Gracias a baVel eBilling emisión, los hoteles de Pestana son ahora mucho más eficientes. Las soluciones de baVel están diseñadas para digitalizar todos los procesos del back-office de empresas turísticas, pero también de compañías en otros sectores.

Si quieres saber cómo podemos ayudar a tu empresa en la transformación digital de su back-office, escríbenos a info@voxelgroup.net. También puedes visitar nuestra página web para tener más información.

Con más de 45 años de experiencia, Mitsis Hotels es la cadena hotelera griega de propiedad privada más grande del país. Actualmente, está presente en 6 ciudades griegas con establecimientos vacacionales, urbanos y resorts.

En 2012 la compañía hotelera revisa sus procesos de facturación y se da cuenta que puede mejorarlo. Hasta entonces, la carga de trabajo relacionada con la emisión de facturas B2B recae en cada hotel y se realiza manualmente. Además de los errores derivados, la empresa pierde trazabilidad de estas facturas y, en consecuencia, el ciclo de cobro es más largo. Ante esta situación, Mitsis Hotels confía en baVel para digitalizar la emisión de facturas.

Casi 10 años después hemos querido conocer la experiencia de Mitsis Hotels con baVel y los beneficios y resultados que han obtenido tras digitalizar y automatizar este proceso. Para hacerlo, hemos hablado con Stavros Mitsis, Managing Director en Mitsis Hotels, y hemos elaborado un caso de éxito.

Lee el caso de éxito si quieres…

• Conocer el antes y el después de la gestión de las facturas electrónicas en una cadena hotelera griega.
• Saber cómo fue la implementación técnica del proyecto.
• Entender cómo se implementó la solución en cada uno de los hoteles.
• Leer la opinión personal del director de la cadena en relación a la transformación digital del back-office.
• Comprobar los resultados obtenidos 10 años después: eficiencia de los equipos, ahorro de tiempo, eliminación de papel, conexión con clientes…
• Ver las similitudes que este proyecto puede tener con tu hotel.
• ¡Y mucho más!

Lee el caso de éxito completo aquí:

¿Quieres saber cómo podemos ayudarte? Si aún realizas procesos manuales en tu departamento administrativo las soluciones de baVel pueden contribuir a transformar digitalmente esta parte de tu negocio. Contacta con nosotros y evaluaremos todos los procesos que pueden ser optimizados para que tu empresa aumente su eficiencia. Escríbenos a info@voxelgroup.net o visita nuestra página web. También puedes leer otros casos de éxito como el de Mitsis Hotels aquí.

Estados Unidos quiere estandarizar el uso de la factura electrónica e inicia un proyecto piloto.

El uso de la factura electrónica en el mundo es imparable. Cada vez más países adoptan la e-factura y también regulan su uso entre empresas. Latinoamérica fue la primera región en apostar por la factura electrónica. Actualmente, los países europeos están avanzando rápidamente en el mismo sentido. Y Estados Unidos, que parecía quedarse rezagado, ha dado un paso adelante para digitalizar el intercambio de facturas entre empresas y/o organismos.

En este sentido, la Business Payment Coalition (BPS) y la Reserva Federal pondrán en marcha un proyecto piloto para estandarizar el uso de la factura electrónica B2B en Estados Unidos. El objetivo del piloto es diseñar un modelo de factura electrónica y crear una red de intercambio de documentos. Algo similar a lo que ha hecho Europa con PEPPOL para que todas las empresas estadounidenses, sean grandes o pequeñas, puedan usar la e-factura.

Las compañías que quieran contribuir y participar en este proyecto, pueden aplicar a la convocatoria. El proyecto piloto quiere contar con corporaciones, proveedores de tecnología, ERPs, asociaciones, etc. Con el objetivo de diseñar un modelo que se adapte a las necesidades reales de todos los actores que juegan un papel importante en el intercambio de documentos electrónicos.

Un poco de contexto

En 2017, la Association for Financial Professionals (AFP) publicó un catálogo con todos los estándares de factura electrónica que se usaban en Estados Unidos. En él se recogían más de 40 estándares diferentes.

Lidiar con esta variedad de estándares está al alcance de grandes corporaciones, pero es muy poco realista para pequeñas y medianas empresas. En consecuencia, la adopción de la factura electrónica era solo del 25%. El resto de empresas gestionaba las facturas a través del correo electrónico. Una forma de hacerlo al alcance de todos, pero muy manual y poco optimizada.

Por eso, Estados Unidos ya trabaja en construir un marco común para que todas las empresas, grandes y pequeñas, puedan beneficiarse de la automatización de este proceso. La BPS y las empresas colaboradoras dedicarán el 2021 y el 2022 a desarrollar el proyecto de factura electrónica en Estados Unidos antes de hacerlo extensible al conjunto del tejido empresarial.

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Los principales indicadores que hemos estado siguiendo a lo largo del último año parecen indicar que la temporada de verano puede ser el inicio de la recuperación. Pero este espejismo ya lo hemos tenido antes. Ahora, tras más de 14 meses de incertidumbre, aberturas y cierres y restricciones, hemos querido saber cómo se han preparado y qué esperan de la temporada de verano las empresas de la hostelería y la distribución. 

Para ello, hemos hablado con 5 profesionales que han estado al pie del cañón a lo largo de esta crisis. Y que se han preparado para afrontar estos primeros meses de brotes verdes.

Temporada de verano: optimismo, pero moderado

“Somos optimistas en cuanto a la apertura de los hoteles, pero no tanto en cuanto a las ocupaciones”, explica Tanausú Riera, New Projects Executive en AMResorts. 

Algo similar piensan desde Quantum, tal y como cuenta su Director de Administración, Xavier Pampin, “Creemos que esta temporada será muy parecida a la del año pasado pero con algo más de movimiento en las zonas de costa. Creemos que el turismo urbano será mínimo”. 

Un poco más optimista se muestra Josep Garriga, Director de Compras en H10 Hotels, “en un principio creemos que la temporada de verano 2021 será mejor que el año pasado, pero estamos pendientes de que los mercados emisores consideren España como un país seguro (…) En H10 Hotels ya tenemos más de la mitad de nuestro portfolio de hoteles operativos con todas las medidas y protocolos de seguridad e higiene que dicta nuestro Safety Program by H10 Hotels”.

En la misma línea habla Álvaro Garrido, Responsable de Compras de Hotusa, “Todo depende de varios factores (…) pero prevemos que esta temporada sea un poco mejor que la del año pasado. Nuestra idea es tener abiertos prácticamente todos los hoteles en junio. Una vez termine el verano y dependiendo del calendario de vacunación esperamos poder mantener los hoteles abiertos en septiembre, octubre, noviembre y diciembre”. 

La digitalización de procesos clave para la adaptación post pandemia

El papel de la tecnología en la recuperación post Covid-19 es casi indiscutible. La transformación digital de las compañías de cualquier sector ha llegado para quedarse y ha sido un factor clave para agilizar aberturas y cierres casi “bajo demanda”.

Así lo explica Javier Marí, IT & Online Marketing en Insotel Group, “La automatización de procesos en el backoffice permite destinar nuestros recursos humanos a tareas que aportan un mayor valor añadido para la organización, liberándolos de gestiones rutinarias, que si bien son necesarias no constituyen un elemento diferenciador”.

En Quantum explican que “la automatización de procesos ha hecho que la situación sea más llevadera y que la afectación haya sido mínima”.

Para Álvaro Garrido de Hotusa la digitalización de los procesos de backoffice “es algo que es fundamental para cualquier momento, ya sea en crisis o no. Pero cuando hay una crisis es una manera de controlar y unificar los procesos (productos, precios, proveedores…)».

Reorganización de los procesos internos 

Los innumerables cambios de última hora también han servido para analizar procesos internos y optimizarlos para afrontar la temporada con una mayor competitividad. Muchos negocios han aprovechado para digitalizar procesos a los que no prestaban atención cuando la actividad era frenética. 

Un ejemplo es H10 Hotels. “Hemos reorganizado los departamentos, mejorado procesos que teníamos un poco olvidados, marcando una pautas en los equipos para ser más eficaces en nuestra gestión y priorizar así el servicio del cliente”, explica Josep Garriga.   

También lo creen desde AMResorts “creo que hemos dado un salto tecnológico de calidad, debido a la situación actual en la que estamos inmersa, y al tiempo que hemos podido dedicarle a este tipo de procesos internos”.

Algo similar explican desde Insotel Group “hemos aprovechado este tiempo de menor actividad forzada para analizar algunos de nuestros procesos de gestión a fin de detectar carencias y oportunidades de optimización. En este sentido, hemos emprendido proyectos de revisión y optimización de procesos que, si bien tienen un alcance limitado, creemos contribuirán en la eficiencia de diferentes áreas de la organización”.

Tecnología también para el cliente final

Además de adoptar todos los protocolos sanitarios establecidos por las autoridades, los negocios de hostelería y distribución han querido dar un paso más para mejorar la experiencia del usuario tras los meses más duros de la pandemia. Y en este punto la tecnología también ha tenido un papel protagonista. 

Así, a lo largo de los últimos meses hemos observado la irrupción de los códigos QR, apps móviles, servicio de comida para llevar y métodos de pago sin contacto, entre otros, con el único fin de trasladar una sensación de seguridad y comodidad a todos los clientes de restaurantes y hoteles. 

“Hemos hecho varias mejoras tecnológicas durante el último año, tanto para la comodidad del cliente (antes, durante y después de su visita) como para adecuarnos a la situación actual Covid”, explica Riera de AMResorts. 

A lo que Marí de Insotel Group añade “la tecnología nos ha permitido digitalizar ciertos procesos, especialmente aquellos que redundan en la salud de las personas, contribuyendo así a preservar la seguridad de nuestros huéspedes, empleados y colaboradores”. 

No podremos asegurar a ciencia cierta si la temporada de verano será el inicio de la recuperación hasta que acabe. Lo que sí podemos decir, sin miedo a equivocarnos, es que las empresas más perspicaces han sabido prepararse para ganar en competitividad y optimización a través de la tecnología y mejorar así las cifras de su negocio. 

• Tanausú Riera, New Projects Executive en AMResorts.
• Josep Garriga, Director de Compras en H10 Hotels.
• Javier Marí, IT & Online Marketing en Insotel Group.
• Xavier Pampín, Director de Administración en Quantum.
• Álvaro Garrido, Responsable Compras en Hotusa.

Introduce algunos datos sencillos de tu negocio para saber el ahorro que podrías obtener con las soluciones baVel

La transformación digital es una realidad en todos los sectores y ha llegado para quedarse. En los últimos años hemos visto como muchas empresas han invertido en digitalizar los procesos relacionados con el cliente final. Sin embargo, la verdadera transformación digital empieza cuando los procesos internos de las compañías se transforman, evolucionan y se convierten en procesos más competitivos y optimizados.

Los procesos de abastecimiento y facturación son las piezas angulares de la transformación del back office. Aplicar tecnología en estos procesos  y digitalizarlos permite que las empresas sean más eficientes, escalables y productivas y ahorren tiempo y dinero. Sin embargo, muchas veces nos cuesta tangibilizar estos beneficios.

Con el objetivo de poder mostrar de una manera clara y concisa los beneficios que obtienen las empresas cuando implementan las soluciones de baVel hoy lanzamos la calculadora de ahorros de baVel.

Calculadora de ahorros baVel

Hemos creado la calculadora de ahorros para que puedas calcular cuánto dinero se puede ahorrar tu empresa digitalizando los procesos de back office con baVel. La calculadora es muy fácil de usar y los resultados se muestran al instante. Tan solo tienes que introducir algunos datos básicos de tu empresa como por ejemplo el número de facturas, el tiempo que necesitas para procesarlas o el espacio de almacenaje que usas.

Si además quieres tener más detalle de este cálculo, puedes dejarnos tu email y nos pondremos en contacto contigo.

Accede a la calculadora de ahorros baVel:

En Voxel llevamos más de 20 años ayudando a digitalizar la cadena de valor de cientos de empresas. Si además de usar la calculadora quieres ver cómo lo han hecho otras empresas, accede a nuestros casos de éxito. En estas historias, también podrás ver los beneficios tangibles que otras compañías han conseguido.

La gestión eficiente de los stocks es vital en el sector de la restauración y hostelería, y sin embargo, hasta hace poco continuaba siendo uno de los principales retos de la industria. Como demostraba un estudio publicado por Storyous en 2018, la mayoría de soluciones de gestión de stocks implantadas en las empresas de restauración españolas apenas habían sido actualizadas en los últimos 20 años, y esto impedía que la innovación tecnológica realmente se tradujera en ventajas competitivas. 

Dos años después, hemos visto cómo la digitalización se ha posicionado como una de las principales palancas para salir reforzados de la crisis, y así lo explicaban  representantes de empresas líderes en el sector en un artículo anterior sobre  las tendencias que veremos este año en la hostelería, la restauración y la distribución.

Por suerte, son muchas las compañías que ya han apostado por las últimas innovaciones tecnológicas para mejorar la gestión de sus stocks y los procesos derivados. A continuación veremos algunos de los retos a los que se han enfrentado restaurantes, hoteles y otras empresas del sector, cómo los han solucionado y qué resultados han obtenido en relación a la digitalización de la gestión de stock. 

Gestión de stocks: retos, soluciones y beneficios

Uno de los principales retos a los que se enfrentan los negocios cuando hablamos de gestión de stocks es el control de los mismos: gestionar la entrada de género y lidiar con la documentación asociada (albaranes, pedidos), así como solucionar las posibles discrepancias que puedan surgir en el proceso.

La recepción manual de las nuevas mercancías era uno de los principales problemas que quiso abordar UDON antes de digitalizar el proceso. “Los trabajadores de los establecimientos tenían que revisar y dar de alta las nuevas mercancías manualmente y a partir del alabarán en papel, un proceso que, además de requerir tiempo, derivaba en errores e incidencias causando contratiempos en el día a día de los restaurantes”, explican desde la cadena de restauración asiática.

Para solventar estos contratiempos, UDON digitalizó la emisión de pedidos y la recepción de albaranes y facturas con baVel. Con todas estas transacciones 100% digitalizadas, pudieron digitalizar y automatizar fácilmente la gestión del stock a través de un portal propio. 

Encuentra toda la información sobre la gestión automatizada del stock en los restaurantes UDON aquí

Algo similar implantó Selenta, que gracias a la combinación de tres partners tecnológicos – baVel, SAP y MOBBA – evita incluso las discrepancias en las devoluciones de mercancías, que se hacen en tiempo real. Así digitaliza su proceso de abastecimiento Selenta Group. 

Por su lado, Sighore-ICS, una empresa que ofrece soluciones informáticas para la hostelería y la restauración desde hace más de 25 años, ha observado que la mala gestión de los albaranes tiene una repercusión directa en el control de las materias primas de restaurantes y hoteles. Esta mala gestión puede tener un impacto de hasta el 4% en el coste del producto final, que en estos sectores puede llegar a suponer tener beneficios o no tenerlos.

Con el objetivo de ofrecer una solución para todos sus clientes, Sighore se ha aliado con baVel para conseguir un front y back office 100% digitalizado en restauración y hotelería. Además de un control exhaustivo de sus stocks, se ha observado que gracias a la tecnología las empresas pueden llegar a registrar un ahorro de hasta el 8% de su volumen de compras. 

El control de referencias, también importante

En empresas con un alto volumen de productos, la equivalencia manual de referencias es un elemento distorsionador para gestionar eficientemente los stocks. Es el caso de Dino, una distribuidora de productos y artículos de limpieza, higiene y mantenimiento industrial formada por 26 franquiciados independientes que operan en diferentes partes de España. Antes de abordar un proyecto de digitalización, su equipo debía realizar un trabajo manual de equivalencia de más de 4000 referencias que además de tiempo, también les suponía errores y discrepancias. 

Tras digitalizar la comunicación entre cliente – distribuidora – franquiciado con pedido, albarán y factura a través de baVel, Dino no solo consiguió automatizar el trabajo manual, sino que además ahora puede realizar análisis exhaustivos del peso de cada cliente, para la posterior negociación de precios. Conoce todos los detalles de la digitalización de la cadena de abastecimiento de la distribuidora Dino y sus franquiciados aquí. 

Soluciones modulares para digitalizar tu back office

La gestión de stocks es sólo una parte de toda la cadena de valor. Otros procesos que suelen ser manuales y fruto de ineficiencias e inoperancias son los pedidos, escandallos, facturación (emisión, recepción, conciliación…), flujos de aprobación de facturas internas, pagos electrónicos, conexión con las administraciones públicas…

baVel es una solución tecnológica que ofrece una digitalización 100% del back office de los negocios de restauración a través de soluciones modulares que se adaptan a la realidad de cada negocio. 

Si quieres saber cómo podemos ayudarte a digitalizar tu negocio, contacta con nosotros en info@voxelgroup.net

Descubre cómo RIU Hotels & Resorts ha digitalizado su proceso de abastecimiento en España y República Dominicana a través de baVel 

Tras digitalizar la emisión de facturas B2B con baVel, el equipo de RIU decide optimizar también su proceso de abastecimiento en España. La cadena hotelera quiere eliminar los trabajos repetitivos derivados de gestionar los pedidos, los albares y las facturas manualmente. Un proceso que en muchas ocasiones resulta en errores y una carga de trabajo sin valor para el equipo administrativo. 

Ante esta situación, RIU decide digitalizar la emisión y recepción de pedidos y la conciliación de facturas a través de baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group. Su objetivo es poder conectarse electrónicamente con sus proveedores y conciliar de forma automática la factura con el albarán, sin necesidad de intervención manual. 

Gracias a baVel, RIU ha podido ampliar el número de proveedores y aumentar el volumen de transacciones procesadas sin necesidad de ampliar el equipo administrativo. Además, la automatización ha permitido eliminar los errores y redistribuir las funciones del equipo gestor a tareas de mayor valor añadido. 

Actualmente, RIU y baVel trabajan conjuntamente para digitalizar también la cadena de abastecimiento de sus hoteles en República Dominicana. 

Lee el caso de éxito completo y conoce las cifras de ahorro aquí: 

Puedes consultar más casos de éxito de empresas líderes del sector aquí. 

En 2016, UDON, la cadena de restauración asiática líder en España y Portugal, decide redefinir sus procesos internos para poder centralizar y optimizar el control de stock de sus restaurantes. 

UDON se da cuenta de que la gestión de stocks necesita más trazabilidad y digitalización, ya que hasta el momento el control de mercancías se realiza de forma manual y a través de un albarán en papel. 

Ante este problema, UDON decide digitalizar la emisión de sus pedidos y la recepción de sus facturas y albares a través de baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group. El objetivo es poder conectarse electrónicamente con sus proveedores y gestionar automáticamente su stock. 

Gracias a la automatización y digitalización de baVel, UDON es capaz de gestionar sus pedidos, albaranes y facturas sin necesidad de intervención manual. La conexión electrónica con sus proveedores les ha permitido eliminar drásticamente los errores e incidencias y, a la vez, mejorar la relación con sus usuarios. 

¿Quieres saber todos los detalles de cómo UDON ha abierto 12 nuevos establecimientos sin ampliar su equipo? Lee el caso de éxito completo aquí: 

También, encontrarás otros ejemplos de digitalización de procesos de empresas líderes en el sector en nuestra página web.

Soho Boutique Hotels es una gran cadena hotelera que cuenta con 46 hoteles, la mayoría de los cuales son urbanos. Cuando la compañía empieza su expansión tanto a nivel nacional como internacional, el equipo corporativo se da cuenta de que es necesario optimizar el proceso de facturación para poder abordar el gran volumen de facturación. 

Hasta el momento, cada uno de los hoteles se encarga de gestionar y enviar sus propias facturas, dificultando la estandarización de procesos y la centralización. Además, el control documental es limitado, lo que en muchas ocasiones provoca alargar el periodo de entrega al cliente y, en consecuencia, retrasar los pagos. 

Llegados a este punto, Soho Boutique Hotels decide digitalizar la emisión de facturas B2B a través de baVel eBilling, la solución en facturación electrónica de Voxel Group, para poder escalar y optimizar los procesos de facturación.

Gracias a la implementación de baVel, Soho ha automatizado todo su proceso de facturación, eliminando las tareas manuales y obteniendo una mayor visibilidad para resolver las discrepancias en tiempo real. Además, la accesibilidad y la trazabilidad les ha permitido reducir el periodo de entrega a cliente y así acelerar el ciclo medio de cobro. 

¿Quieres saber cuántas facturas es capaz de enviar de forma automática Soho Boutique Hotels gracias a baVel? En el caso de éxito completo encontrarás las cifras de ahorro:

También, encontrarás más casos de éxito de compañías líderes en el sector aquí.