Digitalización de los procesos administrativos en Casa Rodríguez

Casa Rodríguez es una empresa dedicada a la importación, distribución y comercialización de productos de consumo masivo dirigido a pequeñas, medianas y grandes empresas en República Dominicana. La empresa cuenta con más de 40 años de recorrido en el país.

En plena expansión, tres de sus clientes más importantes le pide a Casa Rodríguez que digitalice sus comunicaciones con ellos. Es decir que digitalice la recepción de órdenes y la emisión de facturas.

Ante esta petición, Casa Rodríguez decide hacer un análisis de sus procesos. Es entonces cuando la empresa se da cuenta de varios aspectos mejorables relacionados con sus procesos de administración:

• La gestión manual de las órdenes de comprar provoca errores…
• …y en consecuencia, retrasos operacionales.
• La alineación de códigos con sus clientes es un proceso costoso, largo y manual.
• Las notas de crédito cada vez son más frecuentes para rectificar desajustes en la facturación.

Tras este análisis, Casa Rodríguez decide buscar un partner tecnológico para digitalizar y automatizar algunos de sus procesos administrativos. Concretamente la recepción de órdenes y la emisión de facturas.

La empresa elige a baVel para este proyecto y ambas empresas se ponen manos a la obra en 2017.

Cuatro años después, desde Voxel le hemos preguntado a los responsables de Casa Rodríguez por el proyecto. Y los resultados han sido tan positivos que hemos elaborado un caso de éxito.

¿Qué encontrarás en este caso de éxito?

• El antes y el después: de un proceso analógico a un proceso digital.
• El proceso de implantación de la herramienta baVel.
• Los beneficios obtenidos en el departamento administrativos.
• Los beneficios obtenidos en el departamento de operaciones.
• El feedback de los trabajadores.
• El feedback de los clientes.
• Otros proyectos de digitalización que están en marcha.
• ¡Y mucho más!

Lee el caso de éxito completo aquí

Voxel Caribe, la empresa especializada en facturación electrónica y pagos B2B, se ha convertido en el primer proveedor certificado por la DGII para emitir comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) en República Dominicana.

Voxel Caribe, que lleva más de 8 años impulsando esta tecnología en República Dominicana, ha sido la primera empresa en cumplir todos los requisitos para ser proveedor e-CF certificado:

• Tener 5 clientes contribuyentes electrónicos en producción. Estos son: Nestlé Dominicana, Distribuidora Corripio, Grupo CCN, Dominican Watchman National y “Administración y Atesoramiento”).
• Ser contribuyente electrónico.

Así, Voxel Caribe es la primera compañía en conseguir la certificación oficial de la DGII. También es el partner tecnológico que más empresas ha acompañado en convertirse en contribuyentes electrónicos en República Dominicana.

A partir de ahora, cualquier empresa que quiera convertirse en contribuyente electrónico podrá hacerlo de la mano de Voxel Caribe. Los beneficios de emitir e-CF de la mano de un partner tecnológico son múltiples:

• Beneficiarse de una tecnología robusta y certificada por la DGII.
• Proceso de conexión seguro, funcional y robusto.
• Proceso de implantación más rápido.

Así, Voxel da un paso más en su compromiso por el desarrollo digital y la implementación de la factura electrónica en República Dominicana. Y es que, la empresa ya cuenta con más de 300 compañías en su portfolio. Y todas ellas ya usan sus soluciones de facturación electrónica y pagos B2B. Esto se traduce a más de 14 millones de transacciones electrónicas gestionadas por la plataforma baVel.

Soluciones para la transformación digital de una empresa

Las soluciones de Voxel Caribe – baVel y baVelPay by VISA – digitalizan y automatizan toda la cadena de suministro de una empresa. Esto incluye: catálogo, órdenes, recepción de mercancías, facturas, notas de crédito, pagos…

baVel es una plataforma de facturación electrónica capaz de optimizar todos los procesos de back office. Esta tecnología es capaz de reducir errores e incidencias, mejorar la trazabilidad y el control documental, y favorecer la desmaterialización.

Por su lado, baVelPay by Visa facilita los pagos electrónicos entre empresas. Los beneficios para comprador y vendedor son múltiples. En primer lugar, cuenta con la seguridad y fiabilidad de pagar y recibir pagos a través de la red Visa. También reduce el coste promedio del procesamiento de facturas. Y por último, reduce el tiempo de cobro y contribuye a incrementar la eficiencia de la empresa y a mejorar los flujos de caja.

En palabras de Gina Lovatón, Vicepresidente en Voxel Caribe, “la digitalización y automatización de los procesos de back office cobran especial importancia en el contexto de pandemia que estamos viviendo. Digitalizar estos procesos contribuye al distanciamiento social, ayuda a mejorar la eficiencia de las compañías y impulsa su competitividad». 

La factura electrónica en República Dominicana

La implantación de la factura electrónica está avanzando en República Dominicana. En 2019, la DGII impulsó el piloto de facturación electrónica con la participación de más de 10 empresas. Tras la finalización de este piloto la DGII publicó la norma 01-2020, que regula el uso de la factura electrónica en el país. Desde entonces, las empresas pueden optar por convertirse en contribuyentes electrónicos a través de un proveedor tecnológico como Voxel Caribe, o bien emitir comprobantes directamente a la DGII implementando técnicamente la conexión del sistema contable con los sistemas de la DGII y utilizando la firma digital para enviar y validar esos documentos.

Automatización de la recepción de órdenes de compra en Álvarez & Sánchez

Álvarez & Sánchez es una empresa importadora y distribuidora que opera en República Dominicana desde 1979. En sus inicios se dedicaron a proveer a sus clientes de cualquier necesidad. A partir de 1980, la empresa empieza a incorporar icónicas marcas de licor, vinos y cavas. También en esa década Álvarez & Sánchez comienza a distribuir embutidos.

Con el paso de los años la cartera de clientes ha crecido y se ha diversificado, y los productos que la empresa importa y distribuye llegan al consumidor a través de diferentes canales de distribución: supermercados, mayoristas, colmados y farmacias. También restaurantes, bares, hoteles e incluso reposterías.

En 2015, uno de sus clientes más importantes le pide a Álvarez & Sánchez que digitalice el proceso de recepción de órdenes y emisión de facturas. Es entonces cuando la empresa analiza todo este proceso. Y extrae las siguientes conclusiones:

• El proceso de recepción y tratamiento de órdenes es muy manual.
• Se identifican errores que se podrían evitar.
• El proceso de gestión de una orden puede tardar hasta 3 días.
• Derivado de todo el proceso, el uso de notas de crédito es habitual.

Con el objetivo de hacer más eficiente este proceso, la compañía decide digitalizar la recepción y captura de pedidos a través de baVel.

Tras más de 5 años utilizando la tecnología de baVel en sus procesos de back-office, los beneficios registrados en Álvarez & Sánchez son múltiples. Y los hemos recogido en un nuevo caso de éxito.

¿Qué encontrarás en este caso de éxito?

• Cómo era el proceso de recepción de órdenes y emisión de facturas antes de la digitalización.
• Qué puntos de mejora se identificaron en el análisis inicial.
• El proceso de implantación de baVel en Álvarez & Sánchez.
• El valor que le ha aportado la plataforma baVel a Álvarez & Sánchez.
• La opinión del responsable del proyecto acerca del proceso de digitalización.
• Los beneficios, cuantitativos y cualitativos, del proyecto de digitalización.
• Los nuevos proyectos que tiene planificados la empresa.
• ¡Y mucho más!

Lee el caso de éxito completo aquí:

Voxel Caribe participó en un webinar organizado por la Cámara de Comercio de Santo Domingo sobre los beneficios de la facturación electrónica y su estado actual en el país, el pasado martes, 16 de junio. 

Durante la conferencia online, Gina Lovatón, Vicepresidenta en Voxel Caribe, habló sobre el papel de baVel, la plataforma de facturación electrónica, en la transformación digital del país y en el piloto de facturación electrónica de la DGII. Por su lado, Gilberto Calderón, Gerente IT en el proyecto DGII en Voxel Caribe, presentó el caso de éxito de Nestlé, una de las primeras empresas en implementar la facturación electrónica en República Dominicana. 

Evolución de la facturación electrónica y la firma digital

Y es que el país lleva varios años trabajando en la implementación de un sistema de facturación para todos los contribuyentes. En enero de este mismo año, la DGII presentó el sistema de facturación electrónica voluntario para empresas e individuales. 

Actualmente, cualquier empresa o individuo puede adherirse al sistema y empezar a enviar comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) a la autoridad tributaria. Durante el piloto, 4 de las 11 empresas trabajaron con baVel como partner tecnológico: Nestlé, el Centro Cuesta Nacional (CCN), la Distribuidora Corripio y Cervecería Nacional Dominicana.

Así, a través de la plataforma baVel pueden enviar facturas electrónicas, no sólo a la DGII, sino también a todos sus clientes electrónicos. Esto les permite reducir las tareas administrativas manuales, eliminar los errores y agilizar el proceso de cobro. Además, les aporta un mayor grado de visibilidad de sus procesos, así como un aumento de la seguridad y la integridad del documento. 

Por su lado, Iván Santana, Soluciones Digitales en Cámara de Comercio de Santo Domingo, también habló sobre el estado de la firma digital, elemento indispensable que acompaña una factura electrónica. La cámara de comercio lleva más de 10 años emitiendo firmas digitales y ayudando a empresas a integrar la firma digital. «La firma digital es el documento de identidad en el mundo digital y puede sustituir en todos los trámites a la firma manuscrita«, afirmaba. 

Caso de éxito: Nestlé

En este sentido, Gilberto Abreu, IT Business Relationship Manager en Nestlé, explicó el caso de la multinacional, una de las primeras empresas en implementar la facturación electrónica junto a la DGII y Voxel Caribe. 

Según Abreu, son muchos los beneficios que les ha aportado, como la reducción de tareas manuales, la disminución de errores y el ahorro de tiempo y de papel. Sin embargo, destacaba el papel del partner tecnológico como uno de los elementos más importantes para el cambio: “Uno de los factores clave fue tener a Voxel Caribe cómo partner tecnológico, ya que nos simplificó la parte técnica”, afirmaba.  

Y concluyó, “como más empresas empiecen a utilizar el sistema de facturación electrónica de la DGII, más beneficios obtendremos entre todos”. 

El webinar contó con más de 150 participantes en Zoom y más de 100 visualizaciones en Youtube. Puedes recuperarlo aquí: 

El pasado viernes, 29 de mayo, Gina Lovatón, Vicepresidenta de Voxel Caribe, participó en la serie de entrevistas Tech Talks, una iniciativa de la Revista Mercado sobre transformación digital, innovación tecnológica y perspectivas tras la crisis del coronavirus. 

Durante la entrevista, Gina Lovatón habló sobre el papel de baVel, la plataforma de facturación electrónica de Voxel Group, en la transformación digital y la trayectoria de la empresa en el país. 

Oportunidades en el nuevo contexto

Ante la pregunta de cómo evolucionará la transformación digital en el país, Lovatón destacó la importancia de la digitalización para mejorar la eficiencia de las empresas. “Muchas empresas entrarán ahora empujadas por la crisis, pero siempre ha sido un proceso urgente e importante transformar y digitalizar nuestros procesos”, afirmaba Lovatón. 

Y es que la actual crisis está acelerando la innovación y la mejora de procesos en muchas empresas. Y añadía: “La digitalización soluciona muchas ineficiencias y elimina las tareas que no agregan valor a la empresa”. 

La DGII y la facturación electrónica

El proyecto de facturación electrónica de la DGII es uno de los mayores ejemplos de avance hacia la transformación digital en el país. Desde enero de 2020, las empresas o personas individuales pueden adherirse voluntariamente al sistema de facturación electrónico del órgano público. 

En este sentido, Lovatón destacó la importancia de la facturación electrónica como parte del camino hacia la digitalización. Según Lovatón, muchas empresas están renovando sus procesos para poder afrontar la situación actual de una manera más eficiente y reduciendo costes administrativos. 

baVel en República Dominicana 

La plataforma baVel facilita el intercambio de información transaccional entre clientes y proveedores, ayudando a digitalizar la cadena de abastecimiento y todos los procesos de facturación. “Nuestro objetivo es digitalizar el 100% del proceso de facturación de nuestros clientes. Aportamos valor a los circuitos de compra, facturación y pago a través de la mejora de procesos y la innovación”, apuntaba Lovatón. 

Durante la entrevista también se destacó el papel de baVelPay, el cual permite a las empresas enviar pagos en línea a sus proveedores. Una herramienta que ha cogido un especial peso durante la crisis, ya que elimina la necesidad del manejo y cobro físico de cheques. 

Hasta la fecha, baVel se ha convertido en la red de referencia en el país en el intercambio de datos entre clientes y proveedores. La empresa da servicio a más de 300 empresas dominicanas, sobrepasando los 3 millones de transacciones realizadas.

Empresas de la talla de Grupo Ramos, Distribuidora Corripio, Nestlé o RIU, entre otros, están utilizando la plataforma baVel para intercambiar información transaccional (pedidos, órdenes de compra, facturas, notas de crédito, etc). 

La crisis como oportunidad

El sector tecnológico será clave para la reactivación económica del país. Muchas empresas están poniendo el foco en sus procesos internos, la innovación tecnológica y la digitalización para poder tener una mayor capacidad de respuesta frente a la crisis. 

En palabras de Lovatón: “Esta crisis nos ha dado la oportunidad de reinventarnos”. 

Puedes volver a ver la entrevista aquí: 

La digitalización ha pasado a ser una de las necesidades más importantes en las empresas del sector retail en República Dominicana. Las actuales medidas de seguridad y distanciamiento social, están llevando a las empresas a explorar nuevas tecnologías para poder llevar a cabo procesos que, hasta día de hoy, requerían de presencia física, como el cobro de cheques o facturas. 

Sin embargo, no todas las empresas tienen las mismas necesidades de transformación digital. Especialmente, aquellas pequeñas y medianas empresas que no disponen de grandes recursos. 

En este sentido, y tras el éxito de la última sesión del baVel Digital Summit, el equipo de baVel, en Voxel Caribe, quiso demostrar que la transformación digital también está al alcance de pequeños y medianos proveedores. Y es que con tan solo un ordenador y una conexión a Internet, las empresas pueden empezar su camino hacia la digitalización. Así, en un workshop celebrado el pasado martes 12 de mayo, empresas que ya están utilizando la plataforma pudieron explicar su propia experiencia. 

Digitalización, del pedido a la factura electrónica

La plataforma de transacciones baVel permite digitalizar toda la cadena de suministro, desde los pedidos y las facturas, pasando por la recepción de mercancías, los reclamos y las notas de crédito. 

“baVel nos permite recibir órdenes de compra, digitalizarlas y procesarlas en nuestro ERP; ahorrando tiempo y reduciendo las probabilidades de errores prácticamente a 0”, afirmaba Julio Adames, Director de IT en Álvarez & Sánchez. Ellos fueron una de las primeras empresas en apostar por la transformación digital con baVel: “El hecho de tener una herramienta como baVel nos ha facilitado la vida”.

En este sentido, uno de los múltiples beneficios que destacaron fue la adaptabilidad y la agilización del trabajo, gracias a disponer de toda la información en un sólo punto. “Eliminamos el retrabajo y nos centramos en las tareas de más valor”, apuntaba el Gerente General de Ditex, Joan Juliá Calac. 

baVelPay, la eliminación del cheque

Por otro lado, las empresas también han confirmado que es necesario tener una solución de pagos que les permita mantener el distanciamiento social, sin afectar al cashflow de la compañía. 

En esta línea, baVelPay ofrece servicios de pagos electrónicos y permite simplificar los procesos de verificación y envío, eliminando el manejo de cheques. Este hecho, ha contribuido a que las empresas se hayan adaptado más rápidamente a la crisis y las medidas impuestas por el gobierno Dominicano. “baVelPay nos elimina la necesidad de cobrar los cheques de forma física, lo que nos ha permitido trabajar de forma remota y mantener las medidas de seguridad”, destacaba Julio García, Controller en United Brands.  

Además, la solución de pagos también les ha permitido reducir los costes del departamento administrativo y disminuir el ciclo financiero de la empresa, gracias a la conciliación automática. En palabras de Paola Hernández, Gerente de operaciones en Le Buffet: “Con el pago electrónico hemos podido reducir los costos, eliminar algunos procesos y ahorrar mucho tiempo”. 

El e-Commerce 

Por último, una solución que también está al alcance de aquellas empresas con menor capacidad tecnológica es el e-Commerce. En este caso, el proveedor puede digitalizar su catálogo de productos, desde donde sus clientes podrán realizar los pedidos. 

Una forma sencilla de adaptar los procesos diarios al mundo digital y que además añade algunas ventajas competitivas, como la reducción de errores manuales y un aumento de la visibilidad y la trazabilidad de los productos. 

La transformación digital en el sector retail

Una vez más, pudimos analizar de primera mano cómo la industria retail está afrontando esta situación de excepcionalidad, en el contexto del baVel Digital Summit. Y, de nuevo, quedó patente la importancia de aplicar la tecnología a los procesos en el sector retail para seguir avanzando. Una transformación que cada vez más está al alcance de todos. 

 

Si quieres saber cómo baVel puede ayudar a tu empresa a dar un paso más hacia la digitalización, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.