Hesperia podría llegar a ahorrar 50.000 hojas de papel en los próximos 5 años.

Grupo Hesperia sigue avanzando en su compromiso con la digitalización y la sostenibilidad, dos factores clave en la competitividad del sector hotelero. Con el objetivo de alcanzar la mayor eficiencia en la gestión de los procesos de compras, la compañía ha confiado en los servicios de Economitza y Voxel para optimizar su proceso de compras y administración.

El proceso ha supuesto modificar una actividad que antes era básicamente manual, en un proceso automatizado y digitalizado que ha permitido ganar eficiencia en tiempo y ahorrar el consumo de papel, lo que se alinea con los objetivos de sostenibilidad de la hotelera. Actualmente, Grupo Hesperia ya ha digitalizado las transacciones con más de 50 proveedores y prevé alcanzar los 160 proveedores a lo largo del 2022, lo que supone más del 50% de su volumen de operaciones en la contabilización de facturas.

En los primeros 6 meses desde la puesta en marcha del nuevo sistema, se han procesado más de 5.000 facturas automáticamente, simplificando significativamente la gestión de los procesos asociados a los pedidos de los proveedores y las facturas de sus 23 hoteles. De este modo, el grupo consigue un ahorro de 1.200 horas al año en gestión de procesos.

Para la siguiente fase del proyecto, Hesperia volverá a confiar en Voxel para el desarrollo e implementación de albaranes electrónicos y el envío digital de pedidos para conseguir un proceso libre de papel en todas sus etapas. Con esta iniciativa, y tras solo medio año en funcionamiento, la hotelera ha conseguido desmaterializar más de 5.000 facturas. En 5 años, el ahorro podría llegar a ser de mínimo 50.000 hojas de papel.

Para alcanzar este hito, en una primera fase la hotelera confió sus compras a la gestora Economitza, a través de su E-Market, para crear su base de datos de productos y proveedores. Con la gestora, Hesperia fue capaz de gestionar y consolidar su base de datos de materiales, generar el pedido electrónico e integrar toda esta información en su sistema de planificación de recursos empresariales. Y para completar el proceso de digitalización, se puso en manos de Voxel y su plataforma de facturación electrónica, baVel, para digitalizar el proceso administrativo. baVel se integró con el E-Market de Economitza y con todos los proveedores para transmitir las facturas electrónicas, creando un flujo automático. El E-Market de Economitza concilia la factura con el pedido e integra toda la información al ERP de Hesperia. De esta manera, se alcanza un proceso digitalizado y optimizado gracias al funcionamiento sin fricciones entre Hesperia, Economitza y baVel.

Javier Carazo, Director de Recursos en Hesperia, ha puesto en valor “la importancia del ahorro que puedes llegar a conseguir por volumen de compra, pero también hay que fijarse en que la gestión de cada pedido sea óptima. Cada céntimo cuenta”.

Por su parte, Àngel Garrido, CEO de Voxel, destaca que “La digitalización y optimización de los procesos administrativos en los negocios de hostelería es clave para que estas empresas puedan crecer exponencialmente y expandirse de manera sostenible. Nuestras soluciones están diseñadas para grandes cadenas, como Hesperia, pero también para negocios medianos y pequeños”. Y sigue diciendo que “Estamos muy orgullosos de ser uno de los partners de confianza de Hesperia en su apuesta por la digitalización y la sostenibilidad”.

“Hemos puesto en marcha este proyecto en un tiempo récord. La coordinación de los tres equipos ha sido clave. Estamos muy satisfechos y listos para seguir digitalizando procesos con nuestros partners”, ha añadido Carazo.

Si quieres conocer este proceso de digitalización de principio a fin, lee el caso de éxito que hemos elaborado con Hesperia.

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Voxel acude a Fitur con el claro objetivo de incentivar la innovación en el ámbito de los pagos B2B del sector turístico a través del Payment Manager.

Voxel, la empresa de facturación y pagos electrónicos líder en el sector turístico, presentará en Fitur las últimas novedades relacionadas con el Payment Manager. El Payment Manager es la pieza angular de la Open Payment Alliance, el nuevo estándar de pagos B2B específicamente diseñado para la industria turística.

La introducción del Payment Manager en el sector y, en consecuencia, la adopción de los estándares marcados por la Open Payment Alliance, supondrán un cambio de paradigma en términos de innovación, digitalización y automatización de los procesos de pago B2B en la industria. Así lo han ratificado importantes asociaciones del sector, como HEDNA y HTNG, impulsoras de la OPA.

La tecnología en el canal de distribución y en el canal de pagos

A largo de las últimas décadas, la distribución en el sector turístico ha crecido exponencialmente, dando pie a la aparición de nuevos actores e intermediarios. Este crecimiento ha sido posible gracias, principalmente, a tres tecnologías clave: internet, las VCCs y los Channel Managers.

Sin embargo, la gestión y distribución de los pagos B2B no ha evolucionado al mismo ritmo y el proceso para gestionarlos es actualmente muy manual, complejo, ineficiente y fuente de errores y pérdidas para las empresas del sector. De hecho, y en el escenario actual, los costes de procesamiento de pagos pueden suponer un impacto de hasta un 5% de los ingresos de un hotel, según datos de Voxel.

La Open Payment Alliance propone un nuevo canal, diferenciado del canal de reservas, que permite canalizar un flujo de pagos de principio a fin de una forma optimizada y sin fricciones, adaptándose a las necesidades concretas de las empresas turísticas.

En este sentido, Voxel ha desarrollado el baVel Payment Manager, el primer Payment Manager del mercado que, además de implementar los estándares marcados por la Open Payment Alliance, añade nuevos módulos para que las empresas turísticas no solo sean capaces de articular un proceso de pago automático, sino que se beneficien de otras innovaciones. Estos módulos son: conectividad omnicanal con GDSs, channel managers, etc; un motor de decisión para seleccionar automáticamente el mejor proveedor de pagos y orquestar automáticamente el proceso de pago; un centro de pagos virtuales con más de una docena de proveedores de pago; la distribución segura de los pagos; y servicios de valor añadido como la recuperación de la factura, FX, conciliación automática, etc. El Payment Manager de baVel ha superado las primeras pruebas de concepto y ya está en uso entre una decena de empresas líderes como Palladium, Hotusa, MTS Globe, TUI Iberia…

Voxel en Fitur

Por segundo año, Voxel participa en Fitur con un claro objetivo: incentivar la adopción del Payment Manager en el sector turístico. Además de presentar las últimas novedades del Payment Manager, la empresa también mostrará sus soluciones para digitalizar todos los procesos de back-office de hoteles y empresas turísticas en el stand 8A14.

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El Grupo de restauración ya ha recibido más de 1000 facturas de sus principales proveedores sin necesidad de intervención manual a través de la plataforma de facturación electrónica.

Grupo Nomo, el grupo de restauración especializado en la gastronomía japonesa, ha confiado en baVel, la plataforma de facturación y pagos electrónicos de Voxel líder en el sector turístico y el canal HORECA, para digitalizar y automatizar la recepción de facturas de todos sus proveedores.

Grupo Nomo apuesta claramente por su transformación digital, y es por ello que decidió aprovechar los meses de menor actividad para optimizar y hacer más eficientes sus procesos de back office más manuales, con el objetivo de salir reforzado de la situación actual.

Para conseguirlo, la plataforma baVel se ha integrado con el ERP de Grupo Nomo – ICG – y también con todos sus proveedores. Gracias a ello, Nomo es capaz de recibir todas las facturas de sus proveedores por un mismo canal y puede integrarlas, conciliarlas y contabilizarlas directamente en su ERP.

La digitalización de este proceso ha significado una drástica reducción del trabajo manual en el back office de los restaurantes japoneses y también un ahorro de tiempo y de trabajo administrativo. Además, se han agilizado los procesos de resolución de discrepancias y se ha conseguido un mayor control de todas las transacciones, gracias a la trazabilidad completa que ofrece baVel de todo el proceso. Grupo Nomo también ha sido capaz de eliminar al 100% el uso de papel y el espacio de almacenamiento de facturas. Para los proveedores también hay beneficios, ya que la automatización de la recepción de facturas tiene un impacto directo en el tiempo medio de cobro, que disminuye.

El proyecto en cifras

Actualmente, Grupo Nomo ya recibe las facturas de más del 60% de su volumen de compras a través de la plataforma baVel. Desde el inicio de las operaciones, el grupo de restauración ha recibido más de 1000 facturas sin necesidad de intervención manual. baVel ha digitalizado la recepción de facturas de los siete establecimientos del grupo, las oficinas centrales, el obrador y la división de comida para llevar.

En palabras de Ramón Jiménez, Socio de Grupo Nomo, “en Nomo apostamos por la digitalización de todos los procesos administrativos, sobre todo aquéllos que implican funciones mecánicas. Así, podemos dedicar cada vez más a nuestro equipo a labores de valor añadido y de analítica de negocio”.

“Las empresas que, como Grupo Nomo, han apostado por la digitalización de procesos durante los meses de pandemia están ahora mucho más preparadas que la competencia para seguir creciendo y escalando su negocio”, comenta Àngel Garrido, CEO de Voxel.

Tras el éxito de este primer proyecto de digitalización, Grupo Nomo se plantea ahora ampliar su alianza con baVel digitalizando otras partes del proceso de aprovisionamiento. Esto es posible gracias a la modularidad de la solución baVel, que permite adaptarse a las necesidades que tiene cada negocio en cada momento digitalizando los diferentes procesos de la cadena de aprovisionamiento paulatinamente.

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El tour operador internacional da un paso más en la digitalización de sus procesos de back-office incorporando pagos electrónicos

Anex Tour, uno de los principales tour operadores a nivel internacional, se une a Voxel para empezar a emitir y distribuir sus pagos B2B electrónicamente. Los pagos electrónicos se articularán a través de baVelPay, una solución de Voxel diseñada específicamente para la industria turística que sigue los estándares definidos por la Open Payment Alliance de HEDNA y HTNG.

En la primera etapa del proyecto, el tour operador internacional empezará a usar los pagos B2B con más de 500 hoteles en España y Andorra. Actualmente, Anex Tour y baVel ya están trabajando en la integración de ambos sistemas. El plan es que el tour operador pueda dar continuidad a la implantación de la solución en otros destinos.

Con la adopción de los pagos electrónicos, Anex Tour conseguirá un proceso de emisión y distribución de pagos optimizado y tendrá acceso al ecosistema de partners de pago de baVel y a diferentes métodos de pago, a través de una única integración. El tour operador avanza así en la digitalización de todo su ciclo transaccional, pues ya recibe el 90% de sus facturas B2B electrónicamente a través de baVel, en un proceso 100% automatizado, que no solo le reporta eficiencias a nivel operativo, sino que también le permite ahorrar costes directos y reducir drásticamente las disputas.

La apuesta de Anex Tour por los pagos electrónicos también tiene consecuencias positivas para los hoteles, ya que tanto el tour operador como los hoteles compartirán la misma información a través de un repositorio común y tendrán total transparencia y trazabilidad del estado de cada pago en todo momento. Y todo ello en un entorno seguro, robusto y PCI Compliance en todos los países en los que opera. De este modo, los hoteles podrán ver reducidos sus ciclos de cobro y usar la plataforma baVelPay como un mecanismo de confianza, eliminando así la dependencia de los seguros de crédito.

Según Àngel Garrido, CEO de Voxel, “cada vez más empresas turísticas están apostando por una solución de pagos electrónicos que no solo les ayude a automatizar el proceso, sino que también les ofrezca diferentes métodos de pago para adaptarse a las necesidades de sus proveedores”. Y sigue diciendo que “la realidad que nos ha dejado la pandemia es que debemos aplicar tecnología a todos los procesos de back-office para aumentar eficiencias, pero también para generar la confianza perdida entre los actores”.

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Palladium Hotel Group, uno de los grupos hoteleros más importantes de España, ha iniciado el proceso de digitalización de toda su cadena de abastecimiento a través de baVel, la plataforma de facturación y pagos electrónicos líder en el sector turístico y canal HORECA de Voxel.

El proyecto de digitalización, que se iniciará este año con cuatro hoteles piloto y culminará en 2022 con la incorporación del resto de establecimientos, tiene como objetivo optimizar y automatizar los procesos del departamento de compras tanto de las oficinas centrales de Palladium Hotel Group como de todos sus hoteles.

El proyecto abarca la digitalización de la emisión de pedidos, la recepción de albaranes y la recepción del 100% de las facturas, independientemente del formato (papel, pdf, xml) o del origen (correo postal, email) de éstas. También la implantación de un flujo interno de aprobación de facturas, el módulo de conciliación de todos estos documentos y la posterior integración con el ERP de la empresa. Y todo esto, a través de una única plataforma – baVel – que cuenta con una tecnología robusta y segura que cumple con las exigencias legislativas en todos los países en los que opera el grupo.

Para conseguirlo, baVel se integrará con el ERP de Palladium Hotel Group y establecerá la conexión con todos los proveedores y acreedores del Grupo. Actualmente, y gracias a la amplia red que baVel ha ido tejiendo a lo largo de más de 20 años, más del 30% de los proveedores de Palladium Hotel Group a nivel internacional ya forman parte de la red baVel y podrán empezar a operar electrónicamente con la cadena hotelera en la primera fase del proyecto. En los cuatro hoteles piloto esto supone entre el 40% y el 50% del volumen de facturas de cada uno.

Optimización, ahorro y eficiencia

Palladium Hotel Group implanta de este modo un nuevo sistema que sustituye a los procesos manuales y reduce el uso de papel, optimizando la eficiencia en la gestión de las más de 64.000 facturas de los más de 4.000 proveedores y acreedores con los que cuenta la compañía. La tecnología de baVel aplicada a los procesos de abastecimiento contribuye a reducir posibles errores, a la vez que permite un aumento de la productividad, el control documental y trazabilidad, y la desmaterialización, impactando positivamente en el cashflow de la empresa. Además, la digitalización de estos procesos facilita la expansión y el crecimiento de las empresas.

En palabras de Àngel Garrido, CEO de Voxel, “Cada vez más empresas se dan cuenta de la importancia de automatizar todos los procesos de la compañía y no solo los relacionados directamente con el cliente final. En plena crisis, es importante identificar aquellos procesos que no aportan valor a la empresa, automatizarlos y dedicar los recursos a lo verdaderamente importante: aumentar la eficiencia de la compañía y estar listos para retomar la actividad tan pronto como se pueda”.

En palabras de Moisés García, Director Corporativo de Administración y Finanzas de Palladium Hotel Group, “Para nosotros este es un proyecto estratégico en aras de impulsar la transformación digital de la compañía, una apuesta por digitalizar el proceso logístico y la eficiencia del área de cuentas a pagar. Para el desarrollo del mismo, hemos querido ir de la mano de baVel, empresa con la que llevamos muchos años trabajando en la emisión de facturas electrónicas y en la que ahora apostamos en la parte de procurement, donde también es referente en el sector hotelero. El proyecto se inicia en España con la firme intención de que sea un proyecto global que podamos extender al resto de geografías en las que opera Palladium Hotel Group”.

Voxel y Palladium Hotel Group llevan años trabajando juntos en la digitalización y automatización de la emisión de facturas B2B. Además, el grupo hotelero acaba de confirmar su participación en el Early Adopters Program de Voxel, cuyo objetivo es el de impulsar la adopción de un nuevo canal de pagos para la industria turística a través de los estándares definidos por la Open Payment Alliance.

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