Hesperia podria arribar a estalviar 50.000 fulls de paper en els pròxims 5 anys.
Grupo Hesperia continua avançant en el seu compromís amb la digitalització i la sostenibilitat, dos factors clau en la competitivitat del sector hoteler. Amb l’objectiu d’aconseguir la major eficiència en la gestió dels processos de compres, la companyia ha confiat en els serveis d’Economitza i Voxel per a optimitzar el seu procés de compres i administració.
El procés ha suposat modificar una activitat que abans era bàsicament manual, en un procés automatitzat i digitalitzat que ha permès guanyar eficiència en temps i estalviar el consum de paper, la qual cosa s’alinea amb els objectius de sostenibilitat de l’hotelera. Actualment, Grup Hesperia ja ha digitalitzat les transaccions amb més de 50 proveïdors i preveu aconseguir els 160 proveïdors al llarg del 2022, la qual cosa suposa més del 50% del seu volum d’operacions en la comptabilització de factures.
En els primers 6 mesos des de la posada en marxa del nou sistema, s’han processat més de 5.000 factures automàticament, simplificant significativament la gestió dels processos associats a les comandes dels proveïdors i les factures dels seus 23 hotels. D’aquesta manera, el grup aconsegueix un estalvi de 1.200 hores a l’any en gestió de processos.
Per a la següent fase del projecte, Hesperia tornarà a confiar en Voxel per al desenvolupament i implementació d’albarans electrònics i l’enviament digital de comandes per a aconseguir un procés lliure de paper en totes les seves etapes. Amb aquesta iniciativa, i després de només mig any en funcionament, l’hotelera ha aconseguit desmaterializar més de 5.000 factures. En 5 anys, l’estalvi podria arribar a ser de mínim 50.000 fulls de paper.
Per a aconseguir aquesta fita, en una primera fase l’hotelera va confiar les seves compres a la gestora Economitza, a través de la seva E-Market, per a crear la seva base de dades de productes i proveïdors. Amb la gestora, Hesperia va ser capaç de gestionar i consolidar la seva base de dades de materials, generar la comanda electrònica i integrar tota aquesta informació en el seu sistema de planificació de recursos empresarials. I per a completar el procés de digitalització, es va posar en mans de Voxel i la seva plataforma de facturació electrònica, baVel, per a digitalitzar el procés administratiu. baVel es va integrar amb l’E-Market d’Economitza i amb tots els proveïdors per a transmetre les factures electròniques, creant un flux automàtic. L’E-Market d’Economitza concilia la factura amb la comanda i integra tota la informació a l’ERP de Hesperia. D’aquesta manera, s’aconsegueix un procés digitalitzat i optimitzat gràcies al funcionament sense friccions entre Hesperia, Economitza i baVel.
Javier Carazo, Director de Recursos a Hesperia, ha posat en valor “la importància de l’estalvi que pots arribar a aconseguir per volum de compra, però també cal fixar-se en què la gestió de cada comanda sigui òptima. Cada cèntim compta”.
Per la seva part, Àngel Garrido, CEO de Voxel, destaca que “La digitalització i optimització dels processos administratius en els negocis d’hostaleria és clau perquè aquestes empreses puguin créixer exponencialment i expandir-se de manera sostenible. Les nostres solucions estan dissenyades per a grans cadenes, com Hesperia, però també per a negocis mitjans i petits”. I continua dient que “Estem molt orgullosos de ser un dels partners de confiança d’Hesperia en la seva aposta per la digitalització i la sostenibilitat”.
“Hem posat en marxa aquest projecte en un temps rècord. La coordinació dels tres equips ha estat clau. Estem molt satisfets i llestos per a continuar digitalitzant processos amb els nostres partners”, ha afegit Carazo.
Si vols conèixer aquest procés de digitalització de principi a fi, llegeix el cas d’èxit que hem elaborat amb Hesperia.
