+50 viajeros
corporativos
Viajes
nacionales
Líder del sector
en Europa

El punto de partida

BMI es la empresa líder en la fabricación y venta de productos y soluciones para cubiertas planas e inclinadas en Europa. La compañía tiene clientes en todo el mundo y además forma parte de una multinacional, con lo que los viajes corporativos y de representación son constantes.

En España, más de 50 trabajadores viajan por motivos laborales frecuentemente. La gestión de los gastos de representación es manual.

Mensualmente, cada viajero corporativo tiene que hacer la liquidación y adjuntar todos los tiques correspondientes a los gastos. Por su parte, el equipo de recursos humanos revisa una a una estas liquidaciones. Por último, la documentación llega al departamento de contabilidad que gestiona la parte del pago.

Además del tiempo invertido en una tarea con poco valor añadido para la empresa, la gestión manual de los gastos de representación puede generar errores y disputas que luego se deben solventar. También hay un excesivo uso de papel.

Finalmente, el departamento financiero identifica que es prácticamente imposible obtener una factura de cada gasto de representación para poder recuperar el IVA, tal y como permite la ley.

Es prácticamente imposible obtener una factura de cada gasto de representación para poder recuperar el IVA.
El servicio de DevoluIVA es rápido, sencillo y automático. La intervención de los trabajadores es casi innecesaria y así se evitan errores.

La solución

Enmarcado dentro de una estrategia global de digitalización, BMI España decide digitalizar y automatizar la gestión de los gastos corporativos y la recuperación del IVA. Para hacerlo, cuentan con el apoyo de dos herramientas tecnológicas.

Por un lado, usan el gestor de gastos Concur para digitalizar la gestión de los gastos de representación. A través de un app, los trabajadores fotografían los tiques y elaboran las liquidaciones digitalmente. Por el otro lado, contactan con DevoluIVA para la recuperación automática del IVA.

Con más de 100.000 establecimientos afiliados a su red, DevoluIVA es capaz de emitir las facturas de todos los gastos de representación automáticamente e integrarlas en el ERP de la empresa listas para cumplimentar el Suministro Inmediato de Información (SII). Además, la recuperación de IVA con DevoluIVA es un proceso que siempre va a más: cada mes DevoluIVA comprueba retrospectivamente si hay gastos en los nuevos comercios de la red, que crece día a día, y emite la factura correspondiente.

“El servicio de DevoluIVA es rápido, sencillo y automático. La intervención de los trabajadores es casi innecesaria y así se evitan errores” explica Fernando Del  Castillo, Director Financiero de España y Portugal en BMI Group.

Los resultados​

A lo largo del último año, DevoluIVA ha sido capaz de emitir más de 7000 facturas electrónicas correspondientes a los gastos corporativos de BMI España y permitiendo recuperar el IVA de dichos gastos.

Gracias a un procesos de gestión de los gastos corporativos y de recuperación de IVA 100% digitalizado y automatizado los equipos de BMI España han ganado en eficiencia, ahorro de tiempo y rapidez.

Concretamente, los viajeros corporativos se ahorran más de 2 horas al mes en la gestión de los gastos de representación. En el equipo administrativo, la persona encargada de la revisión de estos gastos ahora puede invertir más de la mitad de su tiempo en otras tareas de mayor valor añadido.

Además, la digitalización y automatización de este proceso ha contribuido a una reducción drástica del uso de papel y, en consecuencia, a mejorar la sostenibilidad de BMI España como empresa. “En la lucha de BMI por reducir la huella de carbono y digitalizar procesos, DevoluIva ha sido un gran aliado”, comenta Fernando del Castillo.

DevoluIVA y BMI España están ahora trabajando en implementar la recuperación del IVA de los gastos de representación internacionales, para seguir contribuyendo a la eficiencia y al ahorro de la empresa.

+7.000 facturas
electrónicas
Ahorro +2 horas / mes
por viajero corporativo
Reducción del
uso del papel
Aumento de la
eficiencia
de los equipos
Ahorro dept.
administrativo.
Tareas de mayor
valor añadido
Nuevo proyecto
de digitalización:
recuperación del IVA
internacional

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