Les chaînes hôtelières internationales font face à de nombreux défis en matière de digitalisation et d’intégration de différents fournisseurs et systèmes au sein d’un même réseau. En plus de cela, la conformité aux réglementations locales en matière de facturation électronique est une nécessité absolue lorsqu’on opère dans plusieurs pays simultanément.
Pour les chaînes hôtelières ayant une présence internationale, choisir des partenaires technologiques fiables peut être la clé d’un parcours fluide vers la digitalisation des processus de facturation électronique et d’approvisionnement. C’est le cas du Groupe Accor, le groupe hôtelier multinational français, qui a choisi Voxel, une entreprise du groupe Amadeus, comme partenaire de facturation électronique pour une partie importante de ses opérations en Europe.
L’histoire d’Accor
Accor est l’un des plus grands groupes hôteliers au monde, avec plus de 5 000 hôtels répartis dans plus de 100 pays, et proposant une grande variété d’hébergements, allant des franchises aux complexes de luxe. En raison de son envergure internationale, le groupe émet et reçoit des milliers de factures chaque mois, non seulement pour les réservations, mais aussi pour son vaste réseau de fournisseurs.
Dans un cas comme celui d’Accor, un partenaire technologique idéal pour la facturation électronique doit répondre aux critères suivants :
- Intégration fluide avec le PMS (Property Management System)
- Une équipe juridique dédiée pour garantir la conformité
- Expertise en chaîne d’approvisionnement
- Grande capacité d’archivage
- Plateforme robuste et évolutive
En 2013, le Groupe Accor a choisi Voxel comme partenaire de facturation électronique pour 450 hôtels répartis dans sept pays européens (France, Espagne, Portugal, Allemagne, Autriche, Italie et Pays-Bas). Ce partenariat a permis au groupe hôtelier d’automatiser ses commandes fournisseurs ainsi que l’émission et la réception de ses factures.
L’importance de l’intégration au PMS
Un système de gestion hôtelière (PMS) est le cœur d’un hôtel, centralisant toutes les fonctions essentielles de l’exploitation. Toutes les données recueillies sur la plateforme — informations sur les clients, arrivées/départs, tarifs, paiements, frais durant le séjour, etc. — sont cruciales pour l’émission des factures.
Sans un partenaire de facturation électronique capable de s’intégrer au PMS choisi, les hôtels doivent disposer d’une équipe dédiée pour saisir manuellement les informations nécessaires à chaque facture. Dans le cas d’Accor, le groupe utilise deux systèmes PMS : Opera et FOLS, leur solution propriétaire iPMS (système intégré de gestion hôtelière). Grâce à la plateforme de Voxel, toutes les données de facturation sont extraites automatiquement de FOLS et Opera (y compris la migration en cours vers Opera Cloud), permettant l’émission des factures sans intervention manuelle.
Digitalisation des factures : évolutivité et conformité
Avec moins d’efforts humains consacrés à la saisie manuelle des factures, plus de temps est investi dans des tâches à forte valeur ajoutée, grâce à l’automatisation des processus et à l’accès au réseau Bavel de Voxel. Les 450 hôtels Accor ont ainsi pu augmenter le volume et la rapidité d’émission des factures.
« La connectivité directe avec plus de 1 000 entreprises du secteur du tourisme dans le monde permet des échanges B2B instantanés dans le processus de facturation », explique Alexandra Hesse, Product Owner chez Accor.
Toujours selon Alexandra Hesse, un hôtel de 100 chambres émet environ 10 000 factures par an, ce qui représente une heure et demie par jour consacrée à des tâches manuelles liées à la soumission des factures. En 2023, 6 000 000 de factures Accor ont été traitées via la plateforme de Voxel, un chiffre qui a atteint environ 8 000 000 en 2024. Sans Voxel, cela représenterait plus de 2 000 heures de traitement manuel par jour chaque année.
Ces chiffres démontrent que des connexions fluides avec d’autres fournisseurs technologiques et partenaires, tels que les distributeurs de voyages, sont essentielles pour faire évoluer le volume de factures électroniques émises par une chaîne hôtelière internationale. La solution de Voxel a non seulement permis aux hôtels d’améliorer leur efficacité, mais aussi de garantir la conformité réglementaire en matière de facturation électronique, renforçant ainsi son rôle dans l’accompagnement des entreprises face aux exigences internationales.
Enfin, les factures destinées aux clients finaux sont intégrées dans leurs comptes Accor Live Limitless (ALL), leur permettant d’y accéder via l’application ou le site web ALL. Ce projet améliore à la fois l’expérience client et l’efficacité opérationnelle.
Regardez l’interview complète de Alexandra Hesse et découvrez tous les avantages de la facturation électronique pour le Groupe Accor.
Solution d’approvisionnement
Dans la gestion d’une chaîne hôtelière internationale, il existe toujours un réseau logistique en arrière-plan qui veille à une gestion efficace des stocks. En raison de son envergure mondiale, le Groupe Accor dispose de sa propre organisation d’approvisionnement : Astore. Spécialisée dans l’hôtellerie, Astore source des produits alimentaires, du mobilier, des équipements, des produits et des services pour des milliers d’hôtels à travers le monde.
Avec plus de 4 500 fournisseurs, Astore gère 3 milliards d’euros par an, ce qui implique l’échange de milliers de commandes, bons de livraison et factures. La solution Procurement de Voxel a été intégrée à Astore pour faciliter la réception et le traitement électroniques des commandes des principaux fournisseurs.
En termes de volume, 7 000 commandes ont été traitées par Voxel pour Astore en 2023, un chiffre qui a dépassé les 10 000 en 2024. La digitalisation du processus d’approvisionnement et de facturation électronique permet aux hôtels Accor d’améliorer leur efficacité, de bénéficier de cycles de paiement plus rapides et de renforcer leurs relations avec leur réseau de fournisseurs.
Le parcours de digitalisation de la facturation électronique des 450 hôtels Accor a été fluide et efficace grâce à la capacité de Voxel à s’intégrer aux plateformes existantes du groupe, à fournir des connexions robustes et évolutives qui améliorent l’efficacité opérationnelle et garantissent la conformité à l’échelle mondiale. En plus de digitaliser les factures de ses hôtels, Accor a également sélectionné Voxel comme Plateforme Agréée certifiée pour les factures émises et reçues par son siège à Paris.
