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La empresa emite la factura en formato XML FA_VAT desde su sistema contable.
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La factura se envía electrónicamente a KSeF a través de API o la aplicación del contribuyente.
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KSeF valida el contenido y acepta o rechaza la factura en tiempo casi real.
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Una vez aceptada, la factura recibe un identificador único (KSeF ID) y se considera legalmente emitida.
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La factura queda archivada automáticamente en el sistema durante 10 años.
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El receptor puede consultar la factura directamente en KSeF
Guía factura electrónica
Polonia
Requisitos de información digital
B2G: Centralizado/Peppol
B2B: Post-audit, KSeF voluntario.
Obligatoriedad
B2G: Obligatorio
B2B: Voluntario
Autoridad
Ministry of Economic Development and Technology in joint partnership with the Łukasiewicz – Poznań Institute of Technology.Ministry of Finance
Plataforma
B2G: PeF/Peppol
B2B :KSeF (Krajowy System e-Faktur). Su uso es voluntario hasta 2026
Modo offline: Permitido en caso de indisponibilidad técnica o con contrapartes extranjeras, con obligación de cargar la factura el siguiente día hábil.
Formato
B2G: compatible con EN, Peppol BIS
B2B: FA_VAT (XML), uso voluntario actualmente.
Tiempo de almacenamiento
- Facturas emitidas vía KSeF: Archivadas automáticamente por el sistema durante 10 años desde el fin del año natural en que se aceptó la factura.
- Regla general: 5 años para documentos fiscales.
- Regímenes especiales como OSS/IOSS: 10 años, según normativa de la UE.
Informes y procesos
Reporting:
KSeF funciona como sistema clearance, por lo que la emisión y recepción de facturas a través del sistema ya constituye el cumplimiento del requisito de reporting. No se exige MyData ni SAF-T para IVA en paralelo, aunque puede aplicarse SAF-T para auditorías.
Proceso:
Próximos cambios legislativos
En abril de 2025, el Ministerio de Finanzas publicó el nuevo calendario definitivo:
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1 de febrero de 2026: obligatorio para empresas con ingresos superiores a 200 millones PLN (en 2024).
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1 de abril de 2026: obligatorio para el resto de los contribuyentes.
- Hasta el 31 de diciembre de 2026: Periodo de gracia sin sanciones por errores en facturas o por no incluir el identificador KSeF en las transferencias.
Mientras tanto, el uso del sistema KSeF continúa siendo voluntario y está disponible para cualquier empresa que desee adoptarlo de forma anticipada.
Además, se mantienen las siguientes excepciones y medidas transitorias:
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Se permite la emisión de facturas desde cajas registradoras y se reconocen los recibos fiscales con NIP como facturas simplificadas hasta el 31 de diciembre de 2024.
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Las operaciones B2C y las facturas emitidas bajo el régimen OSS/IOSS quedan fuera del alcance del sistema KSeF.
Enlaces de interés y documentos
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