45
empleados

7 viajeros
corporativos

Viajes
nacionales

El punto de partida

Escapada Rural es una plataforma web dedicada a la promoción de alojamientos rurales en toda España, que actualmente cuenta con 45 empleados. Por la naturaleza de su trabajo, tanto el equipo directivo como el equipo de comunicación, en total 7 personas, viajan por motivos laborales, principalmente en España. Al incorporarse a la empresa, Montse Gil, Directora de Desarrollo de Personas, identifica 2 procesos que presentan ineficiencias.

Por un lado, tiques en las mesas de los empleados, algunas notas de gastos pendientes de confeccionar y algunos tiques extraviados, lo que significa desajustes en la contabilidad. Por otro lado, en la gestión de la contabilidad, gestión de tiques en papel, trabajos manuales de escaneo y revisión de las notas de gastos. Además, los viajeros corporativos invierten dos horas al mes en confeccionar manualmente sus notas de gastos.

Ante esta situación, la empresa decide buscar una solución para digitalizar y automatizar la gestión de los gastos corporativos y la recuperación del IVA asociado.

Los viajeros corporativos invierten dos horas al mes en gestionar sus gastos
La recuperación automática de IVA es la funcionalidad por la que eligen DevoluIVA

La solución

Escapada Rural escoge DevoluIVA Clic para digitalizar la gestión de sus gastos corporativos. Pese a que no es uno de sus principales requisitos, la recuperación automática de IVA es una de las funcionalidades por la que se decantaron por DevoluIVA: “hicimos números y vimos que la licencia del gestor de gastos la compensábamos con el IVA que podíamos recuperar”, explica Gil.

Para la puesta en funcionamiento, tan solo hace falta que los usuarios descarguen la app de DevoluIVA y empiecen a gestionar los gastos a través de ella: “la app es muy sencilla y pudimos configurar los campos con toda la información que nosotros necesitábamos”, recuerda Gil.

Los resultados​

Gracias al uso de DevoluIVA, los viajeros corporativos de Escapada Rural han automatizado completamente el proceso de gestión de sus gastos corporativos y, por tanto, han eliminado el tiempo que invierten en él. Además, el trabajo manual del departamento administrativo ha sido suprimido, ya que los tiques quedan digitalizados y las notas de gastos y sus flujos de aprobación automatizados, pudiendo prescindir así de los documentos en papel.

Reducción del 80% del tiempo dedicado en la empresa a la gestión de gastos de representación.

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