El punto de partida

Casa Chepe es un distribuidor de azúcar que tiene su principal punto de actuación en las zonas rurales, también trabaja con grandes mayoristas y supermercados del país. Cuando uno de estos supermercados le plantea digitalizar los documentos relacionados con los pedidos y las facturas, Casa Chepe analiza este proceso.

La empresa familiar trabaja todo el proceso de aprovisionamiento manualmente y a partir de documentos en papel. Cada semana, uno de sus trabajadores se encarga de recoger todas las órdenes de compras. La factura se entrega al mismo momento que la mercancía. En caso de haber alguna discrepancia entre lo entregado y lo ordenado, Casa Chepe debe esperar el reclamo y emitir, posteriormente, la nota de crédito. Este proceso puede llegar a durar más de 10 días, retrasando el pago hasta los 60 días.

Dada esta situación, Casa Chepe encuentra en baVel una herramienta tecnológica que se adapta a sus necesidades.

Todo el proceso de aprovisionamiento es manualmente y con documentos en papel.
Sin necesidad de hacer ninguna integración tecnológica, la empresa puede recibir órdenes electrónicas y emitir facturas y notas de crédito electrónicas.

La solución

La distribuidora manifiesta la necesidad de digitalizar el proceso de aprovisionamiento solo con un importante cliente. El plan webbilling de baVel es la solución que mejor se adapta a las necesidades de Casa Chepe ya que, sin necesidad de hacer ninguna integración tecnológica, la empresa puede recibir órdenes electrónicas y emitir facturas y notas de crédito electrónicas.

De este modo, Casa Chepe accede a su portal online para descargar las órdenes que su cliente envía electrónicamente y la distribuidora carga las facturas para  que se integren directamente en el ERP de su cliente.

Los resultados

En 2019, Casa Chepe recibe más de 3800 órdenes de compras electrónicamente. Digitalizar este proceso le ha permitido a la empresa ganar en planificación y organización, en el área administrativa y de producción. “Gracias a la plataforma baVel sabemos qué día nos llegan las órdenes de compra y no tenemos que estar llamando periódicamente al cliente”, explica Yudelka de León, gerente administrativa en Casa Chepe.

El equipo administrativo también ahorra tiempo al no tener que desplazarse para hacer reclamos específicos, eficientando el tiempo de trabajo e invirtiéndolo en tareas de mayor valor agregado. Gracias a la digitalización, las discrepancias se resuelven en un máximo de 5 días y, en consecuencia, el ciclo medio de cobro se ha reducido a la mitad.

El portal webbilling de baVel es muy fácil de usar y nos ha facilitado mucho los procesos con uno de nuestros clientes más importantes”, concluye de León.

+3800 órdenes
recibidas
automáticamente
Resolución de
discrepancias:
5 días máx
Reducción del ciclo de
cobro a la mitad
Mejor relación con
el cliente
Ahorro de tiempo y
aumento de la eficiencia
en los equipos

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