Gràcies a baVel eBilling emissió, els hotels de Pestana són ara molt més eficients. Les solucions de baVel estan dissenyades per a digitalitzar tots els processos del back-office d’empreses turístiques, però també de companyies en altres sectors.

Si vols saber com podem ajudar a la teva empresa en la transformació digital del seu back-office, escriu-nos a info@voxelgroup.net. També pots visitar la nostra pàgina web per a tenir més informació.

Amb més de 45 anys d’experiència, Mitsis Hotels és la cadena hotelera grega de propietat privada més gran del país. Actualment, està present en 6 ciutats gregues amb establiments vacacionals, urbans i resorts.

El 2012 la companyia hotelera revisa el seus processos de facturació i s’adona que pot millorar-los. Fins llavors, la càrrega de treball relacionada amb l’emissió de factures B2B recau en cada hotel i es realitza manualment. A més dels errors derivats, l’empresa perd traçabilitat d’aquestes factures i, en conseqüència, el cicle de cobrament és més llarg. Davant aquesta situació, Mitsis Hotels confia en baVel per a digitalitzar l’emissió de factures.

Gairebé 10 anys després hem volgut conèixer l’experiència de Mitsis Hotels amb baVel i els beneficis i resultats que han obtingut després de digitalitzar i automatitzar aquest procés. Per a fer-ho, hem parlat amb Stavros Mitsis, Managing Director a Mitsis Hotels, i hem elaborat un cas d’èxit.

Llegeix el cas d’èxit si vols…

• Conèixer l’abans i el després de la gestió de les factures electròniques en una cadena hotelera grega.
• Saber com va ser la implementació tècnica del projecte.
• Entendre com es va implementar la solució en cadascun dels hotels.
• Llegir l’opinió personal del director de la cadena en relació a la transformació digital del back-office.
• Comprovar els resultats obtinguts 10 anys després: eficiència dels equips, estalvi de temps, eliminació de paper, connexió amb clients…
• Veure les similituds que aquest projecte pot tenir amb el teu hotel.
• I molt més!

Llegeix el cas d’èxit complet aquí:

Vols saber com podem ajudar-te? Si encara realitzes processos manuals en el teu departament administratiu les solucions de baVel poden contribuir a transformar digitalment aquesta part del teu negoci. Contacta amb nosaltres i avaluarem tots els processos que poden ser optimitzats perquè la teva empresa augmenti la seva eficiència. Escriu-nos a info@voxelgroup.net o visita la nostra pàgina web. També pots llegir altres casos d’èxit com el de Mitsis Hotels aquí.

Els Estats Units vol estandarditzar l’ús de la factura electrònica i inicia un projecte pilot.

L’ús de la factura electrònica en el món és imparable. Cada vegada més països adopten l’e-factura i també regulen el seu ús entre empreses. Llatinoamèrica va ser la primera regió a apostar per la factura electrònica. Actualment, els països europeus estan avançant ràpidament en el mateix sentit. I els Estats Units, que semblava quedar-se ressagat, ha fet un pas endavant per a digitalitzar l’intercanvi de factures entre empreses i/o organismes.

En aquest sentit, la Business Payment Coalition (BPS) i la Reserva Federal posaran en marxa un projecte pilot per a estandarditzar l’ús de la factura electrònica B2B als Estats Units. L’objectiu del pilot és dissenyar un model de factura electrònica i crear una xarxa d’intercanvi de documents. Una cosa similar al que ha fet Europa amb PEPPOL perquè totes les empreses estatunidenques, siguin grans o petites, puguin usar l’e-factura.

Les companyies que vulguin contribuir i participar en aquest projecte, poden aplicar a la convocatòria. El projecte pilot vol comptar amb corporacions, proveïdors de tecnologia, ERPs, associacions, etc. Amb l’objectiu de dissenyar un model que s’adapti a les necessitats reals de tots els actors que juguen un paper important en l’intercanvi de documents electrònics.

Una mica de context

El 2017, l’Association for Financial Professionals (AFP) va publicar un catàleg amb tots els estàndards de factura electrònica que s’usaven als Estats Units. En ell es recollien més de 40 estàndards diferents.

Bregar amb aquesta varietat d’estàndards està a l’abast de grans corporacions, però és molt poc realista per a petites i mitjanes empreses. En conseqüència, l’adopció de la factura electrònica era només del 25%. La resta d’empreses gestionava les factures a través del correu electrònic. Una manera de fer-ho a l’abast de tots, però molt manual i poc optimitzada.

Per això, els Estats Units ja treballa per a construir un marc comú perquè totes les empreses, grans i petites, puguin beneficiar-se de l’automatització d’aquest procés. La BPS i les empreses col·laboradores dedicaran el 2021 i el 2022 a desenvolupar el projecte de factura electrònica als Estats Units abans de fer-lo extensible al conjunt del teixit empresarial.

Vols estar al dia de les novetats legislatives de la factura electrònica a tot el món? Subscriu-te a nostra newsletter mensual!

Els principals indicadors que hem estat seguint al llarg de l’últim any semblen indicar que la temporada d’estiu pot ser l’inici de la recuperació. Però aquest miratge ja l’hem tingut abans. Ara, després de més de 14 mesos d’incertesa, obertures i tancaments i restriccions, hem volgut saber com s’han preparat i què esperen de la temporada d’estiu les empreses de l’hostaleria i la distribució.

Per a això, hem parlat amb 5 professionals que han estat al peu del canó al llarg d’aquesta crisi. I que s’han preparat per a afrontar aquests primers mesos de brots verds.

Temporada d’estiu: optimisme, però moderat

“Som optimistes quant a l’obertura dels hotels, però no tant quant a les ocupacions”, explica Tanausú Riera, New Projects Executive a AMResorts.

Una cosa similar pensen des de Quantum, tal com explica el seu Director d’Administració, Xavier Pampin, “Creiem que aquesta temporada serà molt semblant a la de l’any passat però amb una mica més de moviment en les zones de costa. Creiem que el turisme urbà serà mínim”.

Una mica més optimista es mostra Josep Garriga, Director de Compres a H10 Hotels, “al principi creiem que la temporada d’estiu 2021 serà millor que l’any passat, però estem pendents que els mercats emissors considerin Espanya com un país segur (…) A H10 Hotels ja tenim més de la meitat del nostre portfolio d’hotels operatius amb totes les mesures i protocols de seguretat i higiene que dicta el nostre Safety Program by H10 Hotels”.

En la mateixa línia parla Álvaro Garrido, Responsable de Compres d’Hotusa, “Tot depèn de diversos factors (…) però preveiem que aquesta temporada sigui una mica millor que la de l’any passat. La nostra idea és tenir oberts pràcticament tots els hotels al juny. Una vegada acabi l’estiu i depenent del calendari de vacunació esperem poder mantenir els hotels oberts al setembre, octubre, novembre i desembre”.

La digitalització de processos clau per a l’adaptació post pandèmia

El paper de la tecnologia en la recuperació post Covid-19 és gairebé indiscutible. La transformació digital de les companyies de qualsevol sector ha arribat per a quedar-se i ha estat un factor clau per a agilitar obertures i tancaments gairebé “sota demanda”.

Així ho explica Javier Marí, IT & Online Marketing a Insotel Group, “L’automatització de processos en el backoffice permet destinar els nostres recursos humans a tasques que aporten un major valor afegit per a l’organització, alliberant-los de gestions rutinàries, que si bé són necessàries no constitueixen un element diferenciador”.

Des de Quantum expliquen que “l’automatització de processos ha fet que la situació sigui més suportable i que l’afectació hagi estat mínima”.

Per a Álvaro Garrido d’Hotusa la digitalització dels processos de backoffice “és una cosa que és fonamental per a qualsevol moment, ja sigui en crisi o no. Però quan hi ha una crisi és una manera de controlar i unificar els processos (productes, preus, proveïdors…)”.

Reorganització dels processos interns

Els innombrables canvis d’última hora també han servit per a analitzar processos interns i optimitzar-los per a afrontar la temporada amb una major competitivitat. Molts negocis han aprofitat per a digitalitzar processos als quals no paraven atenció quan l’activitat era frenètica.

Un exemple és H10 Hotels. “Hem reorganitzat els departaments, millorat processos que teníem una mica oblidats, marcant una pautes en els equips per a ser més eficaços en la nostra gestió i prioritzar així el servei del client”, explica Josep Garriga.

També ho creuen des d’AMResorts “crec que hem fet un salt tecnològic de qualitat, a causa de la situació actual en la qual estem immersos, i al mateix temps que hem pogut dedicar-li a aquesta mena de processos interns”.

Una cosa similar expliquen des de Insotel Group “hem aprofitat aquest temps de menor activitat forçada per a analitzar alguns dels nostres processos de gestió a fi de detectar mancances i oportunitats d’optimització. En aquest sentit, hem emprès projectes de revisió i optimització de processos que, si bé tenen un abast limitat, creiem contribuiran en l’eficiència de diferents àrees de l’organització”.

Tecnologia també per al client final

A més d’adoptar tots els protocols sanitaris establerts per les autoritats, els negocis d’hostaleria i distribució han volgut fer un pas més per a millorar l’experiència de l’usuari després dels mesos més durs de la pandèmia. I en aquest punt la tecnologia també ha tingut un paper protagonista.

Així, al llarg dels últims mesos hem observat la irrupció dels codis QR, apps mòbils, servei de menjar per a portar i mètodes de pagament sense contacte, entre altres, amb l’única fi de traslladar una sensació de seguretat i comoditat a tots els clients de restaurants i hotels.

“Hem fet diverses millores tecnològiques durant l’últim any, tant per a la comoditat del client (abans, durant i després de la seva visita) com per a adequar-nos a la situació actual Covid”, explica Riera d’AMResorts.

Al que Marí de Insotel Group afegeix “la tecnologia ens ha permès digitalitzar uns certs processos, especialment aquells que redunden en la salut de les persones, contribuint així a preservar la seguretat dels nostres hostes, empleats i col·laboradors”.

No podrem assegurar amb certesa si la temporada d’estiu serà l’inici de la recuperació fins que acabi. El que sí que podem dir, sense por d’equivocar-nos, és que les empreses més perspicaces han sabut preparar-se per a guanyar en competitivitat i optimització a través de la tecnologia i millorar així les xifres del seu negoci.

• Tanausú Riera, New Projects Executive a AMResorts.
• Josep Garriga, Director de Compres a H10 Hotels.
• Javier Marí, IT & Online Marketing a Insotel Group.
• Xavier Pampín, Director d’Administració a Quantum.
• Álvaro Garrido, Responsable de Compres a Hotusa.

Introdueix algunes dades senzilles del teu negoci per a saber l’estalvi que podries obtenir amb les solucions baVel

La transformació digital és una realitat en tots els sectors i ha arribat per a quedar-se. En els últims anys hem vist com moltes empreses han invertit molt en la digitalització dels processos relacionats amb el client final. No obstant això, la veritable transformació digital comença quan els processos interns de les companyies es transformen, evolucionen i es converteixen en processos més competitius i optimitzats.

Els processos d’aprovisionament i facturació són les peces angulars de la transformació del back office. Aplicar tecnologia en aquests processos i digitalitzar-los permet que les empreses siguin més eficients, escalables i productives i estalviïn temps i diners. Tot i això, moltes vegades ens costa tangibilizar aquests beneficis.

Amb l’objectiu de poder mostrar d’una manera clara i concisa els beneficis que obtenen les empreses quan implementen les solucions de baVel, avui llancem la calculadora d’estalvis de baVel.

Calculadora d’estalvis de baVel

Hem creat la calculadora d’estalvis perquè puguis calcular quants diners es pot estalviar la teva empresa digitalitzant els processos de back office amb baVel. La calculadora és molt fàcil d’usar i els resultats es mostren a l’instant. Tan sols has d’introduir algunes dades bàsiques de la teva empresa com per exemple el nombre de factures, el temps que necessites per a processar-les o l’espai de magatzematge que uses.

Si a més vols tenir més detall d’aquest càlcul, pots deixar-nos el teu email i ens posarem en contacte amb tu.

Accedeix a la calculadora d’estalvis de baVel:

A Voxel portem més de 20 anys ajudant a digitalitzar la cadena de valor de centenars d’empreses. Si a més d’usar la calculadora vols veure com ho han fet altres empreses, accedeix als nostres casos d’èxit. En aquestes històries, també podràs veure els beneficis tangibles que altres companyies han aconseguit.

La gestió eficient dels estocs és vital en el sector de la restauració i hostaleria, i no obstant això, fins fa poc continuava sent un dels principals reptes de la indústria. Com demostrava un estudi publicat per Storyous el 2018, la majoria de solucions de gestió d’estocs implantades en les empreses de restauració espanyoles gairabé no havien estat actualitzades en els últims 20 anys, i això impedia que la innovació tecnològica realment es traduís en avantatges competitius.

Dos anys després, hem vist com la digitalització s’ha posicionat com una de les principals palanques per a sortir reforçats de la crisi, i així ho explicaven representants d’empreses líders en el sector en un article anterior sobre les tendències que veurem enguany en l’hostaleria, la restauració i la distribució.

Per sort, són moltes les companyies que ja han apostat per les últimes innovacions tecnològiques per a millorar la gestió dels seus estocs i els processos derivats. A continuació veurem alguns dels reptes als quals s’han enfrontat restaurants, hotels i altres empreses del sector, com els han solucionat i quins resultats han obtingut en relació a la digitalització de la gestió d’estoc.

Gestió d’estocs: reptes, solucions i beneficis

Un dels principals reptes als quals s’enfronten els negocis quan parlem de gestió d’estocs és el control d’aquests: gestionar l’entrada de gènere i bregar amb la documentació associada (albarans, comandes), així com solucionar les possibles discrepàncies que puguin sorgir en el procés.

La recepció manual de les noves mercaderies era un dels principals problemes que va voler abordar UDON abans de digitalitzar el procés. “Els treballadors dels establiments havien de revisar i donar d’alta les noves mercaderies manualment i a partir de l’albarà en paper, un procés que, a més de requerir temps, derivava en errors i incidències causant contratemps en el dia a dia dels restaurants”, expliquen des de la cadena de restauració asiàtica.

Per a solucionar aquests contratemps, UDON va digitalitzar l’emissió de comandes i la recepció d’albarans i factures amb baVel. Amb totes aquestes transaccions 100% digitalitzades, van poder digitalitzar i automatitzar fàcilment la gestió de l’estoc a través d’un portal propi.

Troba tota la informació sobre la gestió automatitzada de l’estoc als restaurants UDON aquí.

Una cosa similar va implantar Selenta, que gràcies a la combinació de tres partners tecnològics – baVel, SAP i MOBBA – evita fins i tot les discrepàncies en les devolucions de mercaderies, que es fan en temps real. Així digitalitza el seu procés d’ aprovisionament Selenta Group.

Pel seu costat, Sighore-ICS, una empresa que ofereix solucions informàtiques per a l’hostaleria i la restauració des de fa més de 25 anys, ha observat que la mala gestió dels albarans té una repercussió directa en el control de les matèries primeres de restaurants i hotels. Aquesta mala gestió pot tenir un impacte de fins al 4% en el cost del producte final, que en aquests sectors pot arribar a suposar tenir beneficis o no tenir-los.

Amb l’objectiu d’oferir una solució per a tots els seus clients, Sighore s’ha aliat amb baVel per a aconseguir un front i back office 100% digitalitzat. A més d’un control exhaustiu dels seus estocs, s’ha observat que gràcies a la tecnologia les empreses poden arribar a registrar un estalvi de fins al 8% del seu volum de compres.

El control de referències, també important

En empreses amb un alt volum de productes, l’equivalència manual de referències és un element distorsionador per a gestionar eficientment els estocs. És el cas de Dino, una distribuïdora de productes i articles de neteja, higiene i manteniment industrial formada per 26 franquiciats independents que operen en diferents parts d’Espanya. Abans d’abordar un projecte de digitalització, el seu equip havia de fer un treball manual d’equivalència de més de 4000 referències que a més de temps, també els suposava errors i discrepàncies.

Després de digitalitzar la comunicació entre client – distribuïdora – franquiciat amb comanda, albarà i factura a través de baVel, Dino no sols va aconseguir automatitzar el treball manual, sinó que a més ara pot realitzar anàlisis exhaustives del pes de cada client, per a la posterior negociació de preus. Coneix tots els detalls de la digitalització de la cadena d’aprovisionament de la distribuïdora Dino i els seus franquiciats aquí.

Solucions modulars per a digitalitzar la teva back office

La gestió d’estocs és només una part de tota la cadena de valor. Altres processos que solen ser manuals i fruit d’ineficiències i inoperàncies són les comandes, escandalls, facturació (emissió, recepció, conciliació…), fluxos d’aprovació de factures internes, pagaments electrònics, connexió amb les administracions públiques…

baVel és una solució tecnològica que ofereix una digitalització 100% del back office dels negocis de restauració a través de solucions modulars que s’adapten a la realitat de cada negoci.

Si vols saber com podem ajudar-te a digitalitzar el teu negoci, contacta amb nosaltres en info@voxelgroup.net

Descobreix com RIU Hotels & Resorts ha digitalitzat el seu procés d’aprovisionament a Espanya i República Dominicana a través de baVel

Després de digitalitzar l’emissió de factures B2B amb baVel, l’equip de RIU decideix optimitzar també el seu procés d’aprovisionament a Espanya. La cadena hotelera vol eliminar els treballs repetitius derivats de gestionar les comandes, els albares i les factures manualment. Un procés que en moltes ocasions resulta en errors i una càrrega de treball sense valor per a l’equip administratiu.

Davant aquesta situació, RIU decideix digitalitzar l’emissió i recepció de comandes i la conciliació de factures a través de baVel, la plataforma de facturació electrònica de Voxel Group. El seu objectiu és poder connectar-se electrònicament amb els seus proveïdors i conciliar de manera automàtica la factura amb l’albarà, sense necessitat d’intervenció manual.

Gràcies a baVel, RIU ha pogut ampliar el nombre de proveïdors i augmentar el volum de transaccions processades sense necessitat d’ampliar l’equip administratiu. A més, l’automatització ha permès eliminar els errors i redistribuir les funcions de l’equip gestor a tasques de major valor afegit.

Actualment, RIU i baVel treballen conjuntament per a digitalitzar també la cadena d’aprovisionament dels seus hotels a República Dominicana.

Llegeix el cas d’èxit complet i coneix les xifres d’estalvi aquí:

Pots consultar més casos d’èxit d’empreses líders del sector amb baVel aquí.

El 2016, UDON, la cadena de restauració asiàtica líder a Espanya i Portugal, decideix redefinir els seus processos interns per poder centralitzar i optimitzar el control d’estoc dels seus restaurants. 

UDON s’adona que la gestió de estocs necessita més traçabilitat i digitalització, ja que fins al moment, el control de mercaderies es realitza manualment i a través d’un albarà en paper. 

Enfront aquest problema, UDON decideix digitalitzar l’emissió de comandes i la recepció de factures i albarans a través de baVel, la plataforma de facturació electrònica de Voxel Group. L’objectiu és poder connectar-se electrònicament amb els seus proveïdors i gestionar automàticament l’estoc. 

Gràcies a l’automatització i digitalització de baVel, UDON és capaç de gestionar les seves comandes, albarans i factures sense necessitat d’intervenció manual. La connexió electrònica amb els seus proveïdors els hi ha permès eliminar dràsticament els errors i incidències i, a la vegada, millorar la relació amb els usuaris. 

Vols saber tots els detalls de com UDON ha obert 12 establiments sense ampliar l’equip? Llegeix el cas d’èxit complet aquí:

També, trobaràs altres exemples de digitalització de processos d’empreses líders del sector a la nostra pàgina web.

Soho Boutique Hotels és una gran cadena hotelera que compta amb 46 hotels, la majoria dels quals són urbans. Quan la companyia comença l’expansió tant en l’àmbit nacional com internacional, l’equip corporatiu s’adona que és necessari optimitzar el procés de facturació per poder abordar el gran volum de facturació. 

Fins al moment, cada un dels hotels s’encarrega de gestionar i enviar les seves pròpies factures, dificultant l’estandardització de processos i la centralització. A més a més, el control documental és limitat, provocant moltes vegades l’allargament del període d’entrega a client i, en conseqüència, la demora dels pagaments. 

Arribats a aquest punt, Soho Boutique Hotels decideix digitalitzar l’emissió de factures B2B a través de baVel eBilling, la solució de facturació electrònica de Voxel Group, per poder escalar i optimitzar els processos de facturació. 

Gràcies a la implementació de baVel, Soho ha automatitzat tot el procés de facturació, eliminant les tasques manuals i obtenint una major visibilitat per resoldre les discrepàncies en temps real. A més a més, l’accessibilitat i la traçabilitat els hi permeten reduir el període d’entrega a client i així accelerar el cicle mitjà de cobrament. 

Vols saber quantes factures és capaç d’enviar de forma automàtica Soho Boutique Hotels gràcies a baVel? En el cas d’èxit complet, trobaràs totes les xifres d’estalvi: 

També trobaràs més casos d’èxit de companyies líders en el sector aquí.