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El punto de partida

En 2013 la cadena hotelera H10 Hotels inicia su expansión nacional. El ritmo de crecimiento es tan rápido que la empresa empieza a detectar ineficiencias en sus procesos. “El volumen de facturas de la empresa creció mucho y empezamos a tener problemas para gestionarlas, en términos de cantidad pero también de espacio”, recuerda Antonio Cortés, Responsable de Administración.

Dentro del equipo de Compras, la persona que gestiona la facturación se da cuenta que administrar el papeleo derivado de su actividad de aprovisionamiento (emitir pedidos, recibir las facturas, conciliar, gestionar la contabilidad, resolver discrepancias, emitir el pago…) no le deja tiempo para otras tareas de más valor. Con un volumen de cerca de 50.000 facturas anuales, H10 Hotels necesita automatizar sus procesos.

El volumen de facturas de la empresa creció mucho y empezamos a tener problemas para gestionarlas, en términos de cantidad y también de espacio.

ANTONIO CORTÉS,
Responsable de Administración

Actualmente H10 Hotels se conecta electrónicamente con el 92% de sus proveedores a
través de baVel.

La solución

H10 Hotels decide digitalizar la emisión de pedidos y la recepción de facturas de todos sus hoteles en España con baVel. En la primera fase del proyecto, los equipos de baVel y H10 Hotels trabajan conjuntamente para conectar la plataforma de facturación electrónica con SAP, el ERP de H10 Hotels.

Tras este primer – y único- esfuerzo tecnológico por parte de la cadena hotelera, empieza la fase de conexión con todos los proveedores. Aquellos que ya forman parte de la red baVel se integran directamente con H10 Hotels. Para el resto, se diseña un plan de onboarding específico para cada proveedor y se asegura su correcta conexión. Actualmente, H10 Hotels se conecta electrónicamente con el 92% de sus proveedores a través de baVel.

Los resultados

Seis años después, el equipo de compras de H10 Hotels no ha crecido pese a haber multiplicado x5 su volumen de facturas. Ahora el mismo profesional es capaz de gestionar las más de 270.000 facturas anuales. Además, H10 Hotels es capaz de emitir más de 92.000 pedidos electrónicos a casi 400 proveedores distintos de forma automática.

baVel emite el pedido y asegura su recepción, y recibe e integra la factura en SAP.
Si no hay ningún error, la intervención manual no es necesaria, la factura se contabiliza automáticamente y H10 Hotels emite el pago. La cadena hotelera también ha conseguido reducir el plazo medio de pago. Actualmente, todos los hoteles propios de H10 Hotels en España implantan baVel desde el primer día y todos sus proveedores deben utilizar la facturación electrónica.

52 hoteles
integrados
en baVel
+270k facturas
recibidas
anualmente
+92k pedidos
emitidos
anualmente
1 persona
gestionando
facturas
92% de
proveedores
digitalizados
Reducción del
plazo medio de
pago

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