45
empleats

7 viatgers
corporatius

Viatges
nacionals

El punt de partida

Escapada Rural és una plataforma web dedicada a la promoció d’allotjaments rurals a tota Espanya, formada per 45 empleats. Per la naturalesa de la seva feina, tant l’equip directiu com l’equip de comunicació, en total 7 persones, viatgen per motius laborals, principalment per Espanya. En incorporar-se a l’empresa, Montse Gil, Directora de Desenvolupament de Persones, identifica dos processos que presenten ineficiències.

Per una banda, tiquets a les taules dels treballadors, algunes notes de despeses pendents de confeccionar i alguns tiquets extraviats, que repercuteixen en el control de la comptabilitat. Per una altra banda, en la gestió de la comptabilitat trobem gestió de tiquets en paper, tasques manuals d’escaneig i revisió de notes de despeses. A més, els viatgers corporatius inverteixen dues hores al mes en confeccionar manualment aquests documents.

Davant d’aquesta situació, l’empresa decideix buscar una solució per digitalitzar i automatitzar la gestió de les despeses corporatives i la recuperació de l’IVA associat.

Els viatgers corporatius inverteixen dues hores al mes en gestionar les seves despeses.
La recuperació automàtica d’IVA és una de les funcionalitats per la qual escullen DevoluIVA.

La solució

Escapada Rural escull DevoluIVA Clic per digitalitzar la gestió de les seves despeses corporatives. Tot i que no és un dels seus principals requisits, la recuperació automàtica d’IVA és una de les funcionalitats per la qual escullen DevoluIVA: “vam fer números i vam veure que la llicència del gestor de despeses la compensàvem amb l’IVA que podíem recuperar”, explica Gil.

Per a la posada en marxa, tan sols és necessari que els usuaris es descarreguin l’app de DevoluIVA i comencin a gestionar les despeses a través d’ella: “l’app és molt senzilla i vam poder configurar els camps amb tota la informació que nosaltres necessitàvem”, recorda Gil.

Els resultats

Gràcies a l’ús de DevoluIVA, els viatgers corporatius d’Escapada Rural han
automatitzat completament el procés de gestió de les seves despeses corporatives i, per tant, han eliminat el temps que inverteixen en el mateix. A més, les tasques manuals del departament administratiu s’han suprimit, ja que els tiquets queden digitalitzats i les notes de despeses i els fluxos d’aprovació automatitzats, podent prescindir així dels documents en paper.

Reducció del 80% del temps dedicat a la gestió de les despeses corporatives.

Descarrega't el cas d'èxit aquí

Veure altres casos d'èxit