Las cadenas hoteleras internacionales enfrentan varios desafíos al digitalizar e integrar diferentes proveedores y sistemas dentro de una misma red. Concretamente, en lo que respecta a la facturación electrónica, el cumplimiento de las normativas locales es un verdadero reto cuando se opera en múltiples países al mismo tiempo.
Para este tipo de empresas, elegir partners tecnológicos adecuados puede ser la solución para lograr una transición fluida hacia la digitalización de los procesos de facturación electrónica y aprovisionamiento. Es el caso de Accor, el grupo multinacional francés de hotelería, que eligió a Voxel, an Amadeus company como su partner de facturación electrónica para una parte significativa de su operación en Europa.
La historia de Accor
Accor es uno de los grupos hoteleros más grandes del mundo, con más de 5.000 hoteles en más de 100 países y varios tipos de alojamiento, desde franquicias hasta resorts de lujo. Debido a su escala internacional, el grupo hotelero emite y recibe miles de facturas al mes, no solo por las reservas hoteleras, sino también por su extensa red de proveedores.
En un caso como el del Grupo Accor, un partner tecnológico ideal para la facturación electrónica debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Integración fluida con el PMS.
- Un equipo legal dedicado para garantizar el cumplimiento normativo.
- Experiencia en la cadena de suministro.
- Gran capacidad de almacenamiento digital.
- Una plataforma robusta y escalable.
En 2013, Accor eligió a Voxel como su proveedor de facturación electrónica para 450 hoteles en siete países europeos (Francia, España, Portugal, Alemania, Austria, Italia y Países Bajos). Esta colaboración permitió al grupo hotelero automatizar sus pedidos a proveedores, así como la emisión y recepción de facturas.
La importancia de la integración con el PMS
Un sistema de gestión de propiedades (PMS) es el corazón de un hotel, ya que centraliza todas las funciones clave de la operación. Todos los datos del PMS —como información de huéspedes, check-ins/check-outs, tarifas, cargos durante la estancia y más— son fundamentales para la emisión de facturas. Sin un proveedor de facturación electrónica que se integre con el PMS elegido, los hoteles necesitan un equipo dedicado que introduzca manualmente la información necesaria para cada factura emitida.
El grupo Accor opera con dos sistemas PMS: Opera y FOLS, su solución propia de iPMS (sistema de gestión de propiedades integrado). Con la plataforma de Voxel, todos los datos de las facturas se extraen automáticamente de FOLS y Opera para completar y emitir las facturas sin necesidad de intervención manual. Esto incluye la migración en curso a Opera Cloud.
Digitalización de facturas: escalabilidad y cumplimiento normativo
Gracias a dedicar menos esfuerzo a rellenar manualmente las facturas, más tiempo invertido en tareas de valor añadido, la automatización de procesos y el acceso a la red Bavel de Voxel, los 450 hoteles de Accor lograron aumentar el volumen y la velocidad de emisión de facturas. “La conectividad directa con más de 1.000 empresas del sector turístico en todo el mundo permite intercambios B2B (entre empresas) instantáneos en el proceso de facturación”, nos explicó Karine Picard, Directora de Producto en Accor.
Según Karine Picard, un hotel con 100 habitaciones emite alrededor de 10.000 facturas al año, lo que equivale a una hora y media diaria dedicada a tareas manuales relacionadas con el envío de facturas. En 2023, se procesaron 6.000.000 de facturas de Accor a través de la plataforma de Voxel, cifra que aumentó a aproximadamente 8.000.000 en 2024. Sin la tecnología de Voxel, esto supondría centenas de horas diarias dedicadas al procesamiento de facturas cada año.
Estas cifras demuestran cómo las conexiones fluidas con otros proveedores tecnológicos y partners como las agencias de viajes son clave para escalar el volumen de facturas electrónicas emitidas por una cadena hotelera internacional. La tecnología de Voxel no solo permitió a los hoteles aumentar su eficiencia, sino también garantizar el cumplimiento normativo de la facturación electrónica.
Finalmente, las facturas dirigidas a los clientes finales (B2C) se integran en sus perfiles de Accor Live Limitless (ALL), permitiéndoles acceder a ellas a través de la app o el sitio web de ALL. Este proyecto mejora la experiencia del huésped y la eficiencia operativa.
Mira la entrevista completa con Karine Picard y descubre más sobre los beneficios de la facturación electrónica para el Grupo Accor.
Solución para digitalizar la cadena de aprovisionamiento
Al gestionar una cadena hotelera internacional, siempre hay una red de suministro en segundo plano que garantiza una gestión eficiente del inventario. Debido a su operación global, Accor cuenta con su propia central de compras, Astore. Dedicada al sector hotelero, Astore se encarga de adquirir alimentos, mobiliario, equipamiento, productos y servicios para miles de hoteles en todo el mundo.
Con más de 4.500 proveedores, Astore gestiona 3.000 millones de euros al año, lo que implica el intercambio de miles de pedidos, albaranes y facturas. La solución para digitalizar la cadena de aprovisionamiento de Voxel se integró en Astore para facilitar la recepción y el procesamiento electrónico de pedidos de los principales proveedores.
En cifras, Voxel procesó 7.000 pedidos de Astore en 2023, alcanzando más de 10.000 pedidos enviados en 2024. La digitalización del proceso de aprovisionamiento y facturación electrónica permite a los hoteles de Accor beneficiarse de ciclos de pago más rápidos y mejorar la relación con su red de proveedores.
El camino hacia la digitalización de la facturación electrónica de los 450 hoteles de Accor ha sido fluido y sin complicaciones gracias a la capacidad de Voxel para integrarse con las plataformas existentes de Accor, proporcionar conexiones robustas y escalables que mejoran la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento normativo global.
Además de digitalizar las facturas de sus hoteles, Accor ha seleccionado a Voxel como su proveedor certificado de facturación electrónica (Plateforme Agréée) para cumplir con la ley de facturación electrónica B2B de Francia.
