+1000
empleados

+200 viajeros
corporativos

Viajes nacionales e
internacionales


EMPRESA DEL SECTOR EN ESPAÑA

El punto de partida

En 2019, y tras un análisis exhaustivo de la gestión de los gastos corporativos, Grupo Hefame adopta la decisión de introducir tecnología avanzada para ganar eficiencia en un procedimiento que se realiza manualmente.

Hasta la fecha, los viajeros corporativos deben rellenar una plantilla en PDF y grapar el tique del consumo por cada gasto de representación. En el departamento de administración, el proceso de aprobación, escaneo y comprobación es manual, sin apoyo tecnológico.

Este proceso dificulta el control documental, supone una importante inversión de tiempo e incluso la pérdida y el deterioro de tiques. Además, requiere recursos como espacio para el almacenamiento de las notas de gastos y supone un excesivo consumo de papel.

Enmarcado en un plan de digitalización que afecta a todos los departamentos de la empresa, Grupo Hefame busca un partner tecnológico que le ayude a automatizar la gestión de sus gastos de representación.

Grupo Hefame decide introducir tecnología avanzada para ganar eficiencia en un procedimiento que se realiza manualmente.
Grupo Hefame recibe las facturas de todos los consumos realizados en la red DevoluIVA, para la posterior recuperación del IVA.

La solución

Tras un análisis de distintas opciones, Grupo Hefame decide digitalizar el proceso de gestión y recuperación de IVA de sus gastos corporativos con DevoluIVA Direct, el único operador que aúna en una misma app los dos servicios.

Para arrancar el proyecto, DevoluIVA realiza una toma de requerimientos de las necesidades concretas del cliente para personalizar la aplicación de gestión de gastos y realiza la integración con su ERP. Tras la implementación del proyecto, DevoluIVA realiza una formación a todo el personal que realiza gastos de representación en Grupo Hefame. 

Para usar el servicio, los empleados solo tienen que fotografiar el tique del gasto de representación y crear automáticamente la nota de gasto  a final de mes. En la parte administrativa, la aprobación, contabilización, conciliación y almacenamiento de estos documentos se realiza ahora de forma completamente automática. Además, cada mes Grupo Hefame recibe facturas de los consumos realizados en meses anteriores, para la posterior recuperación del IVA.

Tras la implantación de DevoluIVA Direct, hemos conseguido digitalizar la creación y validación de notas de gastos, la revisión, la contabilización, la extracción del resumen de kilómetros, el almacenamiento de documentos y datos… Hasta la propia
integración automática en nuestro ERP para ahorrar y ser más eficientes” explica Óscar Guzmán, Director de Control de Gestión y responsable de implantación del proyecto en Grupo Hefame.

Los resultados​

Grupo Hefame empieza a usar DevoluIVA en febrero del 2020 y, pese a haber coincidido con el inicio de la pandemia y el período de confinamiento, la compañía ha digitalizado mensualmente más de 1.000 tiques de consumos a través de DevoluIVA.

Gracias a la automatización de procesos, Grupo Hefame ha mejorado su eficiencia: el responsable del proceso administrativo ahorra 3 días al mes en la gestión y control de gastos corporativos, de modo que aumenta su alcance y reduce la dedicación. En esta línea, cada viajero ahorra una media de 10 minutos por cada nota de gasto de representación. Grupo Hefame también ha eliminado el papel y el espacio de almacenamiento, consiguiendo un control documental completo.

Grupo Hefame apuesta por la sostenibilidad, la eficiencia y la digitalización de procesos”, recalca Guzmán. Y por eso, tras este primer proyecto de digitalización, DevoluIVA se ha convertido en uno de los partners tecnológicos de Grupo Hefame y ambas empresas están trabajando en la automatización de nuevos procesos, como la gestión de anticipos y la conciliación bancaria.

Grupo Hefame apuesta por la sostenibilidad, la eficiencia y la digitalizaciónde procesos.

ÓSCAR GUZMÁN,
Director de Control de Gestión y responsable de implantación del proyecto en Grupo Hefame

+1000 tiques
digitalizados al mes
Reducción
del uso de papel
Ahorro dept.
administrativo:
3 días/mes por cada
trabajador
Eliminación
del espacio de
almacenamiento
Ahorro viajero
corporativo:
10 minutos/gasto
corporativo

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