Digitalització de l’emissió de pagaments i la recuperació de factures a Sidetours

+40 anys
d’experiència

1,2M
passatgers

Espanya i
Portugal

El punt de partida

Després de més de 5 anys treballant amb Voxel en la recepció de factures electròniques i obtenint un estalvi anual de més de 8.000€ gràcies a l’automatització d’aquest procés, el 2021 l’agència de viatges receptiva Sidetours va identificar un altre procés administratiu que necessitava automatitzar: el pagament a proveïdors.

Molts hotels, primer portuguesos, però també espanyols, van començar a tenir una mateixa demanda: volien ser pagats amb targetes de crèdit virtuals (VCCs).

Fins llavors, Sidetours pagava a alguns dels seus proveïdors abans de check- in (pre-pagament) via transferència bancària o xec. No obstant això, aquests mètodes de pagament els generaven molta feina manual: no sols l’execució de la mateixa transacció, sinó també la reclamació de les factures. Mes a mes, Sidetours havia de rebre i comptabilitzar el llistat de factures pendents, reclamar-les telefònicament o via email i aclarir amb els proveïdors (i també internament) si els hotels disposaven de crèdit. A més de provocar retards en els pagaments, un professional de l’equip havia d’invertir 2h diàries a fer aquest tipus de tasques que no aporten valor afegit a l’empresa.

Davant aquesta situació, Sidetours va decidir digitalitzar i automatitzar el procés de pagament. I per a fer-ho va contactar amb el seu partner tecnològic de confiança: Voxel.

Molts hotels volien ser pagats amb targetes de crèdit virtuals (VCCs).

Les VCCs només s’activen quan l’hotel ha emès la factura del servei.

La solució

Bavel Pay va ser el producte triat per Sidetours. Bavel Pay és la solució de pagaments electrònics de Voxel capaç d’emetre pagaments automàticament a través de més d’una dotzena de partners. Gràcies a aquesta solució, Sidetours va ser capaç de començar a emetre automàticament targetes de crèdit virtuals (VCCs) a tots els seus proveïdors en menys de 5 mesos.

A més, i gràcies als innovadors mòduls de Bavel Pay, Sidetours s’assegura la recepció de la factura, perquè les VCCs que emet només s’activen quan l’hotel ha emès la factura del servei.

El funcionament és molt senzill: Sidetours envia una instrucció de pagament a Bavel Pay. Seguidament, Bavel Pay es connecta amb el seu hub de proveïdors de pagaments per a obtenir la VCC. En el cas de Sidetours, la VCC l’emet Ixaris. Quan Bavel Pay té la informació de la VCC la distribueix a l’hotel. Una vegada el client final arriba a l’establiment, l’hotel emet la factura del servei i només en aquest moment la VCC s’activa perquè l’hotel pugui cobrar-la. Bavel Pay envia la factura a l’ERP de Sidetours per a la seva integració. Aquest procés és automàtic i no requereix d’intervenció manual.

D’aquesta manera, tant Sidetours com l’hotel obtenen el que necessiten.
D’una banda, l’hotel té una VCC des del moment de la reserva com a garantia de pagament i l’agència receptiva és capaç de recuperar la factura abans del check-out. “Abans l’hotel no tenia pressa a enviar la factura perquè ja havia cobrat. Ara totes les parts estem contentes” explica Pep Álvarez, Deputy CFO de Sidetours.

Els resultats

Sidetours ja ha enviat més de 660 VCCs a més de 70 hotels. La seva perspectiva per a 2022 és multiplicar per dos el volum de VCCs que envien a través de Bavel Pay. Fins al moment, Sidetours treballa amb un sol partner de pagament, però gràcies als mòduls de Bavel Pay, pot activar nous proveïdors de pagament quan ho necessiti.

Després de començar a treballar amb VCCs, la relació entre els hotels i Sidetours ha millorat significativament. A més, treballar amb VCCs és un benefici més que l’equip comercial pot oferir, sobretot, als hotels urbans.

Internament, l’equip de pagaments també ha disminuït la seva càrrega de treball manual i ja no necessita un professional dedicat a gestionar els pagaments B2B diàriament.

Gràcies a l’automatització del procés de pagament, Sidetours és capaç de recuperar totes les factures dels seus proveïdors sense dedicar esforços del seu equip administratiu i pot consolidar totes les dades en la seva ERP. A més, els proveïdors reben els pagaments puntualment.

“La digitalització sempre ha estat un objectiu a Sidetours. Després de la pandèmia és una cosa en la qual estem apostant molt més”, explica Álvarez.
I continua dient que “gràcies a la digitalització de l’emissió de pagaments i la recepció de factures tenim traçabilitat de totes les transaccions i un arxiu digital on poder veure tot l’historial”.