Palladium Hotel Group, uno de los grupos hoteleros más importantes de España, ha iniciado el proceso de digitalización de toda su cadena de abastecimiento a través de baVel, la plataforma de facturación y pagos electrónicos líder en el sector turístico y canal HORECA de Voxel.

El proyecto de digitalización, que se iniciará este año con cuatro hoteles piloto y culminará en 2022 con la incorporación del resto de establecimientos, tiene como objetivo optimizar y automatizar los procesos del departamento de compras tanto de las oficinas centrales de Palladium Hotel Group como de todos sus hoteles.

El proyecto abarca la digitalización de la emisión de pedidos, la recepción de albaranes y la recepción del 100% de las facturas, independientemente del formato (papel, pdf, xml) o del origen (correo postal, email) de éstas. También la implantación de un flujo interno de aprobación de facturas, el módulo de conciliación de todos estos documentos y la posterior integración con el ERP de la empresa. Y todo esto, a través de una única plataforma – baVel – que cuenta con una tecnología robusta y segura que cumple con las exigencias legislativas en todos los países en los que opera el grupo.

Para conseguirlo, baVel se integrará con el ERP de Palladium Hotel Group y establecerá la conexión con todos los proveedores y acreedores del Grupo. Actualmente, y gracias a la amplia red que baVel ha ido tejiendo a lo largo de más de 20 años, más del 30% de los proveedores de Palladium Hotel Group a nivel internacional ya forman parte de la red baVel y podrán empezar a operar electrónicamente con la cadena hotelera en la primera fase del proyecto. En los cuatro hoteles piloto esto supone entre el 40% y el 50% del volumen de facturas de cada uno.

Optimización, ahorro y eficiencia

Palladium Hotel Group implanta de este modo un nuevo sistema que sustituye a los procesos manuales y reduce el uso de papel, optimizando la eficiencia en la gestión de las más de 64.000 facturas de los más de 4.000 proveedores y acreedores con los que cuenta la compañía. La tecnología de baVel aplicada a los procesos de abastecimiento contribuye a reducir posibles errores, a la vez que permite un aumento de la productividad, el control documental y trazabilidad, y la desmaterialización, impactando positivamente en el cashflow de la empresa. Además, la digitalización de estos procesos facilita la expansión y el crecimiento de las empresas.

En palabras de Àngel Garrido, CEO de Voxel, “Cada vez más empresas se dan cuenta de la importancia de automatizar todos los procesos de la compañía y no solo los relacionados directamente con el cliente final. En plena crisis, es importante identificar aquellos procesos que no aportan valor a la empresa, automatizarlos y dedicar los recursos a lo verdaderamente importante: aumentar la eficiencia de la compañía y estar listos para retomar la actividad tan pronto como se pueda”.

En palabras de Moisés García, Director Corporativo de Administración y Finanzas de Palladium Hotel Group, “Para nosotros este es un proyecto estratégico en aras de impulsar la transformación digital de la compañía, una apuesta por digitalizar el proceso logístico y la eficiencia del área de cuentas a pagar. Para el desarrollo del mismo, hemos querido ir de la mano de baVel, empresa con la que llevamos muchos años trabajando en la emisión de facturas electrónicas y en la que ahora apostamos en la parte de procurement, donde también es referente en el sector hotelero. El proyecto se inicia en España con la firme intención de que sea un proyecto global que podamos extender al resto de geografías en las que opera Palladium Hotel Group”.

Voxel y Palladium Hotel Group llevan años trabajando juntos en la digitalización y automatización de la emisión de facturas B2B. Además, el grupo hotelero acaba de confirmar su participación en el Early Adopters Program de Voxel, cuyo objetivo es el de impulsar la adopción de un nuevo canal de pagos para la industria turística a través de los estándares definidos por la Open Payment Alliance.

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Italia sigue avanzando en su camino hacia la completa digitalización del proceso de contratación. En 2014 introdujo la factura electrónica en el entorno B2G. En enero del 2019 fue el primer país europeo en introducir la e-factura obligatoria B2B. Ahora, Italia da un paso más en su estrategia de digitalización introduciendo el pedido electrónico.

Inicialmente el pedido electrónico será obligatorio en el entorno B2G y solo para algunas industrias. Pero el país quiere seguir avanzando en esta dirección en los próximos años.

Primera fase: el sector sanitario

El gobierno italiano ha decidido que el sector sanitario público sea el primero en adoptar los pedidos electrónicos. El Servizio Sanitario Nazionale (SSN) y sus proveedores ya han integrado los pedidos electrónicos en su funcionamiento.

Las transacciones que se deben digitalizar son: la orden de compra (ordine), la orden inicial (ordine iniziale), la orden de reemplazo (ordine sostitutivo), la orden de revocación (ordine di revoca) y la orden pre acordada (ordine pre-concordato).

La adopción de esta nueva tecnología ha sido gradual. Así, la obligatoriedad de usar pedidos electrónicos en los pedidos de bienes entró en vigor el 1 de enero del 2021. Los pedidos electrónicos de servicio no serán obligatorios hasta el próximo año, el 1 de enero del 2022, aunque los proveedores de la administración ya pueden recibirlos, de forma voluntaria, a lo largo del 2021.

Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO)

El sistema para la transmisión de los pedidos no será el mismo que el de las facturas. El gobierno italiano ha creado el sistema Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO) para que Administraciones Públicas y proveedores intercambien pedidos. Para recibir pedidos electrónicos, todos los proveedores del SSN deben tener una dirección electrónica de NSO.

Los pedidos electrónicos podrán ser transmitidos y recibidos a través de una de estas opciones: portal web, correo electrónico certificado (PEC), interoperabilidad o Peppol.

Una vez más, Italia ha apostado por la transformación digital de sus administraciones y del tejido empresarial del país. ¿Seguirán otros países este modelo, al igual que lo han hecho con la factura electrónica B2B? No dudéis en que os lo explicaremos todo en el blog de Voxel.

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