Digitalización de toda la cadena de valor con baVel

baVel es la plataforma de facturación y pagos electrónicos líder en el canal horeca en España. Las soluciones modulares que ofrece la plataforma permiten digitalizar todos los procesos de la cadena de aprovisionamiento de una empresa. Desde las compras, gestión de stocks, escandallos, albarán, factura, conciliador, aprobador de facturas, hasta la conexión con las administraciones públicas y pagos.

Si quieres saber cómo baVel puede ayudar a tu empresa, escríbenos a info@voxelgroup.net o visita nuestra página web.

Los principales indicadores que hemos estado siguiendo a lo largo del último año parecen indicar que la temporada de verano puede ser el inicio de la recuperación. Pero este espejismo ya lo hemos tenido antes. Ahora, tras más de 14 meses de incertidumbre, aberturas y cierres y restricciones, hemos querido saber cómo se han preparado y qué esperan de la temporada de verano las empresas de la hostelería y la distribución. 

Para ello, hemos hablado con 5 profesionales que han estado al pie del cañón a lo largo de esta crisis. Y que se han preparado para afrontar estos primeros meses de brotes verdes.

Temporada de verano: optimismo, pero moderado

“Somos optimistas en cuanto a la apertura de los hoteles, pero no tanto en cuanto a las ocupaciones”, explica Tanausú Riera, New Projects Executive en AMResorts. 

Algo similar piensan desde Quantum, tal y como cuenta su Director de Administración, Xavier Pampin, “Creemos que esta temporada será muy parecida a la del año pasado pero con algo más de movimiento en las zonas de costa. Creemos que el turismo urbano será mínimo”. 

Un poco más optimista se muestra Josep Garriga, Director de Compras en H10 Hotels, “en un principio creemos que la temporada de verano 2021 será mejor que el año pasado, pero estamos pendientes de que los mercados emisores consideren España como un país seguro (…) En H10 Hotels ya tenemos más de la mitad de nuestro portfolio de hoteles operativos con todas las medidas y protocolos de seguridad e higiene que dicta nuestro Safety Program by H10 Hotels”.

En la misma línea habla Álvaro Garrido, Responsable de Compras de Hotusa, “Todo depende de varios factores (…) pero prevemos que esta temporada sea un poco mejor que la del año pasado. Nuestra idea es tener abiertos prácticamente todos los hoteles en junio. Una vez termine el verano y dependiendo del calendario de vacunación esperamos poder mantener los hoteles abiertos en septiembre, octubre, noviembre y diciembre”. 

La digitalización de procesos clave para la adaptación post pandemia

El papel de la tecnología en la recuperación post Covid-19 es casi indiscutible. La transformación digital de las compañías de cualquier sector ha llegado para quedarse y ha sido un factor clave para agilizar aberturas y cierres casi “bajo demanda”.

Así lo explica Javier Marí, IT & Online Marketing en Insotel Group, “La automatización de procesos en el backoffice permite destinar nuestros recursos humanos a tareas que aportan un mayor valor añadido para la organización, liberándolos de gestiones rutinarias, que si bien son necesarias no constituyen un elemento diferenciador”.

En Quantum explican que “la automatización de procesos ha hecho que la situación sea más llevadera y que la afectación haya sido mínima”.

Para Álvaro Garrido de Hotusa la digitalización de los procesos de backoffice “es algo que es fundamental para cualquier momento, ya sea en crisis o no. Pero cuando hay una crisis es una manera de controlar y unificar los procesos (productos, precios, proveedores…)».

Reorganización de los procesos internos 

Los innumerables cambios de última hora también han servido para analizar procesos internos y optimizarlos para afrontar la temporada con una mayor competitividad. Muchos negocios han aprovechado para digitalizar procesos a los que no prestaban atención cuando la actividad era frenética. 

Un ejemplo es H10 Hotels. “Hemos reorganizado los departamentos, mejorado procesos que teníamos un poco olvidados, marcando una pautas en los equipos para ser más eficaces en nuestra gestión y priorizar así el servicio del cliente”, explica Josep Garriga.   

También lo creen desde AMResorts “creo que hemos dado un salto tecnológico de calidad, debido a la situación actual en la que estamos inmersa, y al tiempo que hemos podido dedicarle a este tipo de procesos internos”.

Algo similar explican desde Insotel Group “hemos aprovechado este tiempo de menor actividad forzada para analizar algunos de nuestros procesos de gestión a fin de detectar carencias y oportunidades de optimización. En este sentido, hemos emprendido proyectos de revisión y optimización de procesos que, si bien tienen un alcance limitado, creemos contribuirán en la eficiencia de diferentes áreas de la organización”.

Tecnología también para el cliente final

Además de adoptar todos los protocolos sanitarios establecidos por las autoridades, los negocios de hostelería y distribución han querido dar un paso más para mejorar la experiencia del usuario tras los meses más duros de la pandemia. Y en este punto la tecnología también ha tenido un papel protagonista. 

Así, a lo largo de los últimos meses hemos observado la irrupción de los códigos QR, apps móviles, servicio de comida para llevar y métodos de pago sin contacto, entre otros, con el único fin de trasladar una sensación de seguridad y comodidad a todos los clientes de restaurantes y hoteles. 

“Hemos hecho varias mejoras tecnológicas durante el último año, tanto para la comodidad del cliente (antes, durante y después de su visita) como para adecuarnos a la situación actual Covid”, explica Riera de AMResorts. 

A lo que Marí de Insotel Group añade “la tecnología nos ha permitido digitalizar ciertos procesos, especialmente aquellos que redundan en la salud de las personas, contribuyendo así a preservar la seguridad de nuestros huéspedes, empleados y colaboradores”. 

No podremos asegurar a ciencia cierta si la temporada de verano será el inicio de la recuperación hasta que acabe. Lo que sí podemos decir, sin miedo a equivocarnos, es que las empresas más perspicaces han sabido prepararse para ganar en competitividad y optimización a través de la tecnología y mejorar así las cifras de su negocio. 

• Tanausú Riera, New Projects Executive en AMResorts.
• Josep Garriga, Director de Compras en H10 Hotels.
• Javier Marí, IT & Online Marketing en Insotel Group.
• Xavier Pampín, Director de Administración en Quantum.
• Álvaro Garrido, Responsable Compras en Hotusa.

Introduce algunos datos sencillos de tu negocio para saber el ahorro que podrías obtener con las soluciones baVel

La transformación digital es una realidad en todos los sectores y ha llegado para quedarse. En los últimos años hemos visto como muchas empresas han invertido en digitalizar los procesos relacionados con el cliente final. Sin embargo, la verdadera transformación digital empieza cuando los procesos internos de las compañías se transforman, evolucionan y se convierten en procesos más competitivos y optimizados.

Los procesos de abastecimiento y facturación son las piezas angulares de la transformación del back office. Aplicar tecnología en estos procesos  y digitalizarlos permite que las empresas sean más eficientes, escalables y productivas y ahorren tiempo y dinero. Sin embargo, muchas veces nos cuesta tangibilizar estos beneficios.

Con el objetivo de poder mostrar de una manera clara y concisa los beneficios que obtienen las empresas cuando implementan las soluciones de baVel hoy lanzamos la calculadora de ahorros de baVel.

Calculadora de ahorros baVel

Hemos creado la calculadora de ahorros para que puedas calcular cuánto dinero se puede ahorrar tu empresa digitalizando los procesos de back office con baVel. La calculadora es muy fácil de usar y los resultados se muestran al instante. Tan solo tienes que introducir algunos datos básicos de tu empresa como por ejemplo el número de facturas, el tiempo que necesitas para procesarlas o el espacio de almacenaje que usas.

Si además quieres tener más detalle de este cálculo, puedes dejarnos tu email y nos pondremos en contacto contigo.

Accede a la calculadora de ahorros baVel:

En Voxel llevamos más de 20 años ayudando a digitalizar la cadena de valor de cientos de empresas. Si además de usar la calculadora quieres ver cómo lo han hecho otras empresas, accede a nuestros casos de éxito. En estas historias, también podrás ver los beneficios tangibles que otras compañías han conseguido.

La gestión eficiente de los stocks es vital en el sector de la restauración y hostelería, y sin embargo, hasta hace poco continuaba siendo uno de los principales retos de la industria. Como demostraba un estudio publicado por Storyous en 2018, la mayoría de soluciones de gestión de stocks implantadas en las empresas de restauración españolas apenas habían sido actualizadas en los últimos 20 años, y esto impedía que la innovación tecnológica realmente se tradujera en ventajas competitivas. 

Dos años después, hemos visto cómo la digitalización se ha posicionado como una de las principales palancas para salir reforzados de la crisis, y así lo explicaban  representantes de empresas líderes en el sector en un artículo anterior sobre  las tendencias que veremos este año en la hostelería, la restauración y la distribución.

Por suerte, son muchas las compañías que ya han apostado por las últimas innovaciones tecnológicas para mejorar la gestión de sus stocks y los procesos derivados. A continuación veremos algunos de los retos a los que se han enfrentado restaurantes, hoteles y otras empresas del sector, cómo los han solucionado y qué resultados han obtenido en relación a la digitalización de la gestión de stock. 

Gestión de stocks: retos, soluciones y beneficios

Uno de los principales retos a los que se enfrentan los negocios cuando hablamos de gestión de stocks es el control de los mismos: gestionar la entrada de género y lidiar con la documentación asociada (albaranes, pedidos), así como solucionar las posibles discrepancias que puedan surgir en el proceso.

La recepción manual de las nuevas mercancías era uno de los principales problemas que quiso abordar UDON antes de digitalizar el proceso. “Los trabajadores de los establecimientos tenían que revisar y dar de alta las nuevas mercancías manualmente y a partir del alabarán en papel, un proceso que, además de requerir tiempo, derivaba en errores e incidencias causando contratiempos en el día a día de los restaurantes”, explican desde la cadena de restauración asiática.

Para solventar estos contratiempos, UDON digitalizó la emisión de pedidos y la recepción de albaranes y facturas con baVel. Con todas estas transacciones 100% digitalizadas, pudieron digitalizar y automatizar fácilmente la gestión del stock a través de un portal propio. 

Encuentra toda la información sobre la gestión automatizada del stock en los restaurantes UDON aquí

Algo similar implantó Selenta, que gracias a la combinación de tres partners tecnológicos – baVel, SAP y MOBBA – evita incluso las discrepancias en las devoluciones de mercancías, que se hacen en tiempo real. Así digitaliza su proceso de abastecimiento Selenta Group. 

Por su lado, Sighore-ICS, una empresa que ofrece soluciones informáticas para la hostelería y la restauración desde hace más de 25 años, ha observado que la mala gestión de los albaranes tiene una repercusión directa en el control de las materias primas de restaurantes y hoteles. Esta mala gestión puede tener un impacto de hasta el 4% en el coste del producto final, que en estos sectores puede llegar a suponer tener beneficios o no tenerlos.

Con el objetivo de ofrecer una solución para todos sus clientes, Sighore se ha aliado con baVel para conseguir un front y back office 100% digitalizado en restauración y hotelería. Además de un control exhaustivo de sus stocks, se ha observado que gracias a la tecnología las empresas pueden llegar a registrar un ahorro de hasta el 8% de su volumen de compras. 

El control de referencias, también importante

En empresas con un alto volumen de productos, la equivalencia manual de referencias es un elemento distorsionador para gestionar eficientemente los stocks. Es el caso de Dino, una distribuidora de productos y artículos de limpieza, higiene y mantenimiento industrial formada por 26 franquiciados independientes que operan en diferentes partes de España. Antes de abordar un proyecto de digitalización, su equipo debía realizar un trabajo manual de equivalencia de más de 4000 referencias que además de tiempo, también les suponía errores y discrepancias. 

Tras digitalizar la comunicación entre cliente – distribuidora – franquiciado con pedido, albarán y factura a través de baVel, Dino no solo consiguió automatizar el trabajo manual, sino que además ahora puede realizar análisis exhaustivos del peso de cada cliente, para la posterior negociación de precios. Conoce todos los detalles de la digitalización de la cadena de abastecimiento de la distribuidora Dino y sus franquiciados aquí. 

Soluciones modulares para digitalizar tu back office

La gestión de stocks es sólo una parte de toda la cadena de valor. Otros procesos que suelen ser manuales y fruto de ineficiencias e inoperancias son los pedidos, escandallos, facturación (emisión, recepción, conciliación…), flujos de aprobación de facturas internas, pagos electrónicos, conexión con las administraciones públicas…

baVel es una solución tecnológica que ofrece una digitalización 100% del back office de los negocios de restauración a través de soluciones modulares que se adaptan a la realidad de cada negocio. 

Si quieres saber cómo podemos ayudarte a digitalizar tu negocio, contacta con nosotros en info@voxelgroup.net

En estos tiempos de pandemia, algunos de los sectores que más están sufriendo las consecuencias de las medidas del distanciamiento social y las restricciones son el de la hostelería y la restauración, junto con el de la distribución. Ante esta situación, hay empresas que han decidido hibernar, pero otras, en cambio, han decidido revisar de arriba a abajo sus procesos internos para salir reforzados de esta crisis.

La eficiencia y la optimización son ahora prioridades para muchos negocios. Por eso, hemos hablado con 5 expertos del sector para que nos den su visión de las tendencias que podemos esperar a lo largo de los próximos meses en relación a la digitalización en el canal HORECA.

Aceleración de la digitalización de los negocios

Renovarse o morir. En marzo de 2020 muchos negocios tuvieron que bajar la persiana y aprovecharon el momento para hacer una tarea que hacía tiempo que tenían pendiente: digitalizar sus negocios. “Las crisis derivadas de la pandemia han impulsado la creatividad empresarial para buscar salidas y nuevas vías de business, y en muchos sectores una de las claves ha sido el impulso de la digitalización en sus negocios”, explica Agustín Bosch, Director de Compras en Satocan, grupo empresarial que gestiona los complejos más deseados de Canarias.

En el mismo sentido habla Héctor Martín, VP de Ventas Globales en Voxel, “La mayoría de las empresas, sobre todo las de gran tamaño, hace tiempo que eran conscientes de la importancia de la digitalización y la pandemia sólo ha acelerado estos procesos. En cambio, aquellas empresas que todavía no habían diseñado un plan de digitalización, han tenido que trazarlo a marchas forzadas. Observamos que la pandemia ha contribuido a sensibilizar sobre la importancia de la digitalización y ha acelerado la adopción de herramientas tecnológicas”.

En la misma línea habla Andreu Martínez, Director de aprovisionamientos en la cadena de restauración Viena: “La pandemia nos ha empujado hacia la digitalización; ha acelerado el ritmo en cuanto a la ejecución de los proyectos”.

A lo que Alberto Ferreira, Director de Hostelería en Campofrío España, añade “la tecnología ha pasado de ser considerada como un accesorio a un elemento más de la ‘nueva normalidad’ en todos los negocios de hostelería, grandes y pequeños”.

Más categórico es Enric Almiñana, Director de Compras Corporativo ABBA Hotels. “La digitalización ha avanzado más en unos meses que en los últimos años. Tanto que quien en esta época no se ha puesto al día en esta materia ha perdido dinero o ha tenido que cerrar su negocio”.

Automatización de todo tipo de procesos

La consecuencia directa de la aceleración de la digitalización es la automatización de procesos de todo tipo.

En este sentido, Enric Almiñana de ABBA Hotels destaca el impulso del take away y el delivery y las nuevas formas de contratación de servicios hoteleros en la dirección de co-working. También el avance hacia políticas de big data, inteligencia artificial y RPA. 

Algo similar prevé Alberto Ferreira de Campofrío España: “es importante el desarrollo de los servicios de ‘take away’, que se han convertido en la principal alternativa al consumo en el local”.

Por su lado, Héctor Martín pone énfasis en los modelos de negocio: “aquellas empresas que basaban su modelo de negocio en el punto de venta físico han tenido que abrir o potenciar nuevos canales de venta e interacción digital con el cliente”. Y reflexiona acerca de la cultura empresarial de las compañías: “Las organizaciones acelerarán sus procesos de gestión del cambio para conseguir ser más ágiles, conectadas, colaborativas, flexibles, innovadoras y abiertas para ser capaces de digitalizar todos los eslabones de la cadena de valor”.

En este punto, es importante remarcar que actualmente están emergiendo en el mercado muchas nuevas herramientas tecnológicas para cubrir todas las necesidades de las empresas. Ahora, compañías grandes, medianas y pequeñas tienen un gran abanico de posibilidades para digitalizar y automatizar sus procesos. Por eso es importante que elijan herramientas modulares, flexibles y fáciles de integrar con otros sistemas. El objetivo debe ser poder “implantar herramientas que cubran necesidades específicas pero que sean escalables, es decir, que permitan incrementar funcionalidad y que sean fácilmente integrables con otras soluciones adaptándose al ciclo de vida de cada empresa”, explica Héctor Martín. 

La importancia del back office en la era post Covid-19

Los cinco expertos coinciden en que la digitalización y automatización de los procesos de back office será clave en la recuperación del sector.

Lo explica de una manera muy clara el VP de Ventas Globales de Voxel “Tradicionalmente las empresas han favorecido la digitalización de todas aquellas herramientas que ayudarán a mejorar la relación con el cliente o a incrementar las ventas, en detrimento del back office, donde las tareas administrativas continúan teniendo un elevado porcentaje de trabajo manual. Ahora las empresas están comenzando a poner el foco en la digitalización de esos procesos administrativos, puesto que maximizar la eficiencia de los procesos de back office se ha convertido en un elemento clave para la sostenibilidad y la escalabilidad del negocio”. Además, añade que “la automatización de procesos debe ser transversal: la digitalización del front debe ir acompañada de la digitalización del back”.

Algo similar explica el Director de Compras Corporativo de ABBA Hotels: “la aplicación de la tecnología hacia el exterior es proporcional a la necesidad de gestión interna electrónica, van de la mano, es incoherente trabajar con procesos electrónicos externos y seguir con procesos menos avanzados internos. La organización digital siempre va in-out”.

“La digitalización de los procesos de back office evolucionará de manera exponencial, ya trabajamos en ello en muchos campos de nuestra empresa y diferentes sectores automatizando procesos como la gestión de compras, precios, catálogos de proveedores, marketplace…”, explica Bosch, de Satocan.

En un sentido más práctico habla Ferreira de Campofrío España: la digitalización de los procesos de back office “permite no solo que los recursos y esfuerzos se redirijan hacia los empleados u otras actividades que generen valor, sino que también ayuda a reducir los costes derivados de estas gestiones, y contribuye a mejorar la sostenibilidad del negocio”.

En este sentido, el Director de aprovisionamientos de Viena lo tiene claro, nos encaminamos hacia la “automatización de los procesos que no aportan valor a las compañías”.

Sin duda, la digitalización de los procesos administrativos marcará un antes y un después en la competitividad de las empresas. Quienes han comprendido la importancia de la digitalización y la automatización han aprovechado estos meses para renovar todos sus procesos. Quienes, por el contrario, siguen confiando en seguir funcionando como antes, están perdiendo velocidad en un mundo que será digital o no será.

• Enric Almiñana, Director de Compras Corporativo, Abba Hotels.
• Agustín Bosch, Director de Compras en Satocan.
• Andreu Martínez, Director de aprovisionamientos en Viena.
• Alberto Ferreira, Director de Hostelería en Campofrío España.
• Héctor Martín, VP de Ventas Globales en Voxel.

Descubre cómo Selenta ha digitalizado el proceso de abastecimiento de pedido a pago con baVel 

En 2011, el grupo hotelero Selenta decide optimizar su proceso de abastecimiento tras darse cuenta de que presenta varias ineficiencias. Hasta el momento, el proceso de abastecimiento está centralizado y las facturas se deben firmar presencialmente en la sede principal. Esta metodología implica tareas manuales y repetitivas que, en muchas ocasiones, provocan errores y retrasan el periodo de gestión y los pagos. 

Ante esta situación, Selenta decide automatizar la emisión de pedidos y autoalbaranes y la recepción de facturas con baVel eBilling, la solución de facturación electrónica de Voxel Group. 

Su objetivo es automatizar al 100% todo el proceso P2P: la emisión del pedido, la recepción de mercancías, la emisión del autoalbarán, la recepción de la factura y, por último, la emisión del pago. 

Gracias a la automatización de baVel, Selenta dispone de un círculo P2P robusto y ágil, con el que han podido reducir el tiempo de procesamiento y de gestión de pagos y facturas. Además, la plataforma también les ha permitido aumentar el volumen de transacciones procesadas y han obtenido beneficios extras como el ahorro de papel y la eliminación del espacio física de almacenamiento. 

¿Quieres saber todos los detalles de ahorro? Lee el caso de éxito completo aquí: 

En nuestra página web, encontrarás todos los casos de éxito de empresas líderes en el sector.

Descubre cómo RIU Hotels & Resorts ha digitalizado su proceso de abastecimiento en España y República Dominicana a través de baVel 

Tras digitalizar la emisión de facturas B2B con baVel, el equipo de RIU decide optimizar también su proceso de abastecimiento en España. La cadena hotelera quiere eliminar los trabajos repetitivos derivados de gestionar los pedidos, los albares y las facturas manualmente. Un proceso que en muchas ocasiones resulta en errores y una carga de trabajo sin valor para el equipo administrativo. 

Ante esta situación, RIU decide digitalizar la emisión y recepción de pedidos y la conciliación de facturas a través de baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group. Su objetivo es poder conectarse electrónicamente con sus proveedores y conciliar de forma automática la factura con el albarán, sin necesidad de intervención manual. 

Gracias a baVel, RIU ha podido ampliar el número de proveedores y aumentar el volumen de transacciones procesadas sin necesidad de ampliar el equipo administrativo. Además, la automatización ha permitido eliminar los errores y redistribuir las funciones del equipo gestor a tareas de mayor valor añadido. 

Actualmente, RIU y baVel trabajan conjuntamente para digitalizar también la cadena de abastecimiento de sus hoteles en República Dominicana. 

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