Automatización de pagos B2B y recuperación de facturas: el caso de éxito de World2Meet (W2M)

10 años
de experiencia

Presencia en
175 países

Bedbank, hoteles, transporte
aéreo, turoperación y más

El punto de partida

World2Meet (W2M) es una empresa de viajes con varias líneas de negocio, propiedad del grupo hotelero Iberostar. Con sede en Palma de Mallorca, es un referente en el sector turístico español y a nivel mundial. Su presencia internacional y su amplia red de partners se traducen en miles de facturas y pagos emitidos cada mes.

W2M contactó por primera vez con Voxel hace más de 15 años para implementar la solución de facturación electrónica, Bavel Billing. Con Bavel Billing, comenzaron a emitir y recibir facturas electrónicas, automatizando todos los procesos relacionados con su ciclo de facturación. Más tarde, tras años de colaboración, W2M también confió en Voxel para su proceso de pagos B2B e implementó la solución Bavel Pay. “Voxel destacó por el conocimiento técnico ofrecido”, afirmó Marc Cuéllar, Accounts Payable Manager en W2M.

Antes de usar Bavel Pay, W2M trabajaba con una API directa para emitir, modificar y cancelar transacciones. Sin embargo, todas las demás tareas relacionadas con los pagos, como el reporting, la conciliación, el soporte técnico, etc. se realizaban manualmente por el equipo de W2M y requerían aproximadamente tres horas al día.

Estas tareas eran esenciales para preparar correctamente los informes para el departamento financiero, acumulando decenas de horas al mes.

Destacado: “Voxel destacó por el conocimiento técnico ofrecido” Marc Cuéllar, Accounts Payable Manager en W2M.

Voxel destacó por el conocimiento técnico ofrecido.

Marc Cuéllar,
Accounts Payable Manager
en W2M.

La solución

En 2021, todos los pagos del bedbank de W2M a nivel mundial comenzaron a emitirse a través de la solución de pagos de Voxel, Bavel Pay. Esto no solo eliminó el procesamiento manual y redujo el tiempo de las tareas de horas a segundos, sino que también automatizó la recopilación de información y garantizó la precisión de los datos.

Posteriormente, en 2023, W2M incorporó la solución de recuperación de facturas, One Click Billing. Con One Click Billing todos los hoteles con los que trabaja W2M tienen una solución tecnológica que les permite validar y enviar sus facturas a través de Voxel antes de cobrar.

Destacado: “Con One Click Billing estamos recuperando el 80% del importe en concepto de IVA que antes se perdía”.

El resultado

A día de hoy, todos los procesos de pago de W2M, incluidas las tarjetas de crédito virtuales (VCC), están centralizados. W2M emite alrededor de 85.000 pagos al mes a través de Bavel Pay para su negocio bedbank, cada uno con su propia VCC asociada. Lo más importante es que sus partners (bedbanks y hoteles)

Además, antes de implementar One Click Billing, la empresa perdía aproximadamente 200.000 euros al año en concepto de IVA no recuperado. La implementación de la solución de Voxel redujo la carga administrativa e incrementó los márgenes de beneficio al permitirles recuperar el 80% del importe que se perdía anteriormente.

Ahora, además de usar la solución de facturación electrónica (con la capa de cumplimiento normativo incluida) e integrar la solución de pagos en otros sistemas de reservas utilizados, su mayor objetivo es poder integrar Bavel Pay en todas sus demás líneas de negocio, como el alojamiento, transporte aéreo, turoperación, viajes corporativos y ventas directas al consumidor final.

Esto les permitiría controlar mejor sus flujos de pago en una única plataforma y aprovechar aún más la red de partners de Voxel.

Para W2M, el futuro pasa por garantizar un alto porcentaje de automatizaciones para asegurar la productividad del equipo en tareas de valor añadido. “El grupo W2M siempre se ha identificado y definido como proactivo ante los cambios, por lo que somos muy conscientes de todas las transformaciones del mercado y estamos abiertos a ser los primeros en probar cualquier solución técnica que aporte valor a nuestro negocio”, concluyó Marc.