Les cadenes hoteleres internacionals s’enfronten a diversos reptes quan es tracta de la digitalització i integració de diferents proveïdors i sistemes dins d’una mateixa xarxa. A més, pel que fa a la facturació electrònica, el compliment de les normatives locals és una necessitat real quan s’opera en múltiples països al mateix temps.
Per a les cadenes hoteleres amb presència internacional, escollir partners tecnològics adequats pot ser la solució per aconseguir una transició fluida cap a la digitalització dels processos de facturació electrònica i aprovisionament. És el cas d’Accor, el grup multinacional francès d’hoteleria, que va escollir Voxel, an Amadeus company com a partner de facturació electrònica per a una part significativa de la seva operació a Europa.
La història d’Accor
Accor és un dels grups hotelers més grans del món, amb més de 5.000 hotels en més de 100 països i diversos tipus d’allotjament, des de franquícies fins a resorts de luxe. Com a conseqüència, el grup hoteler emet i rep milers de factures al mes, no només per reserves, sinó també per la seva extensa xarxa de proveïdors.
En un cas com el d’Accor, un proveïdor tecnològic ideal per a la facturació electrònica ha de complir els requisits següents:
- Integració fluida amb el PMS.
- Un equip legal dedicat per garantir el compliment normatiu.
- Experiència en la cadena de d’aprovisionament.
- Gran capacitat d’arxiu digital.
- Una plataforma robusta i escalable.
L’any 2013, Accor va escollir Voxel com a proveïdor de facturació electrònica per a 450 hotels de la seva xarxa en set països europeus (França, Espanya, Portugal, Alemanya, Àustria, Itàlia i Països Baixos). Aquesta col·laboració va permetre al grup hoteler automatitzar les comandes als proveïdors, així com l’emissió i recepció de factures.
La importància de la integració amb el PMS
Un sistema de gestió de propietats (PMS) és el cor d’un hotel, ja que centralitza totes les funcions clau de l’operació. Totes les dades recopilades a la plataforma —com ara informació dels hostes, check-ins icheck-outs, tarifes, pagaments, càrrecs durant l’estada i més— són fonamentals per a l’emissió de factures.
Sense un partner de facturació electrònica que s’integri amb el PMS escollit, els hotels necessiten un equip dedicat que introdueixi manualment la informació necessària per a cada factura emesa. Accor opera amb dos sistemes PMS: Opera i FOLS, la seva pròpia solució iPMS (sistema integrat de gestió de propietats). Amb la plataforma de Voxel, totes les dades de les factures s’extreuen automàticament de FOLS i Opera (inclosa la migració en curs a Opera Cloud) per completar i emetre les factures sense necessitat d’intervenció manual.
Digitalització de factures: escalabilitat i compliment normatiu
Amb menys esforç humà dedicat a completar manualment les factures, més temps invertit en tasques de valor afegit, automatització de processos i accés a la xarxa Bavel de Voxel, els 450 hotels d’Accor van aconseguir augmentar el volum i la velocitat d’emissió de factures. “La connectivitat directa amb més de 1.000 empreses turístiques a tot el món permet intercanvis entre empreses (B2B) instantanis en el procés de facturació”, afirma Karine Picard, Directora de Producte a Accor.
Segons Karine Picard, un hotel amb 100 habitacions emet al voltant de 10.000 factures a l’any, cosa que equival a una hora i mitja diària dedicada a tasques manuals relacionades amb l’enviament de factures. El 2023, es van processar 6.000.000 de factures d’Accor a través de la plataforma de Voxel, xifra que va augmentar a aproximadament 8.000.000 el 2024. Sense la tecnologia Voxel, això suposaria centenars d’hores diàries dedicades al processament de factures cada any.
Aquestes xifres demostren com les connexions fluides amb altres proveïdors tecnològics i socis com les agències de viatge són claus per escalar el volum de factures electròniques emeses per una cadena hotelera internacional. La tecnologia de Voxel no només va permetre als hotels augmentar la seva eficiència, sinó també va garantir el compliment normatiu de la facturació electrònica, reforçant el seu paper en ajudar-los a complir amb els requisits legals internacionals.
Finalment, les factures dirigides als clients finals (B2C) s’integren als seus perfiles d’Accor Live Limitless (ALL), permetent-los accedir-hi a través de l’app o del lloc web d’ALL. Aquest projecte millora l’experiència del client i l’eficiència operativa.
Mira l’entrevista completa amb Karine Picard i descobreix més sobre els beneficis de la facturació electrònica per a Accor Hotels.
Solució per la cadena d’aprovisionament
Quan es tracta de gestionar una cadena hotelera internacional, sempre hi ha una xarxa d’aprovisionament en segon pla que garanteix una gestió eficient de l’inventari. A causa de la seva operació global, Accor compta amb la seva pròpia central de compres, Astore. Dedicada al sector hoteler, Astore s’encarrega d’adquirir aliments, mobiliari, equipament, productes i serveis per a milers d’hotels arreu del món.
Amb més de 4.500 proveïdors, Astore gestiona 3.000 milions d’euros a l’any, cosa que implica l’intercanvi de milers de comandes, albarans i factures. La solució per digitalitzar la cadena d’aprovisionament de Voxel es va integrar a Astore per facilitar la recepció i el processament electrònic de comandes dels principals proveïdors.
En termes de volum, Voxel va processar 7.000 comandes d’Astore el 2023, arribant a més de 10.000 comandes enviades el 2024. La digitalització del procés d’aprovisionament i facturació electrònica permet als hotels d’Accor augmentar la seva eficiència, beneficiar-se de cicles de pagament més ràpids i millorar la relació amb la seva xarxa de proveïdors.
El camí cap a la digitalització de la facturació electrònica dels 450 hotels d’Accor ha estat fluid i sense complicacions gràcies a la capacitat de Voxel per integrar-se amb les plataformes existents d’Accor, proporcionar connexions robustes i escalables que milloren l’eficiència operativa i garantir el compliment normatiu global. A més de digitalitzar les factures dels seus hotels, Accor ha seleccionat Voxel com el seu proveïdor certificat de facturació electrónica (Plateforme Agréée) per complir amb la llei de facturació electrónica B2B de França.
