
45
empleats

7 viatgers
corporatius


Viatges
nacionals
El punt de partida
Escapada Rural és una plataforma web dedicada a la promoció d’allotjaments rurals a tota Espanya, formada per 45 empleats. Per la naturalesa de la seva feina, tant l’equip directiu com l’equip de comunicació, en total 7 persones, viatgen per motius laborals, principalment per Espanya. En incorporar-se a l’empresa, Montse Gil, Directora de Desenvolupament de Persones, identifica dos processos que presenten ineficiències.
Per una banda, tiquets a les taules dels treballadors, algunes notes de despeses pendents de confeccionar i alguns tiquets extraviats, que repercuteixen en el control de la comptabilitat. Per una altra banda, en la gestió de la comptabilitat trobem gestió de tiquets en paper, tasques manuals d’escaneig i revisió de notes de despeses. A més, els viatgers corporatius inverteixen dues hores al mes en confeccionar manualment aquests documents.
Davant d’aquesta situació, l’empresa decideix buscar una solució per digitalitzar i automatitzar la gestió de les despeses corporatives i la recuperació de l’IVA associat.


La solució
Escapada Rural escull DevoluIVA Clic per digitalitzar la gestió de les seves despeses corporatives. Tot i que no és un dels seus principals requisits, la recuperació automàtica d’IVA és una de les funcionalitats per la qual escullen DevoluIVA: “vam fer números i vam veure que la llicència del gestor de despeses la compensàvem amb l’IVA que podíem recuperar”, explica Gil.
Per a la posada en marxa, tan sols és necessari que els usuaris es descarreguin l’app de DevoluIVA i comencin a gestionar les despeses a través d’ella: “l’app és molt senzilla i vam poder configurar els camps amb tota la informació que nosaltres necessitàvem”, recorda Gil.
Els resultats
Gràcies a l’ús de DevoluIVA, els viatgers corporatius d’Escapada Rural han
automatitzat completament el procés de gestió de les seves despeses corporatives i, per tant, han eliminat el temps que inverteixen en el mateix. A més, les tasques manuals del departament administratiu s’han suprimit, ja que els tiquets queden digitalitzats i les notes de despeses i els fluxos d’aprovació automatitzats, podent prescindir així dels documents en paper.
