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    A finales de 2024, se publicó en España una nueva Orden Ministerial que establece las regulaciones para los Sistemas Informáticos de Facturación y Verifactu. Este reglamento (R.D 1007/2023) está recogido en la Ley Antifraude, y especifica un formato y estructura determinados para el registro de facturas, e incorpora elementos de seguridad informática.   

    El Boletín Oficial del Estado ha publicado, este 2 de abril, el nuevo calendario para la implementación del sistema Verifactu, extendiendo el plazo para algunos de los actores involucrados. 

    Calendario para las empresas 

    Las sociedades tendrán hasta el 1 de enero de 2026 para cumplir con los requisitos establecidos, mientras que los autónomos y asociaciones dispondrán de tiempo adicional hasta el 1 de julio de 2026. 

    Calendario para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)   

    Por lo que respecta a los productores y comercializadores de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), el 29 de julio de 2025 sigue siendo la fecha límite para que estén plenamente adaptados al Reglamento. 

    Todos los Verifactu son SIF, pero no todos los SIF son Verifactu. Esta distinción es importante para entender las obligaciones específicas de cada sistema. Asimismo, según el tipo de sistema desarrollado, deberán cumplir con lo siguiente:  

    SIF no integrados con Verifactu

    Para los Sistemas de Información de Facturación (SIF) que no están integrados con Verifactu, es obligatorio presentar una Declaración Responsable. Esta declaración debe confirmar que el software cumple con todos los requisitos técnicos y normativos del reglamento en materia de: Integridad, Conservación, Trazabilidad, Inalterabilidad, Legibilidad, Accesibilidad y Exportación de registros de facturación. 

    SIF integrados con Verifactu

    Para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) integrados con Verifactu, además de la Declaración Responsable, deberán tener lista la conexión automática con la Agencia Tributaria (AEAT) en la misma fecha. Esto incluye a empresas proveedoras de factura electrónica como Voxel. 

    En el contexto actual, es crucial que las empresas se aseguren que sus sistemas de facturación cumplan con los requisitos técnicos y normativos establecidos. No dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo para comenzar a prepararte y cumplir con este reglamento a tiempo. 

    Preguntas y respuestas: VeriFactu

    ¿Qué es VeriFactu?

    VeriFactu es un mecanismo de la Agencia Tributaria Española (AEAT) diseñado para garantizar la veracidad e integridad de las facturas emitidas por empresas y autónomos, como parte del impulso hacia la digitalización y la lucha contra el fraude fiscal.
    VeriFactu exige que los sistemas de facturación de los contribuyentes:
    • Generen registros de facturación con un formato específico, conforme a la normativa.
    • Envíen estos registros directamente a la AEAT en tiempo casi real (prácticamente en el mismo momento de la emisión).
    • Garanticen que las facturas no se han alterado después de su emisión.
    • Aseguren el cumplimiento de los requisitos de integridad, conservación y trazabilidad exigidos por la Ley General Tributaria.

    ¿Qué es un SIF?

    Un SIF (Sistema Informático de Facturación) es cualquier sistema o programa informático o electrónico que soporte los procesos de facturación de forma directa o indirecta, incluyendo aquellos que generan, calculan, emiten o almacenan facturas o documentos sustitutivos.

    ¿Qué características debe tener un Sistema Informático de Facturación (SIF)?

    Todo SIF debe cumplir una serie de requisitos técnicos y funcionales obligatorios. Estas características garantizan la fiabilidad, trazabilidad e integridad del proceso de facturación. En concreto, un SIF debe:

    • Generar un fichero de alta por cada factura expedida, con un formato estructurado y estandarizado según lo definido por la AEAT.
    • Firmar electrónicamente dicho fichero para garantizar su autenticidad e inalterabilidad.
    • Encadenar cronológicamente los registros, de forma que se mantenga la secuencia temporal de facturación.
    • Conservar los registros de facturación durante al menos 4 años, en condiciones que aseguren su integridad y disponibilidad.
    • Incluir un código QR en la factura, con la información mínima requerida, para facilitar su verificación.
    • Separar los datos tributarios de los personales o confidenciales, si los hubiera, de forma que la AEAT solo pueda acceder a la información fiscal en una inspección.
    • Registrar ciertos eventos del sistema tales como: Instalación y configuración del sistema, actualizaciones del software, cambios en los parámetros de facturación, errores detectados, accesos, interrupciones o incidentes relevantes. Si el SIF opera como VeriFactu está exento de registrar estos eventos.

    ¿Qué diferencia hay entre un SIF VeriFactu y un SIF no VeriFactu?

    Una vez que el sistema cumple con las características anteriores, puede operar de dos formas:

    • SIF VeriFactu: Además de generar los registros, los remite automáticamente a la AEAT en el momento de la emisión. Este modo incluye una mayor trazabilidad y visibilidad fiscal ante Hacienda, e implica la inclusión del mensaje “Factura verificable” y un código QR enriquecido. También queda exento de registrar eventos técnicos.
    • SIF no VeriFactu: Cumple con todos los requisitos internos del sistema, pero no remite los registros de facturación a la AEAT. La información se conserva localmente y debe estar disponible en caso de inspección. El QR sigue siendo obligatorio, pero no incluye los datos verificables por la AEAT.

    Si bien ser SIF VeriFactu implica una integración técnica con la AEAT, compensa eliminando la carga de registrar y conservar todos los eventos técnicos del sistema, ya que la trazabilidad queda garantizada por el propio flujo de comunicación con Hacienda. algo especialmente útil para empresas con múltiples puntos de emisión, software distribuido o entornos complejos.

    Diferencia técnica entre SIF VeriFactu y SIF no VeriFactu

    EL SIF VeriFactu remite automáticamente los registros de facturación a la AEAT en línea, en el momento de emisión, mediante una conexión segura, trazable y continua. Esta remisión suple otras exigencias técnicas, ya que garantiza por sí sola la integridad y trazabilidad de los datos, y exime al sistema de registrar eventos técnicos o conservar los registros localmente.

    En cambio, un SIF no VeriFactu no realiza esta remisión online, por lo que debe implementar medidas adicionales para cumplir con la normativa.

    VeriFactu externaliza la garantía de integridad a través de su conexión con la AEAT, mientras que no VeriFactu debe construir toda la trazabilidad y seguridad dentro del propio sistema.

     

    Aspecto técnico SIF VeriFactu SIF no

    VeriFactu

    Explicación
    Remisión de registros a la

    AEAT

    Obligatoria y automáticaSolo bajo requerimiento de la AEATAunque VeriFactu remite continuamente, su flujo está mejor integrado con los servicios de la AEAT y simplifica la operativa.
    Firma electrónicaNo obligatoria

    (Se usa certificado cualificado del emisor)

    Obligatoria (firma técnica conforme a

    RRSIF)

    No VeriFactu debe firmar electrónicamente cada registro, lo que implica integrar módulos de firma, certificados y verificación.
    Registro de eventos del sistemaExentoObligatorio (Art.

    9 RRSIF)

    No VeriFactu debe registrar eventos como instalaciones, errores o alteraciones, manteniéndolos disponibles ante inspección.
    Validaciones técnicas de

    AEAT

    En tiempo real con respuesta inmediataValidación posterior bajo requerimientoVeriFactu permite conocer errores al instante; no VeriFactu exige garantías adicionales antes de remitir bajo inspección.
    Trazabilidad e integridadHuella (hash) + encadenamientoHuella + encadenamiento + eventos + firma técnicaAmbos garantizan trazabilidad, pero no VeriFactu añade carga técnica y probatoria adicional. (Art. 8 y 10

    RRSIF)

    Interfaz de usuario y flujoFlujo más simple y automatizadoRequiere mecanismos de recuperación y respuestaNo VeriFactu debe mantener interfaz preparada para requerimientos AEAT, incluyendo descarga, firma y revisión manual.
    Interoperabilida d y esquemasEsquema único para altas y anulacionesMayor fragmentación y control internoVeriFactu sigue un modelo uniforme y más simple para desarrolladores.
    Código QR en la facturaObligatorioObligatorioAmbos deben incluirlo, pero solo

    VeriFactu permite verificar el estado online mediante URL (HTML o JSON).

    Implementar un SIF no VeriFactu implica:

    • Obligación de firma electrónica técnica por cada registro.
    • Necesidad de registrar y conservar eventos técnicos.
    • Mayor rigidez en estructuras y validaciones ante la AEAT.
    • Mayor complejidad operativa y técnica de validaciones y control de errores.

    Por el contrario, VeriFactu está diseñado para:

    • Automatizar la remisión de registros.
    • Evitar la gestión de eventos.
    • Facilitar la trazabilidad sin necesidad de firmar cada registro.

    Reducir errores en tiempo real y simplificar el desarrollo e integración para fabricantes de software y empresas.

    ¿Cómo se certifica un sistema para ser SIF?

    Para que un software sea considerado SIF conforme, no se requiere homologación previa por parte de la AEAT, funciona mediante “autocertificación”. Basta con que el productor del sistema emita una declaración responsable, por escrito, visible dentro del propio software en cada versión y entregada al cliente y al comercializador en el momento de la adquisición.

    Esta declaración debe identificar el sistema, describir su tipología, composición y funcionalidades, así como incluir los datos del fabricante, la fecha y lugar de firma.

    El uso de un sistema debidamente certificado traslada la responsabilidad de su correcto funcionamiento al productor, no al emisor de facturas.

    La AEAT ha anunciado que publicará un modelo orientativo de esta declaración en su sede electrónica.

    Los SIF VeriFactu además de la Declaración Responsable, deberán tener lista la conexión automática con la Agencia Tributaria (AEAT).

    ¿El PMS debe certificarse?

    Si, ya que el PMS soporta el proceso de generación, cálculo, emisión o almacenamiento de facturas del hotel o establecimiento, el fabricante o proveedor del PMS debe emitir una declaración responsable.

    ¿Cuándo entran en vigor las obligaciones de VeriFactu?

    Para Fabricantes y Desarrolladores de sistemas informáticos de facturación (SIF) la obligación entra en vigor el 29 de julio de 2025, a partir de esta fecha, todos los sistemas comercializados deben estar adaptados al Reglamento.
    Para empresarios y profesionales (usuarios de software) las fechas de entrada en vigor son: 1 de enero de 2026: para personas jurídicas (empresas y sociedades), 1 de julio de 2026: para personas físicas (autónomos, asociaciones y entidades sin personalidad jurídica).

    ¿Quiénes están obligados?

    Los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación (SIF) tienen la obligación de adaptar sus productos a los requisitos técnicos del reglamento solo podrán comercializarse sistemas que cumplan con el RRSIF, acompañados de la declaración responsable.

    Y los Contribuyentes, empresarios y profesionales que emitan facturas, siempre que:

    • NO estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), bien sea obligatoria o voluntariamente.
    • NO tienen domicilio fiscal en País Vasco o Navarra
    • NO emiten facturas exclusivamente de forma manual

    Es importante mencionar que el Suministro Inmediato de Información (SII) es obligatorio solo para contribuyentes con volumen de operaciones superior a 6 millones de euros anuales, pero otros pueden acogerse voluntariamente y en consecuencia no les aplicaría Verifactu.

    ¿Qué implica acogerse voluntariamente al SII?

    Acogerse voluntariamente al Suministro Inmediato de Información (SII) significa que, aunque no estés obligado por ley, decides gestionar tus libros registro de IVA a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Esto quiere decir que Ya no llevarás libros en papel ni a través de aplicaciones locales.

    Esta opción requiere notificarlo previamente mediante el modelo 036 y mantenerte en el régimen, al menos, durante un año natural completo.

    A nivel técnico, implica adaptar los sistemas contables o de facturación para conectar con la plataforma de la AEAT, ya sea a través de desarrollo propio o utilizando soluciones de terceros certificadas. También se necesitaría un certificado electrónico válido para autenticar cada envío.

    Adicionalmente, al incorporarse al SII, se queda exento de presentar algunos modelos informativos como el 347, el 340 y el 390, ya que la AEAT recibirá los datos en tiempo real.

    ¿Cuál es la diferencia entre una factura VeriFactu y una no VeriFactu?

    Tanto las facturas emitidas desde un sistema VeriFactu como desde uno no VeriFactu son legalmente válidas siempre que:

    • Cumplan con los requisitos del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).
    • Sean emitidas por un SIF que cumple con el RRSIF (RD 1007/2023).
    • Incluyan el código QR obligatorio (en ambos casos).

    La diferencia está en la verificabilidad y trazabilidad:

    • Una factura VeriFactu puede ser verificada por el receptor o por Hacienda mediante el QR en línea. Al escanear el QR se abre una página de la AEAT con el estado de la factura.
    • Una factura no VeriFactu no se puede verificar directamente, al escanear el QR parece un mensaje de la AEAT indicando que esa factura no está registrada/verificable.

    Pero sigue siendo válida si su sistema cumple con todos los requisitos técnicos (firma, eventos, conservación…).

    ¿Puede un sistema VeriFactu remitir los registros de facturación a la AEAT de forma asíncrona (no inmediata)?

    Sí, un sistema puede operar en modo asíncrono y seguir siendo VeriFactu.

    Lo que define a un SIF VeriFactu no es la inmediatez de la remisión del RF, sino que dicha remisión se realice de forma automática, segura, íntegra, consecutiva y fehaciente a la AEAT, sin intervención del usuario y garantizando la trazabilidad desde el momento de emisión.

    ¿Cuáles son las sanciones?

    Para el Fabricante o proveedor del software una infracción Grave: La

    Fabricación, producción y comercialización de sistemas no conformes.

    • 150.000 € por cada ejercicio económico y por cada tipo de software afectado.
    • 1.000 € por cada sistema comercializado sin la certificación (declaración responsable).

    Para el usuario una infracción Grave: Tenencia o uso de sistemas informáticos no conformes, es decir no está certificado (cuando debería estarlo) o ha sido alterado o manipulado para incumplir los requisitos.

    • 50.000 € por cada ejercicio económico.

    El usuario (empresario o profesional) sigue siendo el obligado tributario respecto a la emisión y al contenido de sus facturas.

    No obstante, si utiliza un sistema informático debidamente certificado mediante declaración responsable por el productor, no será responsable ni sancionado por los incumplimientos técnicos del sistema, siempre que no lo haya alterado voluntariamente ni hecho un uso indebido del mismo. La responsabilidad en ese caso recae en el fabricante o comercializador del software.

    ¿La plataforma de la AEAT funciona como repositorio de los registros enviados?

    Sí, si el sistema funciona como SIF VeriFactu, no es necesario que el contribuyente conserve los registros de facturación que hayan sido remitidos correctamente a la AEAT. Estos quedan almacenados en los sistemas de la Agencia Tributaria y pueden ser consultados en cualquier momento a través de los servicios habilitados en su sede electrónica.

    Sin embargo, si el sistema es no VeriFactu, entonces sí se debe conservar internamente toda la información, incluidos los registros de facturación, eventos técnicos, firma electrónica, encadenamiento y exportabilidad, durante el plazo de prescripción fiscal, que generalmente es de 4 años.

    Si en la emisión de facturas de una empresa intervienen varios SIF VeriFactu ¿Cómo saber cuál sistema debe enviar el RF y generar el QR?

    Solo el SIF que genere la factura es responsable de remitir el registro de facturación (RF) a la AEAT e Incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” junto con el código QR.

    Es fundamental que haya una coordinación clara entre los sistemas que intervienen en el ciclo de facturación para evitar duplicidades o errores de encadenamiento.

    ¿Cómo se relacionan VeriFactu y la Ley Crea y Crece, y qué deben hacer los usuarios para cumplir con ambas?

    La Ley Crea y Crece obliga a emitir factura electrónica entre empresas y autónomos, mientras que VeriFactu regula cómo deben generarse y conservarse los registros de facturación desde el sistema informático. Ambas normativas son complementarias y persiguen la digitalización y trazabilidad del proceso de facturación.

    La obligación general de facturación electrónica entre empresas (B2B) establecida por la Ley Crea y Crece todavía no está en vigor.  Las empresas pueden empezar a adaptarse, pero no están aun legalmente obligadas a emitir todas sus facturas electrónicamente en formato estructurado entre privados.

    ¿VeriFactu puede afectar a los sectores B2B, B2G y B2C?

    Sí, VeriFactu puede afectar a los sectores B2B, B2G y B2C, pero no por el tipo de cliente, sino por el hecho de emitir facturas mediante un sistema informático, que es el criterio clave que activa la obligación.

    ¿Aplica a Facturas Simplificadas?

    Si, el reglamento se aplica a todos los sistemas que expidan facturas, incluyendo tanto las completas u ordinarias como las simplificadas.  La obligación depende del medio de emisión, no del tipo de factura.

    ¿Los POS que emiten facturas simplificadas (tickets) B2C deben cumplir con VeriFactu?

    Un POS que genera tickets o facturas, ya sea en formato simplificado o completo, es un SIF a todos los efectos legales y, por tanto, debe cumplir con el RRSIF, bien como SIF VeriFactu o como SIF no VeriFactu, según cómo esté configurado.

    ¿Cada POS debe conectarse directamente a la AEAT y generar QR?

    No necesariamente. En entornos como hoteles o cadenas con múltiples puntos de venta (bares, restaurantes, spas, etc.), los POS pueden estar integrados en el sistema central de facturación del hotel.

    En estos casos, no es obligatorio que cada POS tenga su propia conexión individual con la AEAT, siempre que:

    • Todo el flujo de datos generado por el POS pase por el sistema central, y
    • Sea este sistema central el que remita los registros de facturación (RF) a la AEAT en nombre de cada POS.

    Eso sí, aunque no se conecten directamente, cada POS debe seguir siendo identificado como un SIF individual. Esto implica:

    • Asignar a cada POS un identificador único (ID SIF) dentro del sistema.
    • Asegurar que cada registro de facturación esté vinculado al POS correspondiente, para mantener la trazabilidad.
    • Cumplir con los principios de orden, integridad, inalterabilidad y trazabilidad en el envío a la AEAT, tal como exige el RRSIF.

    Es posible centralizar la conexión con la AEAT a través del sistema principal del hotel, pero cada POS sigue siendo un SIF independiente, y debe cumplir con todos los requisitos técnicos y de identificación.

    ¿Cómo funciona el flujo para obtener el código QR?

    El SIF construye el código QR, con base en la estructura definida por la Agencia Tributaria, que debe contener:

    1. La URL del servicio de verificación de la AEAT.
    2. Datos codificados dentro de esa URL:
      • NIF del emisor de la factura.
      • Número de serie y número de la factura.
      • Fecha de expedición.
      • Importe total.

    El código QR se inserta en la factura, ya sea impresa o en formato digital, junto con la frase: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT.”

    ¿Dónde consultar la Declaración Responsable de Voxel?

    Nuestra Declaración responsable de SIF Verifactu está publicada en nuestra página web, tal como corresponde, junto con el histórico de declaraciones. El enlace para consultarla es: www.voxelgroup.net/declaracion-verifactu.pdf