+1000
treballadors

+200 viatgers
corporatius

Viatges nacionals
i internacionals


EMPRESA DEL SECTOR A ESPAÑA

El punt de partida

El 2019, i després d’una anàlisi exhaustiva de la gestió de les despeses corporatives, el Grupo Hefame pren la decisió d’introduir tecnologia avançada per guanyar eficiència en un procediment que es realitza manualment.

Fins aquest moment, els viatgers corporatius han de complimentar una plantilla de PDF i grapar el tiquet del consum per cada despesa de representació. En el departament d’administració, el procés d’aprovació, escaneig i comprovació és manual, sense suport tecnològic.

Aquest procés dificulta el control documental, suposa una important inversió de temps i, fins i tot, la pèrdua i el detriment de tiquets. A més, requereix recursos com espai per l’emmagatzematge de les notes de despeses i suposa un consum excessiu de paper.

Emmarcat dins d’una pla de digitalització que afecta a tots els departaments de l’empresa, Grupo Hefame busca un partner tecnològic que l’ajudi a automatitzar la gestió de les seves despeses de representació.

Grupo Hefame decideix introduir tecnologia avançada per guanyar eficiència en un procediment que es realitza manualment.
Grupo Hefame rep les factures completes de tots els consums realitzats a la xarxa DevoluIVA per a la posterior recuperació de l’IVA.

La solució

Després de fer una anàlisi exhaustiva de totes les opcions, Grupo Hefame decideix digitalitzar tot el procés de gestió i recuperació d’IVA de les seves despeses corporatives amb DevoluIVA Direct, l’únic operador que uneix en una mateixa app els dos serveis.

Per arrancar el projecte, DevoluIVA realitza una presa de requeriments de les necessitats concretes del client per personalitzar l’aplicació de la gestió de despeses i realitzar la integració amb el seu ERP. Després de la implementació del projecte, DevoluIVA realitza una formació a tot el personal que realitza despeses de representació a Grupo Hefame. 

Per utilitzar el servei, els empleats tan sols han de fotografiar el tiquet de la despesa de representació i crear automàticament la nota de despesa al final de cada mes. En la part administrativa, l’aprovació, comptabilització, conciliació i emmagatzematge dels documents és completament automàtica. A més, cada mes el Grupo Hefame rep les factures de tots els consums en mesos anteriors, per a la posterior recuperació de l’IVA.

Després de la implantació de DevoluIVA Direct, hem aconseguit digitalitzar la creació i validació de notes de despeses, la revisió, la comptabilització, l’extracció del resum de quilòmetres, l’emmagatzematge de documents i dades… Fins i tot la mateixa integració automàtica en el nostre ERP per estalviar i ser més eficients”, explica en Óscar Guzmán, Director de Control de Gestió i responsable de la implantació del projecte a Grupo Hefame. 

Els resultats

Grupo Hefame comença a utilitzar DevoluIVA el febrer de 2020 i, tot i haver coincidit amb l’inici de la pandèmia i el període de confinament, l’empresa ha digitalitzat mensualment més de 1.000 tiquets de consums a través de DevoluIVA.

Gràcies a l’automatització de processos, el Grupo Hefame ha millorat la seva eficiència: el responsable del procés administratiu estalvia 3 dies al mes en la gestió i control de les despeses corporatives, augmentant el seu abast i reduint la dedicació. En aquesta línia, cada viatger corporatiu estalvia 10 minuts per cada nota de despesa de representació. El Grupo Hefame ha eliminat el paper i l’espai d’emmagatzematge, aconseguint un control documental complet.

Grupo Hefame aposta per la sostenibilitat, l’eficiència i la digitalització de processos”, recalca Guzmán. Per això, després d’aquest primer projecte de digitalització, DevoluIVA s’ha convertit en un dels partners tecnològics del Grupo Hefame i ambdues empreses estan treballant en l’automatització de nous processos com la gestió d’avançaments i la conciliació bancària.

Grupo Hefame aposta per la sostenibilitat, l’eficiència i la digitalització de processos.

ÓSCAR GUZMÁN,
Director de Control de Gestió
i responsable de la implantació
del projecte a Grupo Hefame.

+1000 tiquets
digitalitzats al mes

Reducció de l’ús
de paper

Estalvi dept.
administratiu:
3 dies/mes per cada
treballador
Eliminació de l’espai d’emmagatzematge
Estalvi viatger
corporatiu:
10 minuts/despesa
corporativa

Descarrega't el cas d'èxit aquí

Veure altres casos d'èxit