Los procesos de compras y la gestión de la cadena de abastecimiento son la columna vertebral de las empresas del canal horeca. Mientras que las compras se refieren al proceso de adquisición de bienes y servicios, la cadena de suministro abarca todo el proceso de principio a fin, incluyendo compras, producción, almacenamiento, logística, distribución y soporte.
Cualquier empresa del canal horeca busca una gestión eficiente de la cadena de abastecimiento para asegurarse que el inventario esté bien gestionado y nunca falte nada para el cliente final. Todos los componentes de la cadena de abastecimiento se gestionan desde el back-office, como el inventario, los pedidos, los albaranes, el análisis de datos, el cumplimiento normativo y la comunicación con proveedores y operadores logísticos.
La digitalización del back-office ofrece múltiples beneficios para el proceso de compras y la gestión de la cadena de aprovisionamiento. Esto implica implementar partners tecnológicos como (ERP), plataformas de facturación electrónica, softwares de gestión de inventario y muchos más.
Sigue leyendo para descubrir las ventajas de digitalizar el back-office de la cadena de abastecimiento y cómo empresas reales del canal horeca están llevando a cabo esta transformación digital.
¿Qué es la digitalización del back-office?
La digitalización del back-office comienza cuando las empresas deciden utilizar herramientas digitales y softwares para gestionar catálogos de proveedores, inventario, emitir pedidos, procesar pagos, aprobar albaranes y enviar facturas electrónicas a todos los proveedores de su red.
Uno de los grandes retos para las empresas de alimentación y hostelería que inician su transformación digital del back-office es la integración de sus plataformas de gestión, como el ERP, con otros sistemas tecnológicos utilizados en otras áreas del negocio, como el sistema de punto de venta (POS) en los restaurantes.
Además, en lo que respecta a la comunicación con proveedores, la integración con el sistema ERP del proveedor es clave para automatizar varios pasos del proceso de compras, por ejemplo. Estas integraciones reducen el trabajo manual y aceleran la realización de tareas como el envío de pedidos, la actualización de albaranes y la emisión, conciliación, aprobación y recepción de facturas.
Beneficios
Gestionar documentos en papel puede ser costoso, ineficiente y provocar numerosos retrasos. Especialmente al tratar con proveedores, el intercambio de documentos físicos puede generar disputas sobre albaranes, falta de control de inventario, ciclos largos de cobro y pago, discrepancias y rechazos de facturas que afectan el flujo de caja y dañan las relaciones con los proveedores.
Por ello, la digitalización del back-office permite a compradores y proveedores automatizar tareas diarias que antes podían llevar horas o incluso días. Esta transformación proporciona información en tiempo real, promoviendo una gestión más eficiente de precios, referencias de productos, stock, mercancía recibida y mucho más.
En una entrevista con Voxel, an Amadeus company, durante el eProcurement Tech Summit, Raquel Oriol, Project Manager en Baker & Baker, habló sobre cómo su operación se benefició de la digitalización de pedidos y albaranes a través de la solución de Voxel, Bavel Procurement.
“Empezamos digitalizando nuestros pedidos. Luego evolucionamos hacia los albaranes porque vimos que la cantidad de información que recibíamos por adelantado era mucho mejor para nuestros clientes y para nuestro equipo financiero. Así podíamos facturar más rápido a nuestros clientes, ya que también teníamos problemas con retrasos en la facturación”, comentó Raquel.
En resumen, las empresas con back-office digitalizado y gestión automatizada de la cadena de suministro se benefician de:
- Trazabilidad en tiempo real de pedidos, facturas y albaranes.
- Ciclos de pago más rápidos.
- Incremento de los beneficios.
- Reducción del trabajo manual.
- Minimización de errores y discrepancias.
El futuro de la gestión de la cadena de abastecimiento
Aunque la digitalización del back office ofrece múltiples beneficios para el proceso de compras y la gestión de la cadena de abastecimiento, muchas empresas aún no están aprovechando esta transformación digital.
“Creo que el canal horeca está aumentando su inversión en digitalización del back-office. Sin embargo, todavía queda mucho por hacer. Hay una parte de nuestros clientes que están más organizados en ese sentido, como los grupos de restauración, pero cuando se trata de clientes independientes, aún queda mucho camino por recorrer”, comentó Soledad García, Directora en Garcimar, en una entrevista con Voxel.
No obstante, este escenario está destinado a cambiar debido a las próximas normativas sobre facturación electrónica. Muchos países de América Latina ya exigen el intercambio de facturas electrónicas para transacciones entre empresas y gobiernos (B2G) y/o entre empresas (B2B). En Europa, países como Francia, Italia, Alemania, Bélgica, Polonia y España ya han implementado esta exigencia o han anunciado fechas para su aplicación.
Esta necesidad de cumplimiento normativo impulsará la digitalización del back-office en las empresas de alimentación y hostelería. Las compañías deberán encontrar partners tecnológicos que les ayuden con la emisión y recepción de facturas electrónicas y con la integración de su red de proveedores. Soluciones como Bavel Procurement de Voxel ofrecen un modelo de automatización completo para la gestión de la cadena de suministro, la comunicación con las administraciones tributarias y el cumplimiento normativo.
Finalmente, otras soluciones tecnológicas en el mercado pueden acelerar el proceso de digitalización para las empresas del sector de la alimentación y la hostelería. La inteligencia artificial, por ejemplo, es una herramienta poderosa para el análisis de datos y la detección de ineficiencias en el proceso de la cadena de abastecimiento.
“Todas nuestras mejoras de producto ya se están realizando con inteligencia artificial. Si la IA elimina tareas repetitivas, previene errores y me da información sobre mi negocio, la usamos. Diría que en menos de dos años, trabajar con IA en todas las áreas de nuestra empresa será lo normal”, explicó Mónica Rubio, CMO en Navex.
