Dominican Watchman: Digitalització de l’emissió de factures i connexió electrònica amb la DGII.

Empresa
líder

+47 anys
d’experiència

+570
clients

El punt de partida

Dominican Watchman és l’empresa de seguretat líder a la República Dominicana. Amb més 47 anys d’experiència en el mercat, l’empresa dóna servei a més de 570 clients.

Els processos administratius a l’empresa es gestionen integralment en paper. El procés per a emetre una factura és llarg i manual: perquè arribi al client final, la factura s’ha d’elaborar, auditar, revisar i enviar. A més, a causa de la naturalesa del seu negoci, les factures de Dominican Watchman poden tenir fins a 100 pàgines, fet que fa que la complexitat del procés augmenti. A vegades, l’enviament de la factura es retarda fins a 15 dies i les factures arriben al receptor vençudes. Quan hi ha discrepàncies també s’han de gestionar les notes de crèdit telefònicament o a través de l’email.

A causa d’aquest procés lent i tediós, els pagaments poden endarrerir-se fins a 90 dies. A més, la companyia ha d’imprimir i emmagatzemar tres còpies de cada factura, la qual cosa suposa una gran inversió en paper i en espai d’emmagatzematge.

Després de l’emissió i gestió de totes aquestes factures, Dominican Watchman ha d’elaborar els informes mensuals per a la DGII. L’equip administratiu treballa frenèticament per a quadrar els comptes entre els dies 15 i 20 del mes. I és una tasca que es repeteix mensualment.

Davant d’aquesta situació, i prenent avantatge de la publicació de la norma 01/2020 que regula l’ús de la factura electrònica a la República Dominicana, Dominican Watchman decideix digitalitzar el seu procés administratiu, començar a treballar amb factura electrònica i convertir-se en contribuent electrònic de la DGII.

A causa d’un procés lent i tediós, els pagaments poden endarrerir-se fins a 90 dies.

Tant Voxel Carib com la DGII han estat uns partners estratègics en aquest projecte.

CAURY DE LOS SANTOS
Directora d’Administració i Finances a Dominican Watchman.

La solució

Dominican Watchman decideix confiar en Voxel Carib i la seva plataforma Bavel per a dur a terme aquest projecte de digitalització: l’emissió de factures electròniques i la connexió amb la DGII.

Per a aconseguir-ho, Bavel es connecta amb l’ERP de Dominican Watchman i també amb el sistema de la DGII. Bavel recull les factures que emet Dominican Watchman, les encripta i les tradueix per a entregar-les en el format establert per la DGII. Una vegada la DGII aprova les factures, Bavel les lliura al client de Dominican Watchman. D’aquesta manera, els clients de Dominican Watchman obtenen les factures, ja aprovades per la DGII, en pocs minuts. En tenir una comunicació en temps real amb la DGII, Dominican Watchman no ha d’elaborar l’informe 607.

“Tant Voxel Carib com la DGII han estat uns partners estratègics en aquest projecte” explica Caury De Los Santos, Directora d’Administració i Finances a Dominican Watchman.

Actualment, Dominican Watchman es connecta electrònicament amb el 100% dels seus clients i amb la DGII a través de Bavel.

Els resultats

La digitalització del procés de facturació de Dominican Watchman ha contribuït a millorar substancialment els seus processos administratius, augmentar l’eficiència de l’equip i reduir errors.

Ara, les factures arriben al seu receptor en qüestió de minuts i si hi ha discrepàncies es poden resoldre a l’instant. Aquesta immediatesa en el lliurament de les factures ha tingut un impacte positiu en el cash flow de l’empresa, ja que ara els pagaments són puntuals. El temps de cobrament s’ha reduït més d’un 80%, de 90 dies a 10 dies.

Gràcies a la digitalització de processos, Dominican Watchman ha eliminat el paper de tots els seus processos i també els més de 700m2 destinats a l’emmagatzematge de les factures. Ara l’empresa té un arxiu digital amb totes les seves factures en Bavel.

Dominican Watchman s’ha convertit en un dels primers contribuents electrònics de la DGII a la República Dominicana. I a més, ho ha fet de la mà de Voxel Carib, el primer proveïdor certificat de la DGII per a emetre comprovants fiscals.

“Recomano a totes les empreses que es converteixin en contribuents electrònics ara que és voluntari i hi ha temps per a implementar-ho i aconseguir els recursos econòmics. Hi ha massa avantatges per als negocis i la DGII està sent un company àgil en aquest projecte”, explica Caury de
los Santos.