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Descubre cómo Novum Hospitality ha digitalizado el 100% de facturas a través de baVel

Novum Hospitality es una de las mayores cadenas hoteleras en Alemania con más de 180 hoteles y 24.900 habitaciones. En 2017, Novum Hospitality se da cuenta de que su proceso de facturación presenta ineficiencias derivadas principalmente de la gestión manual de facturas.

Su equipo administrativo debe hacer frente a una gran carga de trabajo manual para procesar las facturas que, en muchas ocasiones, resulta en errores, mala gestión del tiempo e incluso pérdida de facturas.

Ante esta situación, Novum Hospitality decide automatizar y digitalizar el 100% del envío de sus facturas a través de baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group. Su objetivo es poder enviar todas sus facturas de forma automática a todos sus clientes, B2B y B2C, y con las administraciones públicas (B2G), cumpliendo con los requisitos legales de cada una de ellas en cada país.

Gracias a la digitalización, Novum Hospitality ha sido capaz de aumentar el volumen de facturación sin necesidad de ampliar el equipo gestor. Además, la automatización les ha permitido eliminar las tareas manuales, reduciendo los errores, las pérdidas y acortando el ciclo medio de cobro.

baVel también les permite cumplir con la legislación vigente en cada país y mantener un archivo digital para cada uno de ellos, contribuyendo al ahorro de papel.

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Descubre cómo Selenta ha digitalizado el proceso de abastecimiento de pedido a pago con baVel 

En 2011, el grupo hotelero Selenta decide optimizar su proceso de abastecimiento tras darse cuenta de que presenta varias ineficiencias. Hasta el momento, el proceso de abastecimiento está centralizado y las facturas se deben firmar presencialmente en la sede principal. Esta metodología implica tareas manuales y repetitivas que, en muchas ocasiones, provocan errores y retrasan el periodo de gestión y los pagos. 

Ante esta situación, Selenta decide automatizar la emisión de pedidos y autoalbaranes y la recepción de facturas con baVel eBilling, la solución de facturación electrónica de Voxel Group. 

Su objetivo es automatizar al 100% todo el proceso P2P: la emisión del pedido, la recepción de mercancías, la emisión del autoalbarán, la recepción de la factura y, por último, la emisión del pago. 

Gracias a la automatización de baVel, Selenta dispone de un círculo P2P robusto y ágil, con el que han podido reducir el tiempo de procesamiento y de gestión de pagos y facturas. Además, la plataforma también les ha permitido aumentar el volumen de transacciones procesadas y han obtenido beneficios extras como el ahorro de papel y la eliminación del espacio física de almacenamiento. 

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Descubre cómo RIU Hotels & Resorts ha digitalizado su proceso de abastecimiento en España y República Dominicana a través de baVel 

Tras digitalizar la emisión de facturas B2B con baVel, el equipo de RIU decide optimizar también su proceso de abastecimiento en España. La cadena hotelera quiere eliminar los trabajos repetitivos derivados de gestionar los pedidos, los albares y las facturas manualmente. Un proceso que en muchas ocasiones resulta en errores y una carga de trabajo sin valor para el equipo administrativo. 

Ante esta situación, RIU decide digitalizar la emisión y recepción de pedidos y la conciliación de facturas a través de baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group. Su objetivo es poder conectarse electrónicamente con sus proveedores y conciliar de forma automática la factura con el albarán, sin necesidad de intervención manual. 

Gracias a baVel, RIU ha podido ampliar el número de proveedores y aumentar el volumen de transacciones procesadas sin necesidad de ampliar el equipo administrativo. Además, la automatización ha permitido eliminar los errores y redistribuir las funciones del equipo gestor a tareas de mayor valor añadido. 

Actualmente, RIU y baVel trabajan conjuntamente para digitalizar también la cadena de abastecimiento de sus hoteles en República Dominicana. 

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Soho Boutique Hotels es una gran cadena hotelera que cuenta con 46 hoteles, la mayoría de los cuales son urbanos. Cuando la compañía empieza su expansión tanto a nivel nacional como internacional, el equipo corporativo se da cuenta de que es necesario optimizar el proceso de facturación para poder abordar el gran volumen de facturación. 

Hasta el momento, cada uno de los hoteles se encarga de gestionar y enviar sus propias facturas, dificultando la estandarización de procesos y la centralización. Además, el control documental es limitado, lo que en muchas ocasiones provoca alargar el periodo de entrega al cliente y, en consecuencia, retrasar los pagos. 

Llegados a este punto, Soho Boutique Hotels decide digitalizar la emisión de facturas B2B a través de baVel eBilling, la solución en facturación electrónica de Voxel Group, para poder escalar y optimizar los procesos de facturación.

Gracias a la implementación de baVel, Soho ha automatizado todo su proceso de facturación, eliminando las tareas manuales y obteniendo una mayor visibilidad para resolver las discrepancias en tiempo real. Además, la accesibilidad y la trazabilidad les ha permitido reducir el periodo de entrega a cliente y así acelerar el ciclo medio de cobro. 

¿Quieres saber cuántas facturas es capaz de enviar de forma automática Soho Boutique Hotels gracias a baVel? En el caso de éxito completo encontrarás las cifras de ahorro:

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Descubre cómo RIU Hotels & Resorts ha digitalizado la emisión de facturas B2B a través de baVel 

Cuando RIU decidió centralizar la gestión administrativa de todos sus hoteles, quedo al descubierto la necesidad de una solución global que les permitiera administrar el gran volumen de facturas de una forma eficiente. 

Hasta el momento, y con un sistema de gestión de facturas manual, los trabajadores debían realizar una serie de tareas manuales recurrentes, que, en el caso de cometer un error, podían llegar a paralizar y demorar el cobro de una factura. Esta situación se agravaba cuando la factura comprendía varios servicios. 

En este punto, RIU Hotels & Resorts decide apostar por baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group, y automatizar su proceso de facturación digitalizando la emisión de sus facturas a clientes B2B. 

Gracias a baVel, RIU es capaz de emitir automáticamente sus facturas, ganando trazabilidad y obteniendo una mayor visibilidad a través de la plataforma. La cadena hotelera ha conseguido reducir su periodo de entrega y, con ello, acortar el tiempo medio de cobro. Además, la adaptabilidad de baVel ha permitido a RIU cumplir con la legislación vigente de los distintos países donde opera, contribuyendo a su expansión internacional. 

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Con la aparición de la venta de habitaciones y servicios de hoteles en Internet, la cantidad de canales por los que un cliente final puede comprar, comparar tarifas y disponibilidad de hoteles se ha multiplicado, hasta el punto que la distribución electrónica hotelera se ha convertido en una industria en sí misma. Y con ello, el coste de distribución de los hoteles se ha disparado.

Antiguamente, el coste de distribución hotelero se repartía mayoritariamente entre sus call centers y las agencias de viaje. Sin embargo, hoy en día, este coste queda repartido entre múltiples actores – OTA’s, GDS, CRS, TMC, entre otros –, donde cada uno aplica su porcentaje de beneficios sobre el coste total, lo que puede llegar a representar entre un 15% y un 25% de comisión total para los hoteles.

Además, la mayoría de hoteles, especialmente pequeños hoteles independientes, no son plenamente conscientes del tamaño real de este coste ni de cómo afecta a sus ingresos anuales. “La realidad es que al coste de distribución también se le añaden los costes de procesamiento de pagos y los de las cancelaciones. Y, para muchos hoteles, estos costes no quedan registrados en ningún libro de cuentas o Excel”, afirmaba Àlex Gisbert, Fundador y CEO en Fastpayhotels durante el baVel Travel Summit, celebrado en Barcelona el pasado mes de mayo. 

De este modo, el coste queda repartido entre las OTA’s, que en muchos casos representan el porcentaje más alto; los costes relacionados con los pagos, en el que el coste de las tarjetas virtuales está creciendo cada día más; las cancelaciones, que pueden representar en algunos casos el 2% del total del coste de distribución y lo que en inglés se denomina ‘breakage’ y representa la cantidad de dinero no recaudado por subfacturación.

Este último es uno de los que pasa más desapercibidos por los hoteleros, pero puede acabar representando una gran cantidad de pérdidas a final de año. Facturar cantidades erróneas, olvidarse de cobrar tarjetas de crédito o subfacturar son algunas de las discrepancias (breakage) más habituales. “Este breakage representa una gran fuente de ingresos para los Bed Banks y, desafortunadamente, es un coste que los hoteles no tienen en cuenta”, se lamentaba Gisbert. Y, al igual que el coste de las cancelaciones, resulta muy difícil de controlar, ya que en muchos casos no depende directamente del hotel.

Para Gisbert, el problema principal está en que, desde hace unos años, este coste de distribución se ha doblado, pero no los ingresos de los hoteles. Debido al aumento del número de hoteles, las tarifas se han mantenido o incluso se han visto reducidas, lo que supone un problema de solvencia y financiero para muchos pequeños y medianos hoteles.

Para intentar revertir esta situación y frente la demanda cada vez mayor de servicios más personalizados, los hoteles están potenciando la venta directa desde sus páginas web. De este modo, consiguen ofrecer mejores servicios, aumentando el margen de beneficios y reduciendo los costes de distribución.

“Muchos hoteles están empezando a adaptarse a nuevas tecnologías, disponen de mayor conectividad y están intercambiando sus tarifas estáticas por dinámicas, lo que les está permitiendo reducir estos costes”, explicaba Gisbert. Y continuaba diciendo: “Aunque la venta directa también suponga unos costes añadidos, – publicidad, pasarelas de pago, plataformas e-Commerce – el margen de beneficios – para los hoteles – resulta mucho mayor”.

El coste de distribución está cambiando la forma en que los hoteles ofrecen sus servicios y productos al cliente final. Apostando por la venta directa, los hoteles intentan ofrecer productos y servicios más personalizados, en los que tienen más margen para aplicar descuentos o promociones. Sin embargo, muy pocos hoteles pueden disponer de un único canal de distribución. Llegados a este punto, la multitud de actores implicados en la extensa y compleja red del sector turístico deberían plantearse colaborar para poder crear un modelo más sostenible en el futuro.

La 6ª edición del baVel Travel Summit reunió los pasados 22 y 23 de Mayo en Barcelona a más de 190 profesionales de la industria turística que tuvieron la oportunidad de vivir un evento único en el sector en el que se mezclaron actividades de networking, ponencias y mesas redondas acerca de la innovación en pagos B2B y las tendencias tecnológicas en relación a la factura electrónica en este sector.

Los avances en la implantación de la Open Payment Alliance, iniciativa de HEDNA para crear un canal de pagos B2B específico para la industria turística, fueron los protagonistas de la sesión mejor valorada por los asistentes al Summit. “El año pasado presentamos formalmente la OPA, este año ya estamos hablando de los primeros pilotos, y el año que viene estaremos compartiendo los primeros casos de éxito”, destaca Xavier Ginesta, presidente de Voxel Group.

Ginesta presentó la primera versión operativa del Payment Manager, el equivalente al Channel Manager en el proceso de pago, y explicó que actualmente ya existen varios pilotos en marcha con la participación de hoteles y OTAs, tanto para optimizar el flujo de las VCCs como para BTGs (Bank Transfer Guaranteed), un nuevo método de pago alternativo a las tarjetas virtuales que presenta varias ventajas para los hoteles. El principal objetivo de la OPA es optimizar el proceso de pago de forma independiente al canal de reservas, y en el caso de las BTGs, hasta que el dinero está en la cuenta del proveedor.

Las VCC’s, el método de pago más utilizado

En el ámbito de las VCCs, además, Mastercard, Barclaycard y VISA – los principales sponsors del evento – participaron en un panel en el que las tarjetas virtuales y su uso en la industria turística fueron las protagonistas. Las tres empresas defendieron el papel fundamental que este método de pago juega y seguirá jugando en la industria turística, y pusieron en valor la importancia de colaborar y escuchar a los usuarios para seguir mejorando y lanzando nuevas soluciones. En relación a las tendencias a corto plazo en los pagos B2B, Rohnny Swennen, Director en Mastercard Enterprise Partnership defendió la importancia de la interconectividad, integración y el intercambio de datos para conseguir mayores beneficios de procesamiento. Por su lado, José Cuevas, Director Global B2B Partnerships en Visa Business Solutions destacó la importancia de colaborar y trabajar en conjunto para crear una buena experiencia de usuario. Finalmente, David Price, MD, Head of Corporate en Barclaycard Commercial Payments explicó que la innovación tiene que ser el resultado de lo que quiere el proveedor y lo que quiere el comprador, con nuevas capas de valor y nuevos beneficios.

En el ámbito de los pagos, los asistentes al Summit pudieron también conocer lo que tiene que decir al respecto un gigante tecnológico como Amazon, de la mano de Thomas Gmelch, Head of Travel & Mobility en Amazon Pay, quien compartió con la audiencia la necesidad de, en un mercado de alta competencia por precio, diferenciarse a través de la experiencia de usuario, y concretamente, en el proceso de pago de la experiencia turística.

El feedback como elemento clave de negocio

Entre las sesiones del baVel Travel Summit de este año también destacaron las experiencias de hoteleros, como Javier Mármol, VP Experience & Quality en NH Hotels Group, quien explicó el proceso mediante el cual el grupo hotelero está modificando todos sus servicios a partir del feedback que ha recibido de sus clientes. Entre otros avances, Mármol comentó el proceso de check-in totalmente automático con el que ya cuentan algunos hoteles, y avanzó próximos pasos en ámbitos como el de la inteligencia artificial.

Por su parte, Sergi Mesquida, Automation & Innovation Manager de Hotelbeds, compartió con los asistentes al evento la estrategia de innovación abierta de este bedbank de referencia internacional, y que pasa tanto por la identificación de innovación interna como externa, ya sea colaborando con startups o emprendedores, como adquiriendo compañías que puedan aportar valor a sus distintas estrategias sectoriales.

Por último, los aspectos relacionados con la regulación PCI y el fraude fueron los protagonistas de un panel que contó la visión de medios de pago -Xanderpay-, hoteles –Meliá Hotels International–  y OTAS –Booking.com-.

Segunda edición de los Voxel Awards

En la cena de gala del Summit tuvo lugar la segunda ceremonia de entrega de los Voxel Awards, los galardones nacidos para reconocer la evolución de compañías clientes de Voxel en relación a los valores corporativos de la empresa. Los galardonados en esta segunda edición de los Voxel Awards han sido: Kuoni en la categoría de “Change Lovers”; Jet2Holidays en la categoría de “People Freaks”; Fastpayhotels en la categoría de “Challenge Maniacs”; y RIU Hotels & Resorts en la categoría de “FUNtasticTeamPlayers”.

La entrega de premios cerró la segunda jornada del baVel Travel Summit, del que Xavier Ginesta, presidente de Voxel, destaca que “ se ha consolidado como el evento de pagos B2B de referencia en la industria turística.” El evento también contó con diversas sesiones de speed networking en las que se llevaron a cabo más de 140 reuniones y con una actividad de Funworking que facilitó las relaciones personales en un entorno distendido entre chiringuitos de la playa de Barcelona.

Si no pudiste asistir este año, no te pierdas ningún detalle aquí: