Comandes, albarans i factures electròniques, el cas d'èxit de Libomi

+30 anys d’experiència

Productes congelats i refrigerats d’alta qualitat

El punt de partida

Libomi és una empresa dedicada a la distribució, comercialització i processament d’aliments congelats i refrigerats, amb un enfocament en productes d’alta qualitat a preus competitius. Amb una trajectòria de més de 30 anys, el 2013 van decidir entrar en el mercat de República Dominicana de la mà de diverses cadenes hoteleres amb les quals ja treballaven en altres països a Llatinoamèrica.

A la seva entrada al país, tot el procés d’aprovisionament (des de la comanda, passant per l’albarà, la factura, la conciliació de tots els documents i el posterior cobrament) el feien de manera manual i amb documents en paper. Un albarà podia trigar fins a 3 dies a arribar a l’equip administratiu per a la seva conciliació i posterior comptabilització.

Aquest procés provocava en moltes ocasions discrepàncies i errors i el treball manual de l’equip administratiu de Libomi era molt tediós. I no acabava aquí, ja que en tancar el període i emetre les factures fins i tot calia solucionar algunes discrepàncies i diferències amb els compradors.

En el moment en què RIU Hotels & Resorts, uns dels seus clients més importants, va començar un procés de digitalització i va convidar a tots els seus proveïdors a formar-ne part, Libomi va decidir sumar-se i automatitzar la relació amb la cadena hotelera de la mà de Voxel, an Amadeus company.

Un albarà podia trigar fins a 3 dies a arribar a l’equip administratiu

La solució

Conjuntament al procés de digitalització de RIU, Libomi va digitalitzar la recepció de comandes i l’emissió de factures amb Bavel Procurement, la solució de Voxel per a la cadena d’aprovisionament. Gràcies a una gran feina de col·laboració entre els equips de Libomi, Voxel i també de RIU Hotels & Resorts, el proveïdor d’aliments pot comunicar-se a temps real amb la cadena hotelera des del catàleg, fins a la recepció de comandes i l’emissió de factures.

Actualment, RIU Hotels & Resorts emet una comanda electrònica a Libomi, qui la rep i automàticament sap si pot servir-la o no, sense necessitat d’anar físicament al magatzem. En el moment del lliurament, es genera un auto-albarà electrònic que indica la mercaderia que s’ha lliurat realment i si hi ha hagut alguna incidència amb la comanda original. Amb aquesta informació, Libomi és capaç d’emetre una factura electrònica sense errors al tancament del període. Finalment, la conciliació de comanda, albarà i factura es fa automàticament.

Els resultats

Per a José Felipe Fidalgo, Gerent a Libomi, aquest flux digitalitzat porta amb si múltiples beneficis: eliminació del tràmit i dels documents físics que es poden extraviar i malmetre; agilitat en la presa de decisions ja que es compta amb informació i dades en temps real; i major control i maneig dels teus propis inventaris, la qual cosa repercuteix en una millor relació amb el client ja que pots servir-li en tot moment.

Per a Libomi també hi ha beneficis fiscals enfront de la Direcció General d’Impostos Interns (DGII). La transacció auto-albarà aporta molta informació i valor operativament, i facilita que, a tancament d’exercici, s’enviï a l’administració pública els documents precisos i sense errors, sense necessitat d’elaborar notes de crèdit posteriorment.

“Actualment hi ha una gran oportunitat de digitalització a República Dominicana i partners com Voxel poden aportar molt al país”, va reflexionar Fidalgo.

Finalment, Libomi està treballant juntament amb Voxel per a poder replicar aquest model amb altres cadenes hoteleres amb les quals treballa al país.