Automatización de la recepción de órdenes de compra en Álvarez & Sánchez

+40 años
experiencia

+4000
referencias

Marcas
exclusivas

El punto de partida

En 2015, Álvarez & Sánchez analiza su procesos de recepción y gestión de pedidos. La empresa se da cuenta de que el tratamiento manual de las órdenes de compras resulta en muchos errores que afectan al proceso. Con más de 4000 referencias, la empresa suele recibir órdenes con muchas líneas que tiene que capturar en el sistema, digitalizar, conciliar, verificar y enviar a almacén manualmente. Este proceso puede durar hasta 3 días. El tratamiento de estos datos manualmente provoca diferencias entre lo que pide el cliente y lo que recibe. Estas incidencias se deben resolver posteriormente con el intercambio de facturas y notas de crédito.

Además, uno de sus clientes más importantes le pide a todos sus
proveedores que digitalicen sus procesos de recepción de órdenes y envío de facturas.

El tratamiento manual de los datos provoca diferencias entre lo que pide el cliente y lo que recibe.

Álvarez & Sánchez también es capaz de emitir la factura electrónica sin errores al tiempo que se entregan las mercancías.

La solución

Álvarez & Sánchez decide digitalizar la recepción y captura de pedidos a través de Bavel. Para hacerlo posible, Bavel se conecta con el ERP de la empresa. Una vez esta integración está completa, Álvarez & Sánchez está preparado para recibir pedidos electrónicos de todos aquellos clientes con los que se quiera conectar.

Una vez emitidos por parte del cliente, los pedidos electrónicos se integran directamente al sistema de gestión de la empresa.

Álvarez & Sánchez también es capaz de emitir la factura electrónica sin errores al tiempo que se entregan las mercancías. “Gracias a la integración con Bavel, tenemos el control de los códigos que manejan los clientes y los nuestros, no hay margen de error”, explica Julio Adames, Director de IT en Álvarez & Sánchez.

Actualmente, Álvarez & Sánchez se conecta con sus 13 principales clientes a través de Bavel.

Los resultados

Gracias a la automatización de procesos, Álvarez & Sánchez es capaz de recibir automáticamente más de 40.000 órdenes de compras y emitir más de 28.000 facturas al año.

El proceso de recepción y gestión de órdenes de compras se completa ahora en pocas horas. Además del ahorro de tiempo y la reducción de errores, la empresa destaca como beneficio la seguridad y robustez del sistema.

La implantación de Bavel también ha contribuido a la reducción de incidencias, puesto que ahora si hay alguna diferencia entre el pedido y la entrega, se trata antes de que la entrega se haga efectiva. “Este proceso de digitalización nos ha ayudado a fortalecer nuestra política de precios y a estandarizar nuestros procesos y datos”, explica Adames.

Por su lado, los representantes de ventas, encargados anteriormente del seguimiento de las órdenes, han eliminado de su día a día esta carga de trabajo y hasta el departamento de IT registra menos incidencias. Tras este primer proyecto de digitalización, Álvarez & Sáncehz creará, de la mano de Bavel, un portal eCommerce para que todos sus clientes B2B tengan un canal adicional para poder comunicarse con ellos.

El proceso de recepción y gestión de órdenes de compras se completa ahora en pocas horas.