Todo lo que necesitas saber para convertirte en contribuyente electrónico de la DGII en República Dominicana

En enero del 2020, el gobierno de la República Dominicana aprobó la norma 01-2020 que regula el uso de la factura electrónica. A la práctica, esta ley establece las reglas para que las empresas dominicanas se comuniquen electrónicamente con la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). O lo que es lo mismo, establece un marco legal para que las compañías puedan convertirse en contribuyentes electrónicos.

Actualmente, ya hay más de 24 contribuyentes electrónicos en República Dominicana y la DGII ha recibido más de 44 millones de e-CF. También hay proveedores que facilitan la conexión entre empresa – DGII. De hecho, Voxel Caribe fue el primer proveedor certificado por la DGII para emitir e-CF.

Con toda la experiencia adquirida, hemos elaborado una guía para que todas las compañías dominicanas que quieran empezar a emitir e-CF puedan iniciar el proceso sin ninguna duda.

Información general

¿Cómo se define la facturación electrónica en República Dominicana?

La facturación electrónica es una modalidad de facturación que permite el intercambio de facturas electrónicas en un formato estándar, ofreciendo mayor seguridad e integridad de la información.​

¿Qué es un e-CF?

Un e-CF es un comprobante fiscal electrónico. Según la DGII un e-CF «es el documento electrónico firmado digitalmente que acredita la transferencia de bienes, entrega en uso o la prestación de servicios, debiendo cumplir siempre con los requisitos establecidos en la normativa dispuesta para estos fines en República Dominicana». El e-CF sustituye al NCF cuando una empresa se convierte en contribuyente electrónico.

¿Qué significa convertirse en contribuyente electrónico o emisor electrónico?

El emisor electrónico es todo aquel contribuyente autorizado por la DGII para emitir e-CF. El contribuyente electrónico le comunica a la DGII los e-CF en tiempo real. Y una vez la DGII los ha aprobado, el e-CF o representación impresa se entrega al receptor.

¿Hay alguna empresa obligada a emitir e-CF?

En este momento la emisión de comprobantes fiscales es voluntaria. Sin embargo, todo apunta a que en algún momento de los próximos años puede ser obligatorio, siguiendo el modelo de muchos países latinoamericanos.

Sobre el proceso

¿Qué requisitos debe cumplir una empresa para ser emisor electrónico?

Las empresas deben cumplir estos requisitos marcados por la DGII:

• Estar inscrito en el Registro Nacional de Contribuyentes (RNC).
• Estar registrado como contribuyente con obligaciones tributarias a su cargo.
• Estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y deberes formales.
• Contar con un certificado digital para procesos tributarios.
• Cumplir con las exigencias técnicas que Impuestos Internos disponga.​
• Completar el Formulario de Solicitud de Autorización (FI-GDF-0​16).
• Aprobar de manera satisfactoria el proceso de certificación a los fines de inicio de emisión de los e-CF.
• Estar en cumplimiento con las disposiciones de la Norma General núm. 06-2018 sobre Comprobantes Fiscales.

¿Cuáles son los pasos para ser contribuyente electrónico?

1. Solicitud: la empresa solicitante debe rellenar el formulario de solicitud (FI-GDF-016). A través de este formulario se comprobará que la compañía cumple todos los requisitos establecidos.
2. Set de pruebas: es la etapa a través de la cual se comprueba que el software de la empresa es capaz de implementar la facturación electrónica.
3. Certificación: tras completar el set de pruebas la empresa solicitante recibe la acreditación como contribuyente electrónico.

En este sentido, y con el objetivo de ayudar a las empresas a dar este salto tecnológico, la DGII también certifica a proveedores de Software. Y Voxel Caribe es uno de ellos.

¿Qué comprobantes se pueden emitir electrónicamente?

Los tipos de e-CF que se pueden enviar de manera electrónica son los siguientes:

• 31 – Facturas comerciales.
• 32 – Facturas de consumo >250,000.
• 33 – Notas de débito.
• 34 – Notas de crédito.
• 41 – Proveedor informal.
• 43 – Gastos menores.
• 44 – Regímenes especiales.
• 45 – Gubernamentales.
• 46 – Exportaciones.
• 47- Pagos al exterior.

¿Se puede elegir con qué comprobantes empezar?

Sí. Durante esta etapa de adhesión voluntaria se permite empezar con un grupo de clientes o con los tipos de documentos de su elección y posteriormente ampliarlo gradualmente.

Sobre los reportes

¿Cómo son los reportes 607 y 608 en el escenario electrónico?

Si una empresa se certifica como contribuyente electrónico de la DGII ya no tendrá que hacer los reportes 607 y 608.

¿Cómo es el reporte 606 en el escenario electrónico?

Los contribuyentes electrónicos no tienen que reportar las facturas electrónicas recibidas en el 606. Las empresas que aún no se comunican con la DGII electrónicamente deben seguir reportando todas sus facturas recibidas, tanto las electrónicas como en papel.

¿Si no soy emisor electrónico, pero recibo facturas electrónicas tengo que ponerlas en el 606?

Sí. Las empresas que aún no son contribuyentes electrónicos deben seguir reportando sus reportes 606 y 607 completos.

Otra información de interés

¿Qué beneficios tendrá mi compañía si se convierte en contribuyente electrónico?

Los principales beneficios de convertirse en contribuyente electrónico y empezar a trabajar con la factura electrónica son:

• Reportería: eliminación de la elaboración de los reportes 607 y 608. Además, las facturas que lleguen electrónicamente no se deberán incluir en el reporte 606.
• Ahorro: en los costes relacionados con la mensajería, el almacenamiento, el material gastable… No hay que seguir imprimiendo las facturas si ya son electrónicas.
• Disminución de errores y, en consecuencia, disminución de facturas rectificativas.
• Reducción del tiempo de envío de las facturas. El proceso es inmediato.
• Mayor eficiencia del equipo administrativo.
• Back Up: archivo digital en baVel por 10 años de todos los documentos electrónicos.
• Comunicación en línea con la DGII. Tener todos los documentos en orden con la aceptación de la DGII disipa que a futuro puedan tener penalidades.
• Digitalización. Oportunidades para digitalizar y optimizar sus procesos internos.
• Score tributario en la oficina virtual: convertirse en contribuyente electrónico mejora su score tributario.

¿Qué pasa si mis clientes no pueden procesar una factura electrónica?

Si sus clientes aún no procesan facturas electrónicas, les podrás enviar la factura impresa, ahora llamada una representación impresa del e-CF emitido.

¿Puedo sustituir mis impresoras fiscales por facturación electrónica?

Sí. Al enviarse el 100% de facturas de manera electrónica ya no necesita usar las impresoras fiscales.

Voxel Caribe: proveedor de facturación electrónica líder en República Dominicana

Voxel Caribe lleva más de 8 años impulsando el uso de la factura electrónica en el país. Y trabajando para ayudar a las empresas en la transformación digital de todos sus procesos de back-office. Más de 300 empresas líderes en el país están conectadas a la red baVel de Voxel Caribe intercambiando más de 14 millones de transacciones.

En esta línea, Voxel Caribe es un proveedor certificado por la DGII para emitir comprobantes fiscales y ha ayudado a más de 10 empresas a convertirse en contribuyente electrónico de la DGII.

Contacta con Voxel Caribe si quieres convertirte en contribuyente electrónico de la DGII e iniciar la transformación digital de tu empresa.

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Hace unas semanas desde Voxel Caribe co-organizamos un webinar junto a Barna Management School. La sesión online titulada «Nuevas tendencias de facturación electrónica en República Dominicana» exploró esta nueva modalidad de facturación en el país.

En la sesión online contamos con la participación de Eladio Rodríguez (DGII), Natalia Bonilla (CLARO Dominicana), Eduardo Lovatón (Voxel Caribe) y Oscar Calderón (Barna) como moderador.

El auge de la facturación electrónica en República Dominicana 

En la introducción, Oscar Calderón explicó que, en los países desarrollados, el 30% de las facturas ya son electrónicas. En esta misma línea, Eladio Rodríguez apuntó que más de 10 países en Latinoamérica usan la factura electrónica de manera obligatoria, y otros 5 países tienen un régimen voluntario.

La factura electrónica se extiende cada vez más. Y República Dominicana también está avanzando en este aspecto. Desde 2020, el país cuenta con la norma 01-2020 que regula el uso de la factura electrónica. Previamente la DGII realizó una prueba piloto con 10 empresas. Ahora, cualquier contribuyente del país puede usar los comprobantes fiscales electrónicos para comunicarse con la DGII.

Actualmente, en República Dominicana ya hay más de 24 contribuyentes electrónicos y 47 empresas más que se están certificando. La DGII ha recibido más de 44 millones de e-CF. Y hay 3 proveedores de softwares certificados, el primero de los cuales fue Voxel Caribe.

La experiencia de los primeros contribuyentes

CLARO Dominicana fue una de esas empresas que participó en el piloto y que actualmente es contribuyente electrónico de la DGII. Durante el webinar, Natalia Bonilla explicó su experiencia en todo el proceso. También los beneficios que han conseguido en relación a los clientes finales, la gestión y la comunicación con la DGII.

Por su lado, Eduardo Lovatón, Director Comercial en Voxel Caribe, aportó el punto de vista de un proveedor certificado. Voxel Caribe es el primer proveedor certificado de la DGII para emitir comprobantes fiscales. Las empresas que deciden convertirse en contribuyentes electrónicos lo pueden hacer de dos maneras. Por un lado, desarrollar la conexión técnica con la DGII. Por el otro, tener el apoyo de un proveedor certificado y beneficiarse de su experiencia y know-how. Algunos de los beneficios de convertirse en contribuyente electrónico de la mano de Voxel Caribe son:

• Aportar transparencia entre la empresa y la administración pública.
• Eliminación de los reportes 607 y 608. Además, las facturas que lleguen electrónicamente no deberán ser incluidas en el reporte 606.
• Ahorros en los costos de mensajería, costos de almacenamiento, costo material gastable…
• Disminución de errores y rectificaciones y aumento de la eficiencia del equipo administrativo.
• Comunicación en línea con la DGII.
• Oportunidades para automatizar los procesos.

Finalmente, Eladio Rodríguez recordó que todos los periodos de voluntariedad acaban en obligación. Y todos los ponentes animaron a la audiencia a explorar los beneficios que la factura electrónica puede aportar en su negocio. Vuelve a ver esta sesión online aquí.

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Recientemente, Voxel Caribe y Adofintech organizamos un webinar para hablar sobre las novedades de la facturación electrónica en República Dominicana. Más concretamente, se conversó sobre los detalles necesarios para convertirse en contribuyente electrónico de la DGII. Para que la sesión fuera más práctica, contamos con el testimonio de Dominican Watchman, una de las primeras empresas dominicanas en comunicarse con la DGII electrónicamente.

«En un futuro, no tan lejano, la facturación electrónica va a dejar de ser voluntaria y va a pasar a ser obligatoria. Es lo que ha sucedido en todos los países de la región que han empezado este proceso (…). Hay una oportunidad valiosísima de sacarle ventaja a este proceso ahora, antes de que tengamos que hacerlo rápido», reflexionaba Virginia Velázquez, Directora de Adofintech.

Y es que, la factura electrónica en República Dominicana ha llegado para quedarse. Así lo confirma la experiencia de Voxel Caribe, que lleva más de 8 años ofreciendo este servicio en el país. En palabras de Gina Lovatón, VP de Voxel Caribe «Hay cientos de empresas que ya usan la factura electrónica desde hace años. Y lo hacen por la eficiencia que les genera. Estas empresas reciben tal cantidad de facturas que tenerlas que verificar a mano una a una requiere de procesos, re-procesos y errores. Todas las facturas que están en papel necesitan que alguien las revise. En cambio, una factura electrónica no sirve solo para que la DGII se informe, también para que las empresas le den un tratamiento electrónico y hacer validaciones automáticas». 

En este proceso, el papel de Voxel Caribe y su plataforma de facturación electrónica baVel, es el de conectar a las empresas con otras empresas o con la administración pública. «Gracias a baVel, la factura que emite tu sistema (SAP, Navision, Sage…) la pueda leer otro sistema. baVel encripta y traduce las facturas para poder entregarlas a su destinatario. Somos un fedatario electrónico. Somos el medio que le ayuda a certificar y entregar las diferentes facturas», explicó Lovatón de Voxel Caribe.

Beneficios de convertirse en contribuyente electrónico de la DGII

Tras finalizar el piloto de facturación electrónica, ahora cualquier contribuyente de la DGII puede convertirse en contribuyente electrónico. Esto significa comunicarse con la DGII electrónicamente. Con este paso, la DGII busca tener un mayor control de las transacciones del país y evitar el fraude fiscal. Pero para las empresas, también hay varios beneficios:

• Reportería: se elimina la necesidad de generar los reportes 606, 607 y 608.
• Ahorro: al no requerir archivado de facturas físicas. Las facturas se almacenan en formato electrónico en un archivo digital.
• Errores / Rectificativas: el estado de las facturas electrónicas no cambia, puesto que cuando se recibe una factura la DGII ya la ha aceptado.
• Back up: baVel guardará una copia adicional a la que tiene la empresa por 10 años.
• Comunicación en línea con la DGII: tener todos los documentos en orden y con el visto bueno de la DGII disipa que a futuro puedan tener penalidades.
• Oportunidad de digitalización: este proyecto también es una oportunidad para automatizar los procesos internos de su empresa.

NCF vs. e-CF

Gilberto Calderón, Analista de Productos en Voxel Caribe, intervino en el conversatorio para dar detalles de las partes técnicas del proyecto. «El primer cambio que hizo la DGII durante el piloto fue la creación de la nueva nomenclatura: de B01 (NCF) a E31 (e-CF)».

«Para garantizar la seguridad de la comunicación se utilizan los certificados digitales que permiten agregar una firma digital al documento. (…) La firma digital garantiza que el documento no ha sido modificado y que el emisor es quien dice ser», explicó Calderón.

La factura electrónica se podrá consultar a través de la representación impresa de la misma. La representación impresa de la factura electrónica incorpora un código QR que permite consultar en tiempo real el estado de la misma.

El procedimiento para iniciar la certificación de contribuyente electrónico de la DGII es sencillo. El primer paso es cumplimentar un formulario con información básica de su empresa. Luego, la DGII le dará acceso a un entorno de pruebas para comprobar si su empresa está preparada. Y finalmente se emite la certificación y se acredita al contribuyente como emisor electrónico. «Los clientes que trabajan con baVel no necesitan hacer todo el proceso del set de pruebas inicial porque es una etapa que ya pasamos en baVel. (…) Ahora que ya tenemos experiencia, el despliegue de un nuevo contribuyente electrónico puede durar menos de un mes», explicó Gilberto de Voxel Caribe.

Un caso práctico: Dominican Watchman

De la mano de Eduardo Lovatón, Director Comercial en Voxel Caribe, y Caury de los Santos, Directora de Administración y Finanzas en Dominican Watchman conocimos un caso real.

Dominican Watchman es una de las primeras empresas en ser contribuyente electrónico de  la DGII y ha realizado todo el proceso de la mano de Voxel Caribe y la plataforma baVel.

«Tenemos una cartera de clientes acostumbrada a papeles, paquetes de facturas, notas de crédito, retrasos en los pagos porque la factura se había perdido…», explicó Caury de los Santos de Dominican Watchman. «Antes de trabajar con factura electrónica teníamos que generar la factura, imprimirla, auditarla, empaquetarla y enviarla. Y luego, esperar a la confirmación y al pago».

Y cuando le preguntaron acerca de los beneficios y las ventajas, de los Santos explicó «la primera ventaja es la reducción del tiempo en entregar la factura. La segunda es la evolución en el cash, la factura electrónica ha acelerado el cobro. (…) En la parte de reportería también hemos mejorado. Lo que antes era un estrés para preparar y validar el 607 ahora viene a resumirse a unos minutos de revisión».

La sesión virtual concluyó con una ronda de preguntas de los asistentes, que estuvieron muy interesados en este nuevo proyecto de la DGII. Y también contamos con la intervención de Eladio Rodríguez, Gerente de Facturación en la DGII, que quiso aprovechar la oportunidad para felicitar a Voxel Caribe por completar exitosamente el proceso de certificación para ser proveedor autorizado. 

Vuelve a ver la sesión digital aquí:

Voxel Caribe el primer proveedor certificado por la DGII para emitir comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) en República Dominicana. Si quiere que ayudemos a su empresa a convertirse en contribuyente electrónico de la DGII puede escribirnos a bavelcaribe@voxelgroup.net o visitar nuestra web.

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