Digitalització de l’emissió de factures als hotels Mitsis

+40 anys
d’experiència

18
establiments

Hotels
vacacionals

El punt de partida

El 2012, la cadena hotelera grega Mitsis Hotels gestionava tota la feina derivada del seu procés de facturació manualment i es va adonar que hi havia punts de millora.

A Mitsis Hotels, cada establiment és el responsable d’enviar totes les factures als clients B2B, és a dir, el procés no està centralitzat. Les factures s’envien per correu postal o per correu electrònic. Cap d’aquests canals aporta la traçabilitat i seguretat que Mitsis Hotels necessita per assegurar-se que el seu client rep la factura a temps, està conforme amb el document i procedeix a la realització del pagament.

Aquesta falta de control documental provoca dificultats operacionals, molt temps invertit en la resolució de disputes i pagaments endarrerits.

Per optimitzar el procés, Mitsis Hotels va decidir apostar per la digitalització i la tecnologia.

La falta de control
documental provoca ineficiències
operacionals, resolució de disputes i pagaments endarrerits.

Voxel estableix les connexions amb tots els clients B2B de la cadena hotelera que no formin part de la xarxa Bavel.

La solució

Mitsis Hotels va decidir digitalitzar l’emissió de les seves factures entre empreses (B2B) a través de Bavel Billing, la solució de facturació electrònica de Voxel. Per a iniciar el projecte, Voxel es va connectar amb Protel, el PMS de Mitsis Hotels. Aquesta connexió va ser l’únic esforç tecnològic que va haver de fer Mitsis Hotels per començar a emetre factures electròniques. Per la seva banda, Voxel es va connectar amb tots els clients B2B de la cadena hotelera que encara no formaven part de la xarxa Bavel. Actualment, Mitsis Hotels es connecta amb més del 75% dels seus clients B2B a través de la plataforma Bavel.

Mitsis Hotels va decidir arrencar el projecte de facturació electrònica amb un primer hotel, com a prova pilot. Després de comprovar que tot el flux funcionava sense friccions, Mitsis Hotels va implantar la solució Bavel Billing a tots els seus establiments gradualment. El 2022 va acabar el desplegament.

Els resultats

Gràcies a la tecnologia de Voxel, el 2022 Mitsis Hotels va ser capaç d’emetre més de 70.000 factures automàticament. El personal que abans s’encarregava de realitzar aquest procés, té ara més temps per invertir en tasques de major valor afegit. De fet, la cadena hotelera calcula que estalvia més de 6.400 hores a l’any. En altres paraules, ha passat de tenir 64 treballadors invertin mitja hora al dia en el procés de facturació, a tenir 1 persona treballant dos minuts al dia en aquest procés.

Un altre dels beneficis que destaca la cadena hotelera és la dràstica reducció de l’ús de paper en tots els seus establiments, contribuint també amb el medi ambient. Concretament, Mitsis Hotels ha estat capaç de reduir l’ús de més de 350.000 fulles.

“Les solucions de Voxel ens proporcionen precisió. Sabem amb exactitud que els nostres clients reben les factures i tenim traçabilitat de tot el procés”, explica Stavros Mitsis, director general a Mitsis Hotels. I aquesta precisió també ha contribuït a millorar els temps de cobrament.

La cadena hotelera també posiciona a Voxel com uns dels seus partners de digitalització més importants, ja que els ha ajudat a aconseguir els seus objectius estratègics quant a la digitalització i els ha permès seguir la tendència d’automatització.