Órdenes, conduces y facturas electrónicas, el caso de éxito de Libomi

+30 años
de experiencia

Productos congelados y
refrigerados de alta calidad

El punto de partida

Libomi es una empresa dedicada a la distribución, comercialización y procesamiento de alimentos congelados y refrigerados, con un enfoque en productos de alta calidad a precios competitivos. Con una trayectoria de más de 30 años, en 2013 decidieron entrar en el mercado de República Dominicana de la mano de varias cadenas hoteleras con las que ya trabajaban en otros países en Latinoamérica.

A su entrada en el país, todo el proceso de abastecimiento (desde el pedido, pasando por el conduce, la factura, la conciliación de todos los documentos y el posterior cobro) lo hacían de forma manual y con documentos en papel. Un albarán podía tardar hasta 3 días en llegar al equipo administrativo para su conciliación y posterior contabilización.

Este proceso provocaba en muchas ocasiones discrepancias y errores y el trabajo manual del equipo administrativo de Libomi era muy tedioso. Y no acababa aquí, ya que al cerrar el periodo y emitir las facturas aun había que solventar algunas discrepancias y diferencias con los compradores.

proceso de digitalización e invitó a todos sus proveedores a formar parte de él, Libomi decidió sumarse y automatizar la relación con la cadena hotelera de la mano de Voxel, an Amadeus company.

Un albarán podía
tardar hasta 3 días
en llegar al equipo
administrativo.

La solución

Conjuntamente al proceso de digitalización de RIU, Libomi digitalizó la recepción de órdenes y la emisión de facturas con Bavel Procurement,Gracias a un gran trabajo de colaboración entre los equipos de Libomi, Voxel y también RIU Hotels & Resorts, el proveedor de alimentos puede comunicarse a tiempo real con la cadena hotelera desde el catálogo, hasta la recepción de órdenes y la emisión de facturas.

RIU Hotels & Resorts emite una orden electrónica a Libomi, quien la recibe y automáticamente sabe si puede servirla o no, sin necesidad de ir físicamente al almacén. En el momento de la entrega, se genera un auto albarán o autoconduce electrónico que indica la mercancía que se ha entregado realmente y si ha habido alguna incidencia con el pedido original. Con esta información, Libomi es capaz de emitir una factura electrónica sin errores al cierre del periodo. Finalmente, la conciliación de pedido, conduce y factura se hace automáticamente.

El resultado

Para José Felipe Fidalgo, Gerente en Libomi, este flujo digitalizado trae consigo múltiples beneficios: eliminación del trámite y de los documentos físicos que se pueden extraviar y malograr; agilidad en la toma de decisiones ya que se cuenta con información y datos en tiempo real; y mayor control y manejo de tus propios inventarios, lo que repercute en una mejor relación con el cliente ya que puedes servirle en todo momento.

“Actualmente hay una gran oportunidad de digitalización en República Dominicana y partners como Voxel pueden aportar mucho al país”, reflexionó Fidalgo.

Finalmente, Libomi está trabajando junto con Voxel para poder replicar este modelo con otras cadenas hoteleras con las que trabaja en el país.

Para Libomi también hay beneficios fiscales frente a la Dirección General de Impuesto Sobre la Renta (DGII). La transacción auto albarán, que no es una transacción reconocida por la DGII, aporta mucha información y valor, ya que a cierre de ejercicio se envía a la administración pública los documentos certeros y sin errores. Esto elimina la necesidad de elaborar notas de crédito posteriormente.