Els processos de compres i la gestió de la cadena d’aprovisionament són la columna vertebral del canal horeca. Mentre que les compres fan referència al procés d’adquisició de béns i serveis, la cadena d’aprovisionament abasta tot el procés de principi a fi, incloent compres, producció, emmagatzematge, logística, distribució i suport.
Qualsevol empresa del canal horecabusca una gestió eficient de la cadena d’aprovisionament per assegurar-se que l’inventari estigui ben gestionat i que mai falti res per al client final. Tots els components de la cadena d’aprovisionament es gestionen des del back office, com ara l’inventari, les comandes, els albarans, l’anàlisi de dades, el compliment normatiu i la comunicació amb proveïdors i operadors logístics.
La digitalització del back office ofereix múltiples beneficis pel procés de compres i la gestió de la cadena d’aprovisionament. Això implica implementar partners tecnològics com ERP, plataformes de facturació electrònica, softwares de gestió d’inventari i molts més.
Segueix llegint per descobrir els avantatges de digitalitzar el back office de la cadena d’aprovisionament i com empreses reals del canal horeca estan duent a terme aquesta transformació digital.
Què és la digitalització del back office?
La digitalització del back office comença quan les empreses decideixen utilitzar eines digitals i softwares per gestionar catàlegs de proveïdors, inventari, emetre comandes, processar pagaments, aprovar albarans i enviar factures electròniques a tots els proveïdors de la seva xarxa.
Un dels grans reptes per a les empreses d’alimentació i hostaleria que inicien la seva transformació digital del back office és la integració de les seves plataformes de gestió, com l’ERP, amb altres sistemes tecnològics utilitzats en altres àrees del negoci, com el sistema de punt de venda (POS) als restaurants.
A més, pel que fa a la comunicació amb proveïdors, la integració amb el sistema ERP del proveïdor és clau per automatitzar diversos passos del procés de compres. Aquestes integracions redueixen el treball manual i acceleren la realització de tasques com l’enviament de comandes, l’actualització d’albarans i l’emissió, conciliació, aprovació i recepció de factures.
Beneficis
Gestionar documents en paper pot ser costós, ineficient i provocar nombrosos retards. Especialment en el tracte amb proveïdors, l’intercanvi de documents físics pot generar disputes sobre albarans, manca de control d’inventari, cicles llargs de cobrament i pagament, discrepàncies i rebutjos de factures que afecten el flux de caixa i perjudiquen les relacions amb els proveïdors.
Per això, la digitalització del back office permet a compradors i proveïdors automatitzar tasques diàries que abans podien durar hores o fins i tot dies. Aquesta transformació proporciona informació en temps real, promovent una gestió més eficient de preus, referències de productes, estoc, mercaderia rebuda i molt més.
En una entrevista amb Voxel, an Amadeus company durant el eProcurement Tech Summit, Raquel Oriol, Project Manager a Baker & Baker, va explicar com la seva empresaes va beneficiar de la digitalització de comandes i albarans a través de la solució de Voxel Bavel Procurement.
“Vam començar digitalitzant les nostres comandes. Després vam evolucionar cap als albarans perquè vam veure que la quantitat d’informació que rebíem per avançat era molt millor per als nostres clients i per al nostre equip financer. Així podíem facturar més ràpid als nostres clients, ja que també teníem problemes amb retards en la facturació”, va comentar la Raquel.
En resum, les empreses amb back office digitalitzat i gestió automatitzada de la cadena d’aprovisionament es beneficien de:
- Traçabilitat en temps real de comandes, factures i albarans.
- Cicles de cobrament i pagament més ràpids.
- Increment dels beneficis.
- Reducció del treball manual.
- Minimització d’errors i discrepàncies.
El futur de la gestió de la cadena d’aprovisionament
Tot i que la digitalització del back office ofereix múltiples beneficis per al procés de compres i la gestió de la cadena d’aprovisionament, moltes empreses encara no estan aprofitant aquesta transformació digital.
“Crec que el canal horeca està augmentant la seva inversió en digitalització del back office. Tanmateix, encara queda molta feina per fer. Hi ha una part dels nostres clients que estan més organitzats en aquest sentit, com els grups de restauració, però quan es tracta de clients independents, encara queda molt camí per recórrer”, va comentar Soledad García, Directora a Garcimar, en una entrevista amb Voxel.
No obstant això, aquest escenari està destinat a canviar a causa de les properes normatives sobre facturació electrònica. Molts països d’Amèrica Llatina ja exigeixen l’intercanvi de factures electròniques per a transaccions entre empreses i governs (B2G) i/o entre empreses (B2B). A Europa, països com França, Itàlia, Alemanya, Bèlgica, Polònia i Espanya ja han implementat aquesta exigència o han anunciat dates per a la seva aplicació.
Aquesta necessitat de compliment normatiu impulsarà la digitalització del back office en les empreses d’alimentació i hostaleria. Les empreses hauran de trobar partners tecnològics que els ajudin amb l’emissió i recepció de factures electròniques i amb la integració de la seva xarxa de proveïdors. Solucions com Bavel Procurement de Voxel ofereixen un model complet d’automatització per a la gestió de la cadena d’aprovisionament, la comunicació amb les administracions tributàries i compliment normatiu.
Finalment, altres solucions tecnològiques del mercat poden accelerar el procés de digitalització per a les empreses del sector de l’alimentació i la hostaleria. La intel·ligència artificial, per exemple, és una eina poderosa per a l’anàlisi de dades i la detecció d’ineficiències en el procés de la cadena d’aprovisionament.
“Totes les nostres millores de producte ja s’estan fent amb intel·ligència artificial. Si la IA elimina tasques repetitives, evita errors i em dona informació sobre el meu negoci, la fem servir. Diria que en menys de dos anys, treballar amb IA en totes les àrees de la nostra empresa serà el normal”, va explicar Mónica Rubio, CMO a Navex.
