+50 viatgers
corporatius

Viatges
nacionals

Líder del sector
a Europa

El punt de partida

BMI és l’empresa líder en la fabricació i venda de productes i solucions per a cobertes planes i inclinades a Europa. La companyia té clients a tot el món i a més forma part d’una multinacional. En conseqüència, els viatges corporatius i de representació són constants.

A Espanya, més de 50 treballadors viatgen sovint per motius laborals. La gestió de les despeses de representació és manual. Mensualment, cada viatger corporatiu ha de fer la liquidació i adjuntar tots els tiquets corresponents a les despeses. Per part seva, l’equip de recursos humans revisa una a una aquestes liquidacions. Finalment, la documentació arriba al departament de comptabilitat que gestiona la part del pagament.

A més del temps invertit en una tasca amb poc valor afegit per a l’empresa, la gestió manual de les despeses de representació pot generar errors i disputes que després s’han de solucionar. També hi ha un excessiu ús de paper.

Finalment, el departament financer identifica que és pràcticament impossible obtenir una factura de cada despesa de representació per a poder recuperar l’IVA, tal com permet la llei.

És pràcticament impossible obtenir una factura de cada despesa de representació per a poder recuperar l’IVA.
El servei de DevoluIVA és ràpid, senzill i automàtic. La intervenció dels treballadors és gairebé innecessària i així s’eviten errors.

La solució

Emmarcat dins d’una estratègia global de digitalització, BMI Espanya decideix digitalitzar i automatitzar la gestió de les despeses corporatives i la recuperació de l’IVA. Per a fer-ho, compten amb el suport de dues eines tecnològiques. 

D’una banda, usen el gestor de despeses Concur per a digitalitzar la gestió de  les despeses de representació.  A través d’un app, els treballadors fotografien els tiquets i elaboren les liquidacions digitalment. Per l’altre banda, contacten amb DevoluIVA per a la recuperació automàtica de l’IVA.

Amb més de 100.000 establiments afiliats a la seva xarxa, DevoluIVA és capaç d’emetre les factures de totes les despeses de representació automàticament i integrar-les a l’ERP de l’empresa llestes per a emplenar el Subministrament Immediat d’Informació (SII). A més, la recuperació d’IVA amb DevoluIVA és un procés que sempre va a més: cada mes DevoluIVA comprova retrospectivament si hi ha despeses en els nous comerços de la xarxa, que creix dia a dia, i emet la factura corresponent.

“El servei de DevoluIVA és ràpid, senzill i automàtic. La intervenció dels treballadors és gairebé innecessària i així s’eviten errors” explica Fernando Del Castillo, Director Financer d’Espanya i Portugal a BMI Group.

Els resultats

Durant l’últim any, DevoluIVA ha estat capaç d’emetre més de 7.000 factures electròniques corresponents a les despeses corporatives de BMI España, permetent així recuperar l’IVA d’aquestes despeses.

Gràcies a un procés de gestió de les despeses corporatives i de recuperació d’IVA 100% digitalitzat i automatitzat els equips de BMI España han guanyat en eficiència, estalvi de temps i rapidesa.

Concretament, els viatgers corporatius s’estalvien més de 2 hores al mes en la gestió de les despeses de representació. A l’equip administratiu, la persona encarregada de la revisió d’aquestes despeses ara pot invertir més de la meitat del seu temps en altres tasques de major valor afegit.

A més, la digitalització i automatització d’aquest procés ha contribuït a reduir dràsticament l’ús de paper i a millorar la sostenibilitat de BMI Espanya com a empresa. “En la lluita de BMI per reduir la petjada de carboni i digitalitzar processos, DevoluIva ha estat un gran aliat”, comenta Fernando del Castillo.

DevoluIVA i BMI Espanya estan ara treballant en implementar la recuperació d’IVA de les despeses de representació internacionals, per a continuar contribuint en l’eficiència i l’estalvi de l’empresa.

+7.000 factures
electròniques

Estalvi +2 hores / mes
cada viatger corporatiu

Reducció de
l’ús del paper

Augment de l’eficiència
dels equips
Estalvi dept.
administratiu.
Tasques de major
valor afegit
Nou projecte de
digitalització:
recuperació de l’IVA
internacional

Descarrega't el cas d'èxit aquí

Veure altres casos d'èxit