS o ERP y personalizamos nuestra plataforma para que se adapte a tus necesidades.
• Elimina la dependencia de sistema antiguos como el fax o el teléfono.
• Pagos electrónicos: posibilidad de cerrar el ciclo de facturación automatizando, también, los pagos.

Si quieres saber cómo implantar la facturación electrónica en tu empresa y empezar a ahorrar tiempo y dinero en tu departamento administrativo contáctanos a info@voxelgroup.net