186
hoteles

+67 ubicaciones
en Europa

+24.900
habitaciones

El punto de partida

Novum Hospitality es una de las mayores cadenas hoteleras en Alemania. En 2017, las oficinas centrales de la compañía, ubicadas en Hamburgo, están literalmente llenas de cajas con alrededor de 100.000 facturas esperando a ser procesadas: el equipo administrativo (AP y AR) formado por 30 personas tiene una gran carga de trabajo al tener que gestionar el envío y la conciliación de todas estas facturas manualmente.

Paralelamente, en la gestión diaria de los 150 hoteles de la cadena, los trabajadores del front-office también invierten tiempo y recursos en imprimir las facturas de todos sus huéspedes y reenviarlas por email o correo postal, procesos repetitivos y manuales que pueden resultar en errores y hasta en pérdidas de facturas.

En plena fase de expansión, creciendo con nuevos hoteles cada año, Novum Hospitality decide automatizar la emisión de facturas para todos sus clientes (B2G, B2B y B2C).

El equipo administrativo gestiona el envío y la conciliación de todas las facturas manualmente.
El plan de onboarding incluye formación específica para los trabajadores de back-office y front-desk.

La solución

Novum Hospitality digitaliza la emisión del 100% de sus facturas a través de baVel. El primer paso del proyecto es integrar baVel con Protel. Tras esta integración, se arranca el proyecto de emisión 100% con dos hoteles en prueba piloto. Al finalizar el piloto y comprobar que todo el proceso funciona sin fricciones, se lleva a cabo un plan de onboarding para todos los establecimientos de la cadena, que incluye formación específica para los trabajadores de back-office y front-desk.

La emisión 100% de las facturas de Novum Hospitality a través de baVel también permite entregar facturas a todo tipo de administraciones públicas (B2G) cumpliendo con las especificaciones de cada una de ellas en cada país.

Tras concluir la implementación de baVel, las facturas ya no se pierden y en muy pocas ocasiones identificamos discrepancias, que podemos solucionar rápidamente gracias a la digitalización del proceso. Además el trabajo manual del equipo administrativo ha disminuido drásticamente” explica Alexander Nowack, Senior Business Process Manager en Novum Hospitality.

Los resultados

Actualmente, 118 hoteles de Novum Hospitality operan con baVel satisfactoriamente. Desde 2017, Novum Hospitality ha abierto 36 hoteles y ha aumentado un 60% su volumen de facturas sin necesidad de ampliar su equipo administrativo. Gracias al envío electrónico y a la conciliación automatizada, Novum Hospitality también ha conseguido reducir el ciclo medio de cobro 7 días. Las cajas de facturas han desaparecido de las oficinas centrales de Novum Hospitality, ya que baVel almacena digitalmente todas las facturas cumpliendo la legislación de cada país (Alemania, Austria, Holanda…). El ahorro de papel también es significativo en las oficinas centrales de Novum Hospitality.

La cadena hotelera tiene previsto finalizar el proceso de onboarding de todos sus hoteles en 2021, además de iniciar nuevos proyectos de digitalización con baVel como partner tecnológico.

Desde 2017, Novum ha abierto 36 hoteles y ha aumentado un 60% su volumen de facturas sin necesidad de ampliar su equipo administrativo.
118 hoteles
operando
con baVel
+60% volumen
de facturas sin
ampliar el equipo
de AR
Reducción de
7 días en el ciclo
medio de cobro
Archivo digital
compliance
en Alemania,
Austria y Holanda
+36 hoteles sin
ampliar el equipo
administrativo
Conexión sin
fricciones con las
administraciones
públicas.

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