Guía rápida para la facturación electrónica en Italia

Si, tanto en B2G como B2B como B2C.

En B2G y B2B no es necesario el consentimiento, ya que el envío de facturas electrónicas es obligatorio.

En B2C, si el cliente pide una factura puede elegir entre recibir copia en papel o en formato electrónico.

En Italia, el envío de facturas electrónicas al gobierno (B2G) es obligatoria desde el 2014.

Es obligatorio en B2B,, a partir del 1 de enero del 2019.

Para el usuario final, la factura electrónica será obligatoria si el cliente lo pide expresamente.

La Agenzia delle Entrate junto con Sogei, han desarrollado un sistema gratuito de facturas electrónicas PA, llamado Sdi.

El Sdi, por lo tanto, puede ser utilizado tanto por las administraciones públicas como por empresas y profesionales para emitir y recibir, de acuerdo con modelos estandarizados definidos por la Agenzia delle Entrate (XML).

La facturación electrónica B2B, consiste en utilizar estos mismos estándares desarrollados por la Agenzia delle Entrate para la ‘fatturaPA’ también para formación (XML), transmisión y recepción (a través de Sdi) de la factura electrónica entre particulares, y la subsiguiente preservación digital.

La nueva Ley de Presupuesto 2018, introduce de la obligación de factura electrónica entre privados (B2B) a partir del 1 de enero de 2019, mientras que la obligación de facturación electrónica desde el 1 de julio de 2018 para las siguientes facturas:

1. Suministros de gasolina o gasoil destinados a ser utilizados como combustibles para motores
2. Servicios prestados por subcontratistas de la cadena comercial, como parte de un contrato de obras, servicios o suministros celebrados con una administración pública.

Para crear, recibir, firmar, transmitir o almacenar una factura electrónica B2B entre privados, profesionales o de empresas, se debe utilizar una plataforma digital que tenga los mismos requisitos legales para la generación, gestión y la preservación de las facturas electrónicas, que tiene el Sdi.
Para crear una factura electrónica B2B:

• 1. Acceder al Servicio y elegir el uso del trabajo.
• 2. Generar la factura electrónica.
• 3. Seleccionar el formato de la factura electrónica.
• 4. Y en función de la opción elegida, puede: generar una nueva factura, ver la última factura generada y archivada o importar la factura del archivo XML.
• 5. Una vez preparado el archivo XML que contiene una o más facturas, el operador económico está listo para la transmisión de facturas electrónicas entre los particulares con el sistema de intercambio u otro software.
• 6. Después de la transmisión del archivo, el profesional, la empresa, o el intermediario autorizado deben esperar la confirmación del recibo del archivo a través de la aplicación presente en la sección de herramientas SdI o utilizando los servicios telemáticos Fisconline o Entratel.
• 7. Si el destinatario de la factura ya está conectado al SdI se le notifica la factura por este medio. Si no lo está, la factura se le envía a su PEC (Posta Elettronica Certificata). Todas las empresas y profesionales debe, por ley, poseer una dirección PEC.

Para las facturas B2C, el procedimiento es el siguiente:

• 1. Si el cliente pide la factura, el emisor debe emitir factura electrónica a través de SdI.
• 2. Está previsto que la factura electrónica quede a disposición del consumidor en el servicio telemático de la Agenzia delle entrate.
• 3. Una copia de la factura electrónica o en formato analógico (papel) será entregada por el emisor al consumidor.
• 4. En cualquier caso, el consumidor tiene derecho a renunciar a las copias electrónicas o analógicas de la factura.

Para operaciones extranjeras, el proceso es el siguiente:

• 1. Se pueden transmitir a través del SdI.
• 2. Si no se hace a través del SdI los sujetos registrados en el IVA residentes en Italia estarán obligados a enviar a Hacienda los datos sobre las entregas de bienes y servicios efectuados/recibidos de personas no establecidas o identificadas en el territorio del Estado.
• 3. La transmisión telemática a Hacienda debe efectuarse mediante una comunicación específica, denominada "comunicación transfronteriza", que se enviará en el último día del mes siguiente a la fecha del documento expedido o de la fecha de recepción del documento que demuestre la operación.

No es necesario.

Los operadores económicos pueden utilizar intermediarios para la transmisión de facturas electrónicas, sin perjuicio de las responsabilidades de la persona que realiza la venta de los bienes o la prestación del servicio.

La emisión "en nombre de" el proveedor debe estar claramente indicada en la factura. Se requiere un acuerdo de externalización previa con cierto contenido.

No existen disposiciones expresas en la ley italiana sobre el contenido del acuerdo de externalización de emisión de factura electrónica; la autoridad tributaria ha emitido una Circular que establece que ambas partes deben dar su consentimiento a los procedimientos de emisión y dialogar sobre los elementos que caracterizan la operación a realizar y cumplir con la obligación de numeración progresiva / secuencial de la factura.

Con respecto a los intercambios con operadores no establecidos en el territorio del Estado, los sujetos pasivos del IVA transmiten electrónicamente a la Agencia de Ingresos los datos relativos a la venta de bienes y servicios realizados y recibidos, hacia y desde partes no establecidas en el territorio del estado, excepto aquellos para los cuales se emite un recibo de aduana y aquellos para los cuales se han emitido y recibido facturas electrónicas.

En la subcontratación a países no pertenecientes a la UE (centro desde un país sin tratado de asistencia mutua relevante) se debe realizar una notificación previa y el proveedor debe haber realizado negocios en Italia durante un mínimo de 5 años con un registro de IVA limpio.

Si, a través de cualquier medio aceptado, como por ejemplo la firma electrónica calificada o una firma digital basada en un certificado calificado y un sistema de claves criptográficas (usando hardware aprobado localmente).

Los datos sellados con un sello electrónico cualificado gozan de la presunción de integridad y autenticidad.

Los formatos permitidos están envueltos en PKCS # 7-CAdES, PDF, XML (XMLDSIG-XAdES).

Cada factura electrónica debe ser firmada por la empresa o profesional mediante el uso de la firma digital, la única capaz de garantizar la integridad y autenticidad de los archivos XML enviados y la marca de tiempo.

Los certificados calificados emitidos por una Autoridad de Certificación acreditada en un Estado miembro de la UE deben ser aceptados. En ciertos casos, las prácticas locales y otras consideraciones pueden recomendar el uso de CA locales.

En el envío de facturas B2B no es obligatorio incluir firma electrónica. Sin embargo , si ésta es incluida, debe cumplir con los requisitos legalmente exigidos.

Las facturas enviadas a través del SdI deben de estar en el formato ‘FatturaPA’.

Las facturas deben almacenarse de tal manera que se garantice su integridad, autenticidad y disponibilidad durante el período de almacenamiento.

Se debe almacenar la factura original con firma que incluya certificado u otra evidencia de integridad y autenticidad, según corresponda. Cualquier evidencia de este tipo debe almacenarse en formato electrónico.

El almacenamiento en el exterior está limitado a países con los que Italia tiene un tratado de asistencia mutua relevante. Se requiere acceso en línea si se almacena en el extranjero.

La notificación de almacenamiento en el extranjero debe presentarse de antemano.

Si, se debe designar un Responsable de Archivado de Datos (Responsable della Conservazione, RDC). Este rol se puede delegar total o parcialmente a una o varias partes externas. Se requiere un mandato directo para la delegación del RDC.

Se debe almacenar electrónicamente una descripción detallada del sistema de almacenamiento electrónico (Manuale di conservazione). Cierto contenido es obligatorio para el Manuale di conservazione.

El sistema de almacenamiento electrónico debe ser capaz de generar y diferenciar entre tres paquetes de información en el proceso de almacenamiento: depósito, distribución y archivo de datos. (Ver la sección Preservación a continuación).

A más tardar tres meses después de la fecha límite para presentar la declaración fiscal anual, cualquier factura de ese año fiscal debe haberse conservado incluyendo su huella digital en un paquete de archivo que haya sido firmado con un QES del RDC o un delegado y provisto con una referencia de tiempo de terceros.

Una firma electrónica calificada debe ser aplicada por una persona física que sea responsable de archivar o que sea un delegado de la persona jurídica responsable de archivar, antes de almacenar las facturas electrónicas durante todo el período de almacenamiento obligatorio. Las firmas separadas no están permitidas a menos que sean firmas XAdES.

Italia solo permite las firmas XML-XAdES, PKCS # 7-CAdES y PDF. Las firmas y referencias de política de validación no están permitidas en las facturas.

Se recomienda un formato predefinido para el paquete de archivo (pacchetto di archiviazione).

No es necesario estar acreditado, pero existen certificaciones de proveedores que pasan auditorias de calidad.

El periodo mínimo de almacenamiento es de 10 años desde la recepción de la factura.

A continuación, se relacionan los elementos comunes que deben ser incluidos en la emisión de una Factura Ordinaria, de conformidad con el artículo 21 del Decreto Presidencial 633/72.

La factura contendrá la siguiente información:

• 1. Fecha de expedición.
• 2. El número de secuencia que lo identifique de forma única.
• 3. Se debe tener una serie distinta para las facturas electrónicas y las facturas en papel.
• 4. La sociedad, nombre o razón social, nombre y apellidos, residencia o domicilio del cedente o proveedor, del representante fiscal y localización del establecimiento permanente de los no residentes.
• 5. Número de registro del IVA del proveedor.
• 6. El nombre, apellidos o razón social, nombre y apellidos, residencia o domicilio del cesionario o del obligado principal, del representante fiscal y la ubicación del establecimiento permanente de las personas no residentes.
• 7. El número de registro a efectos del IVA de la persona que sea cliente o, en el caso de un sujeto pasivo establecido en otro Estado miembro de la Unión Europea, un número de identificación a efectos del IVA expedido por el Estado miembro de establecimiento; cuando el cliente residente o domiciliado en el territorio del Estado no actúe en el ejercicio de una actividad económica, artística o profesional, el código fiscal.
• 8. La naturaleza, calidad y cantidad de los bienes y servicios cubiertos por la transacción.
• 9. Las tasas y otros datos necesarios para determinar la base imponible, incluidos los relativos a los bienes entregados en concepto de descuento, prima o reducción a que se refiere el artículo 15, apartado 2, párrafo primero.
• 10. Las comisiones relativas a otros activos vendidos como descuento, prima o reembolso.
• 11. Tipo, importe del impuesto y base imponible redondeados al céntimo de euro más próximo.
• 12. Fecha de primera matriculación o registro en los registros públicos y número de kilómetros recorridos, horas recorridas u horas voladas, en el caso de las entregas intracomunitarias de medios de transporte nuevos a que se refiere el apartado 4 del artículo 38 del Decreto-Ley no 331 de 30 de agosto de 1993, convertido, con sus modificaciones, en la Ley no 427 de 29 de octubre de 1993.
• 13. Una nota de que el cesionario o el obligado principal o un tercero la emiten en nombre del proveedor.

En las facturas en moneda extranjera:

• 1. La base imponible y el IVA deben expresarse siempre en euros.
• 2. Todos los demás elementos de la factura (descripción, importe imponible, factura total, etc.) pueden expresarse en lengua y moneda extranjeras.
• 3. A petición de la administración financiera, las facturas redactadas en una lengua extranjera se traducirán a las lenguas nacionales con fines de control.

En el caso de facturas rectificativas (artículo 21bis del Decreto Presidencial 633/72):

• 1. Fecha de emisión.
• 2. El número de secuencia que lo identifique de forma única.
• 3. La sociedad, nombre o razón social, nombre y apellidos, residencia o domicilio del cedente o proveedor, del representante fiscal y localización del establecimiento permanente de los no residentes.
• 4. Número de registro del IVA del proveedor.
• 5. La sociedad, nombre o razón social, nombre y apellidos, residencia o domicilio del cesionario o obligado principal, del representante fiscal y lugar de establecimiento permanente de los no residentes; alternativamente, en el caso de una persona establecida en el territorio del Estado miembro, sólo podrá indicarse el código fiscal o el número de identificación a efectos del IVA o, en el caso de un sujeto pasivo establecido en otro Estado miembro de la Unión Europea, el número de identificación a efectos del IVA asignado por el Estado miembro.
• 6. Una descripción de los bienes y servicios suministrados.
• 7. Importe de la contraprestación total y del IVA soportado, o de los datos utilizados para calcularlo.
• 8. en el caso de las facturas expedidas con arreglo al artículo 26, la referencia a la factura rectificada y las indicaciones específicas modificadas.